Ibizz: "We weten nu precies wat we aan het doen zijn, wat oplevert en wat niet."

Ibizz is een creative & digital agency met bijna zestig mensen in dienst. Wat ooit begon als grafisch bureau in 1998, groeide uit tot een full service agency dat organisaties helpt om een sterk, digitaal merk neer te zetten.

Martijn van Well, Directeur Technologie, begeleidt die groei aan de technische kant. “Als agency heb je gigantisch veel projecten te managen, waardoor je dat overzicht dus wel moet houden.” En precies dat overzicht begon te wankelen toen ibizz groter werd.

Het bureau groeide jarenlang autonoom, vooral via mond-tot-mondreclame. Nieuwe specialismen stapelden zich op: SEO, social media, e-commerce… “Nu zitten we alweer in een volgende fase met AI waar weer nieuwe dienstverlening uitkomt. Er komen steeds nieuwe expertises bij en de eerdere stabiliseren, en ineens zit je met 60 mensen.”

Corona gaf dat groeiproces een extra duw. “Veel organisaties moesten plots digitaal schakelen. Wij hebben toen veel klanten in de zorg geholpen om online contact te houden met hun doelgroepen. En daar is eigenlijk alleen maar meer business uit ontstaan.”

Maar met die groei kwamen ook groeipijnen. “We hadden weinig controle, dat werd bijvoorbeeld pijnlijk zichtbaar bij de facturatie. Bij projecten die al lang waren afgerond, wisten we bijvoorbeeld niet zeker of die al gefactureerd waren. Best lastig als je een jaar later bij een klant moet aankloppen voor een factuur die je nooit hebt verstuurd.”

De oorzaak lag in het versnipperde systeemlandschap. “We gebruikten Redmine voor crm en projectbeheer, losse tools voor time tracking en de boekhouding was niet gekoppeld. Het zat allemaal niet aan elkaar vast. We hadden geen zicht op wie waarmee bezig was en wie onze klanten precies waren”

In 2017 besliste ibizz dat er een centraal systeem moest komen. “We hadden meer inzicht nodig in onze klanten: aan welke projecten werken we, factureren we op tijd?” De keuze viel op Teamleader Focus.

Het begin was wennen. “Dan ga je herhalen wat je deed in het andere systeem, zonder precies te weten wat je gaat oplossen. Mensen werken er omheen. Voor onze boekhouding was het wel echt van belang dat mensen ermee gingen werken, dus dat was duwen en trekken.”

De echte verandering kwam in 2020, toen de twee afdelingen van ibizz naar hetzelfde kantoor verhuisden. “Toen klikten de processen pas in elkaar en gingen we echt samenwerken.”

Toch duurde het nog even voor de meerwaarde van Teamleader volledig tot zijn recht kwam. De groei zette zich door, nieuwe mensen kwamen erbij, en interne kennis raakte versnipperd. “De overdracht naar nieuwe collega’s werd steeds lastiger. Je kon niet meer alles direct aansturen vanuit de directie. En dat was niet houdbaar.”

Dat was het moment waarop Martijn zijn focus op de cijfers verdiepte: “Ik ging kijken naar de processen, de data en het financiële stuk. We moesten Teamleader beter gaan gebruiken om echt te weten waar we stonden.”

In de jaren die volgde kreeg dat vorm. “Ik ben veel meer op cijfers gaan sturen, mede dankzij de inzichten uit de Agency Benchmark. Wat zeggen onze cijfers over productiviteit, over rendement? Welke dienstgroepen zijn het belangrijkst? Welke producten leveren het meeste op?”

Dat vereiste eerst een stevige opschoonactie. Oude data moesten juist gelinkt worden aan projecten en klanten. “Pas toen we onze data op orde hadden, konden we echt betrouwbare inzichten halen uit Teamleader.”

Met die inzichten had ibizz eindelijk de feiten in handen om de groei écht te sturen. “We weten nu precies welke projecten lopen, waar we staan binnen projecten, en hoe onze tijdsbesteding zich vertaalt naar rendement.”

De verbeteringen waren voelbaar op alle niveaus. “In ons administratief team verloopt de facturatie veel soepeler doordat we alles vanuit Teamleader regelen. Mensen kennen het proces en dat maakt het gewoon eenvoudiger.”

Projectmanagement werd overzichtelijker en gestructureerder. “Onze projectmanagers hebben de tools om bovenop een project te zitten. We werken met projecttemplates, volgen milestones op en kunnen onze schatting naast de realiteit leggen.”

Die aanpak helpt ibizz niet alleen intern, maar ook richting klant. “We zijn scherper geworden in hoe we onze producten en proposities definiëren. We kunnen nu duidelijker uitleggen wat we precies doen, welke meerwaarde dat oplevert en tegen welke prijs.”

Tijdregistratie speelt daarin geen onbelangrijke rol. “Time sheets invullen staat meestal niet bovenaan iemands lijstje, maar als je uitlegt wat je met die cijfers doet, verandert dat. Wij rekenen niemand af op hoe lang iemand lunchpauze houdt, maar we willen wel weten hoe lang we écht werken voor een klant. En of onze inschatting klopt met wat we presteren.”

Die bewustwording maakt het team sterker. “Door die gegevens naast elkaar te leggen, krijgen we zicht op productiviteit en kunnen we onze prijzen aanscherpen.”

Vandaag is Teamleader voor ibizz meer dan een operationeel systeem, het is een stuurinstrument. “We hebben nu veel meer zicht op de verschillende disciplines, hoe we daarop draaien. Niet alleen onderaan de streep in Exact (boekhoudprogramma met een directe koppeling naar Teamleader, nvdr.), maar per dienstgroep. Wat is de billability? Waar ligt onze marge?”

Dat inzicht maakt de begroting voor volgend jaar concreet. “We vragen niet meer: hebben we nieuwe mensen nodig? We vragen: wat verwachten we qua omzet en werk? En daar kunnen we op sturen.” Het resultaat laat zich voelen. “De bottom line van het bedrijf is gewoon verbeterd. En dat komt door de structuur die Teamleader mogelijk maakt. We weten beter wat we aan het doen zijn, wat oplevert en wat niet.”

En dat inzicht motiveert ook het team. “Omdat mensen zien ‘het kan sneller’, maken ze er zelf werk van. Dat komt echt vanuit het team zelf. Daar ben ik best trots op.”

De verbeterde structuur leidde zelfs tot minder fouten. “We zagen onze creditnota’s dalen. Dat was natuurlijk een duidelijke indicator van betere afspraken, minder onduidelijkheden en dus betere facturatie.”

De basis staat nu stevig. “We kunnen goed terugkijken, goed vergelijken, en ook al een beetje vooruitkijken, maar daar willen we nog verder op inzetten.” Ibizz wil forecasting verfijnen en meer zicht krijgen op klantverloop. “We willen weten hoe vaak klanten terugkomen, hoe lang ze blijven en waar de churn zit. Die inzichten zullen ons nog beter helpen plannen en sturen.”

Martijns advies aan andere groeiende bureaus is simpel: begin met nadenken. “Wat wil je eigenlijk verbeteren, en hoe ga je meten dat het beter gaat? Zoek je eigen indicator. Vanaf daar kun je datapunten vastleggen en gericht verbeteren. Dat heeft ons enorm geholpen.”

En dankzij Teamleader had hij de structuur in handen om aan die denkoefening te beginnen: “De functionaliteiten zijn er allemaal. Je moet het alleen echt gaan gebruiken als centrale plek voor je klantcontacten, projecten en processen. Zeker als je groeit, is dat goud waard.”