"Ik weet dat het er goed in staat": Rens Hemmes (Untis) laat Focus AI gegevens updaten

Een 0 die plots een O wordt. Het lijkt een klein verschil, tot het gaat om een licentiecode die je naar een klant moet sturen. Rens Hemmes van Untis weet er alles van. 

Untis levert roostersoftware aan scholen. Bij elke licentie horen codes die Rens ook op de klantenkaart in Teamleader Focus bijhoudt. Verandert er iets aan het abonnement van een klant, bijvoorbeeld omdat die een nieuwe module afneemt? Dan krijgt Rens nieuwe licentiegegevens die hij weer bij de juiste klant moet verwerken. Een precies klusje dus. 

Vroeger betekende dat vooral kopiëren, plakken en goed controleren. Tegenwoordig laat Rens Focus AI een groot deel van dat werk doen. "Dat gebruik ik echt gewoon standaard. Dat werkt perfect."

Rens krijgt de nieuwe licentiegegevens aangeleverd in een CSV-bestand (vergelijkbaar met een Excel-bestand). Voorheen moest hij de gegevens daaruit regel voor regel op de juiste klantenkaart in Teamleader Focus zetten. "Dat was echt een rotklusje, dat kopiëren, plakken", vertelt Rens.

Nu geeft hij de hele lijst in één keer aan Focus AI. Die zoekt per klant op welke licentiegegevens er al staan en wat er gewijzigd moet worden. Rens hoeft nu alleen het overzicht door te lezen en akkoord te geven.

Het kopieer-en-plakwerk dat Rens voorheen deed, zal veel ondernemers bekend voorkomen. Klantgegevens aanvullen of bijwerken betekent al snel: informatie opzoeken, vergelijken en handmatig overnemen. Precies dat werk laat Rens nu aan Focus AI over.

Blind vertrouwen deed Rens Focus AI niet vanaf dag één. "In het begin heb ik echt wel veel gecontroleerd", vertelt hij. Soms opende hij de klantenkaart op een tweede computer om het voorstel van Focus AI te controleren.

Inmiddels controleert hij nog af en toe, maar een stuk minder. Focus AI toont eerst in een overzicht wat er op de klantenkaart staat en wat het wil aanpassen. Pas als Rens akkoord geeft, worden de gegevens verwerkt.

En juist dat is voor Rens een belangrijk voordeel. Hij hoeft de gegevens niet meer regel voor regel te kopiëren en plakken en ziet vooraf wat Focus AI gaat aanpassen.

Voor de licentiecodes gebruikt Rens Focus AI nu standaard. Maar hij probeert het ook voor andere dingen uit. Zo gebruikt hij het onder andere om informatie over offertes en facturen op te zoeken. 

Zodra een klant een factuur betaalt, moet er namelijk een proces in gang worden gezet: Untis bestelt de licentie en koppelt die, zodra hij binnen is, weer terug aan de klant. Daarom vroeg Rens laatst aan Focus AI welke facturen die dag betaald waren. "Toen kwam hij met het lijstje dat ik eigenlijk nodig had.”

Rens kan die informatie ook met een filter terugvinden. Toch vindt hij het makkelijker om Focus AI gewoon de vraag te stellen.

Dat Rens met AI experimenteert, is niet nieuw. Hij gebruikt veel ChatGPT, werkt met agents en automatiseert processen met Zapier. "Maar dat is allemaal extern. En ja, dat is leuk. Maar dat wil je eigenlijk niet."

Toen hij hoorde dat er AI naar Teamleader Focus kwam, vroeg hij zich dan ook meteen af of die een deel van zijn externe oplossingen kon vervangen. Want waarom zou je met een aparte tool werken voor taken die je toch al in Teamleader Focus doet?

Dat is dé kracht van Focus AI. Het zit al op de plek waar Rens dagelijks werkt en waar alle klantgegevens, offertes en facturen staan. Hij hoeft dus niet naar een aparte AI-tool om informatie op te zoeken of gegevens bij te werken.  

Dat potentieel is voor Rens niet alleen theorie. Hij gebruikt Focus AI inmiddels meerdere keren per week en probeert regelmatig nieuwe toepassingen uit. Voor de licentiegegevens wil hij inmiddels niet meer zonder. “Dat werkt gewoon perfect."