Subtiel: “Als ondernemer wil je groeien, niet alles onthouden. Daar heb je een systeem voor nodig.”

Als er een afbeelding in het woordenboek zou staan bij ‘ondernemer’, dan was het die van  Kanish Thavapalasingham. Tijdens zijn studentenbaantje in het Grand Café in Rotterdam keek hij nog vol bewondering naar de ondernemers die de bar bezochten. Een paar jaar later was hij zelf zo’n ondernemer. Door hard te werken, kansen te grijpen waar anderen ze misten en een flinke portie lef, kon hij niet lang na zijn studie Media zijn eerste bedrijf verkopen. En hij richtte meteen een tweede op. 

Met Subtiel bouwde hij in 10 jaar een creatief bureau dat videocampagnes maakt voor merken als ING Nederland, en ook gewoon voor de kapperszaak om de hoek. Maar hoe groter zijn team werd, hoe meer hij voelde dat hij zélf het systeem werd. “Ik had een centrale plek nodig om kennis te bewaren.”

Subtiel is Kanish’ tweede bedrijf. In 2012 al startte hij zijn allereerste onderneming, die hij later verkocht. En die bleek een goede leerschool. “Ik maakte toen mijn facturen en offertes in InDesign. Ze zagen er fantastisch uit, maar ik zat heel lang te ontwerpen én te rekenen. 99% van de facturen ging goed, maar soms miste ik een btw-bedrag. En uiteindelijk gaat het niet om hoe mooi je factuur eruitziet, maar of hij betaald wordt.”

Bij Subtiel liet hij InDesign voor facturen en offertes al snel achterwege, maar in de begindagen vertrouwde hij wel nog op Excel. “Ik wist toen nog precies wat er binnenkwam en buitenging.” Hij wist wel dat hij niet alles in tabbladen en zijn hoofd kon blijven onthouden. Zeker toen zijn team groter werd. “Ik merkte dat ik een systeem nodig had, liefst een dat ook nog een paste bij onze manier van werken.”

En dat vond hij met een eenvoudige Google search: “Ik typte crm-systeem en kwam Teamleader tegen. De interface sprak me direct aan: overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Ik kon het veertien dagen gratis proberen, en dat beviel zó goed dat ik meteen ben gestart.”

Maar het is niet alleen de interface die maakt dat Kanish al zo’n 10 jaar met Teamleader werkt. “Creatieve mensen houden niet van systemen. Wij willen mooie dingen maken. En daarvoor heb je juist tijd nodig. Teamleader geeft mij die tijd, omdat het hele proces gewoon klopt.”

Wat hem vooral bevalt, is dat alles in één flow zit, van lead tot factuur. “Een nieuwe lead komt binnen, ik voeg die toe in Teamleader, maak een offerte, plan in mijn agenda om drie dagen later te bellen of die goed is ontvangen. Als de klant akkoord gaat, gaat het project automatisch verder naar een andere collega, die ook toegang heeft tot de hele historiek.” En die flow is noodzakelijk om te kunnen groeien. “Het is gewoon enorm belangrijk dat alle informatie centraal staat, waar iedereen ten alle tijde bij kan.”

Bonus voor Kanish: ook onderweg heeft hij altijd toegang tot alles. “Ik heb de Teamleader-app op mijn telefoon. Dus als een klant belt, ook als ik niet op kantoor of bij collega’s ben, kan ik meteen zien wat er is afgesproken. Dat voelt voor klanten erg professioneel aan.”

Sinds Subtiel met Teamleader werkt, is de manier waarop Kanish naar zijn bedrijf kijkt veranderd. En ook de manier waarop hij stuurt. “Ik gebruik de statistieken in Teamleader om mijn kwartaaldoelstellingen te bewaken. Elk jaar stel ik omzetdoelen per kwartaal. Elke maand check ik: zit ik op schema? Dat geeft rust. Je weet waar je staat.” 

Hij gebruikt Teamleader ook om vooruit te plannen. “De dealsfase geeft mij inzicht in wat er de komende maanden aankomt. Haal ik mijn kwartaaldoelen met deze pipeline? Zo niet, dan weet ik dat ik bestaande klanten even moet bellen. Dat is ondernemen: bijsturen wanneer het nodig is.”

Wat vroeger een onderbuikgevoel was, is nu onderbouwd. “Je voelt wel of je een goed kwartaal hebt, maar dankzij Teamleader kan ik het nu staven met cijfers. Dan zie je zwart op wit: ik moet even bijpakken. En dat motiveert.”

Die manier van werken betaalt zich letterlijk terug. “In 2024 nam ik een social­media­bureau over. In het eerste halfjaar heb ik alle klanten daarvan in Teamleader gezet. Ik kreeg eindelijk de juiste data om keuzes te maken: met welke klanten willen we verder, en met wie niet. Zo heb ik in één jaar mijn hele investering terugverdiend. Gewoon omdat ik wist waar tijd en geld écht naartoe gingen.”

Teamleader helpt Subtiel niet alleen vooruitkijken, maar ook terugkijken. “Aan het eind van het jaar trek ik altijd een lijst uit Teamleader met onze ‘beste’ klanten, de klanten die het meest hebben bijgedragen.” Maar hij ziet dan ook wie minder goede klanten zijn. “Consequente laatbetalers bijvoorbeeld, pikken we er ook zo uit. Ook niet onbelangrijk.”

Want zulke details helpen bij beslissingen. “Soms belt een klant en vraagt die om binnen een uur iets op te lossen. Dat kan, maar dan moet ik wel weten dat die klant ook op tijd betaalt. Teamleader laat dat meteen zien. Als iemand pas na 120 dagen betaalt, dan ga ik mijn planning daar niet voor overhoop halen."

De afgelopen jaren groeide Subtiel verder door, en Kanish bleef nadenken over de volgende stap. “Ik ben iemand die groot droomt, maar dat in kleine stappen opdeelt. Mijn volgende stap heeft de naam 818: een moederbedrijf met meerdere kleine agencies, elk met hun eigen specialisatie.” 

“Naast Subtiel hoort daar inmiddels ook een socialmedia­-agency en een webbureau bij. Acht mensen per team, acht labels in totaal. Dat is voor mij de ideale schaal: klein genoeg om persoonlijk te blijven, groot genoeg om te groeien.”

Teamleader speelt daar nog steeds een rol in. “Ik zie Teamleader mijn toekomst ondersteunen. Elk bedrijf binnen 818 kan ermee werken. Alles staat centraal, iedereen heeft inzicht, en er is geen gedoe. Dat is precies wat je nodig hebt als je meerdere teams aanstuurt.”

Teamleader is geen leuk extraatje voor Kanish, het vormt de basis van zijn bedrijf: “Een crm-pakket hoort erbij. Net als gas, water, elektriciteit of huur. Je kunt wel denken: ik bespaar € 300 per maand door het niet te gebruiken. Maar reken maar eens uit hoeveel tijd je verliest in Excel.” 

Hij raadt het zelfs aan zijn concurrenten aan. “Dat zegt genoeg, denk ik. Als iets werkt, moet je het delen.” Misschien omdat hij zelf weet hoe makkelijk het is om vast te zitten in een bepaalde manier van werken. “Ondernemers denken vaak dat hun manier de beste is. Een beetje ego, dat hoort erbij. Maar zet dat eens opzij. Probeer iets nieuws. Je weet pas wat je mist als je het geprobeerd hebt.”