Facturatie in 2022: nieuw in Teamleader Focus

Recent vertelden we je al dat je facturen 14 dagen sneller en 37% meer op tijd kunt betaald krijgen met InvoiceCloud. En terwijl dat fantastisch is om je geld binnen te krijgen, willen we je ook bijstaan in het maken en beheren van die facturen.

Daarom ging onze aandacht de laatste tijd naar het verbeteren van het facturatieproces. Het resultaat:

• Betere ervaring bij het versturen van facturen
• Aanpassingen aan het gedrag van de InvoiceCloud url in e-mails
• Verbeterde ervaring om betalingen te registreren
• Een nieuw veld voor de betaalmethode
• Verbeterde factuurherinneringen
• Een juiste stempel op gecrediteerde facturen

Om te starten wierpen we een goede blik op de huidige manier van facturen versturen. We concludeerden dat er wel ruimte voor verbetering was.

Uit onze data leren we dat 88% van alle facturen via e-mail verstuurd worden. 10% van de facturen worden manueel gedownload en verzonden. Slechts 1% maakt gebruik van de optie om facturen via de post te sturen.

Omdat die laatste nauwelijks gebruikt wordt, besloten we om deze optie weg te halen - tenzij je dit actief gebruikt.

Hint: wil je toch gebruik maken van de optie om facturen via de post te versturen, dan kun je dit altijd activeren via je Instellingen.

De pop-up om je e-mail op te stellen, kreeg ook een mooie make-over. Die is nu intuïtiever en makkelijker om te gebruiken, én meer in lijn met de gehele Teamleader Focus interface. Een template selecteren of een bijlage toevoegen kan nu ook veel vlotter.

Als je gebruik maakt van een payment service provider zoals Mollie of Stripe om facturen online te laten betalen, dan werd automatisch een link naar het InvoiceCloud-platform toegevoegd in de e-mail.

Nu kan het zijn dat je niet altijd een link naar InvoiceCloud wilt meesturen met je factuur. Daarom voegen we nu niet langer de InvoiceCloud url toe in facturatie-e-mails. Wil je dus wél naar InvoiceCloud linken, zorg dan zeker dat je e-mailtemplate de parameter #LINK bevat.

Betaald worden is leuk, dus proberen we het proces om een factuur als (gedeeltelijk) betaald te markeren ook zo aangenaam mogelijk te maken. Daarom kreeg die ervaring ook een mooie update. Het aantal kliks om een betaling te registreren werd gereduceerd en achteraf aanpassingen maken is nu heel wat makkelijker.

Zoals je kunt zien in bovenstaande afbeelding kun je nu ook de betaalmethode van een factuur toevoegen. Dit veld wordt automatisch ingevuld als je Mollie of Stripe gebruikt in combinatie met InvoiceCloud.

Je kunt ook handmatig een betaalmethode toevoegen. Ofwel kies je een eerder gebruikte methode, ofwel voeg je een nieuwe methode toe. De nieuwe methode wordt dan onmiddellijk beschikbaar voor alle toekomstige betalingen.

De betaalmethode wordt dan ook weergegeven op de detailpagina van een factuur.

We voerden een kleine aanpassing door in het gedrag van factuurherinneringen: vanaf nu wordt de stempel “Herinnering” pas toegevoegd aan een factuur als de betaaltermijn werd overschreden.

Dus als je factuur een betaaltermijn van 14 dagen heeft, en je stuurt na 15 dagen de factuur opnieuw, zal enkel dan de stempel “Herinnering” toegevoegd worden. Als een factuur een betaaltermijn van 0 dagen heeft, is er een overbruggingsperiode van 12 uur voorzien vooraleer de stempel wordt toegepast. Dus als je een foutje maakte en de factuur nog moet aanpassen, heb je nog 12 uur de tijd.

En nog een kleine maar belangrijke aanpassing: een volledig gecrediteerde factuur krijgt nu ook de stempel “Gecrediteerd” op het PDF-document.