Kamsma: Meer focus op het werk dankzij automatische afspraakplanning

De uitdaging

Muriel werd geconfronteerd met een constante toename van het aantal afspraken, die allemaal afgetoetst moeten worden met de privé- en werk agenda, zowel van haar als van haar klant. Dat leidde tot een aanzienlijke hoeveelheid heen-en-weer e-mails. Online afspraken werden de norm waardoor het aantal afspraken toenam: Doordat de reistijd wegvalt is het mogelijk om meer afspraken te doen op één dag. Daarnaast nam de vraag naar persoonlijk financieel advies toe. Na een langdurige periode van economische groei zorgen de veranderende marktomstandigheden voor meer vraag naar financieel advies.

Al die afspraken moeten ingepland geraken. Als gevolg daarvan was puilde de mailbox van Muriel uit met mails rond afspraken.

Hoe heeft Kamsma de processen verbeterd

Muriel heeft haar planning gestroomlijnd door de afspraakplanning van Teamleader te integreren met haar Google Apps agenda. Dit stelde haar klanten in staat om afspraken onafhankelijk te boeken, zonder verdere betrokkenheid van haar. Ze heeft ook haar planning geoptimaliseerd om ervoor te zorgen dat er voldoende buffer-tijd was voor elke afspraak en afspraken moeten minstens enkele dagen op voorhand gepland worden om voldoende buffer-tijd te voorzien.

Klanten kunnen nu kiezen uit verschillende opties, waaronder het bezoeken van Muriel's kantoor, een telefoongesprek of een online meeting. Deze flexibiliteit stelt klanten in staat om de beste optie te kiezen die past bij hun behoeften en voorkeuren.

Het resultaat

Door klanten in staat te stellen zelf afspraken te plannen, kon Muriel makkelijk twee tot vier uur per week besparen op de planning en coördinatie van afspraken.

Dit verbeterde haar werk-privébalans aanzienlijk, omdat ze zorgvuldig de tijdschema's kon selecteren waarbinnen klanten afspraken konden boeken, met een minimum kennisgevingstermijn van 1 week.

Muriel heeft nu volledig zicht op haar komende en vorige afspraken, of ze nu onderweg is en haar agenda op haar telefoon gebruikt of aan haar bureau zit en haar werk met Teamleader beheert.

Bovendien werd het aantal menselijke fouten aanzienlijk verminderd doordat alle afspraakgegevens automatisch in Teamleader worden ingevoerd, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd. Dit zorgde voor een stroomlijning van het werk van Muriel en verhoogde de klanttevredenheid.

Over Kamsma

Als gecertificeerd financieel planner is Muriel Palm-Kamsma een expert in het optimaliseren van de financiën van zowel bedrijven, ondernemers als individuen. Ze kan buigen op een uitgebreide kennis van pensioenen, verzekeringen, belastingen en juridische zaken om een zorgeloos financieel leven te ontwikkelen, zowel nu als in de toekomst.

  • 15/02/2023
  • Laatst gewijzigd op 06/12/2023

Gerelateerde blogposts