Feit: Papieren werkbonnen zijn niet meer van deze tijd.
Slordig, onprofessioneel, onnauwkeurig, snel verloren en tijdrovend. Goed nieuws: papieren werkbonnen zijn 100% vervangbaar.
Vakmannen die kwaliteitswerk leveren, zweren bij een nauwkeurige werkbon.
Een werkbon is de favoriete tool van technici, installateurs, bouwbedrijven en andere Handige Harry’s die bij klanten op locatie werken. Je houdt er je gewerkte uren mee bij, afgelegde kilometers, gebruikte materialen en eventueel ook extra informatie zoals beschrijvingen of foto’s.
Werkbonnen kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Bij een interventie zal een reparateur bijvoorbeeld vaak beginnen met een lege werkbon. Zodra hij bij de klant komt om de klus te klaren, wordt ter plekke alle benodigde informatie toegevoegd. Hierna kan de klant de bon direct ondertekenen.
De werkbon kan ook al helemaal zijn voorbereid, zoals wanneer je begint bij een goedgekeurde offerte. In dat geval zal de werkbon meestal een stuk meer details bevatten, omdat de grootte van de klus van tevoren al goed ingeschat kon worden.
Hoe efficiënt ga jij om met werkbonnen? Doe de test!
In alle gevallen geldt: hoe nauwkeuriger de werkbon, hoe voordeliger voor jouw bedrijf.
De factuur wordt vaak op basis van de werkbon gemaakt. Wie graag netjes betaald wordt, springt dus beter niet al te slordig om met werkbonnen. Jammer genoeg werken heel wat vakmannen nog met losse papieren of ouderwetse werkbonnen. De nadelen spreken voor zich:
1. Bonnen worden na de uitvoering van het werk ingevuld. Soms zelfs dagen erna. Daardoor zijn ze vaak onnauwkeurig en soms zelfs onvolledig.
2. Bonnen worden soms nog met de hand ingevuld. Wie de factuur opstelt, mag beginnen met ontcijferen. En werkbonnen op het welbekende doordrukpapier zijn zo mogelijk nog slechter leesbaar dan het origineel.
3. Onleesbaar of niet, het invoeren van zo’n bon kost altijd tijd. Meer dan je zou willen. Prijzen van toestellen en materialen moeten worden opgezocht, btw-tarieven toegevoegd en natuurlijk moet ook de factuur nog gemaakt worden. Overtypen is echt niet meer van deze tijd, bovendien onnodig.
4. Kopiëren en plakken is niet veel beter: informatie van een Excelsheet naar de uiteindelijke factuur overhevelen kost tijd en is heel foutgevoelig. Hier verlies je tijd én punten!
5. Het is 2020. Papieren werkbonnen maken geen goede indruk op de klant.
6. Een papieren werkbon moet ook weer op kantoor terecht komen. Anders komt er nooit een factuur. 'O, daar ligt er nog één, achterin het dashboardkastje.' Ook hier gaat kostbare tijd verloren.
De slimme vakmannen die digitale werkbonnen gebruiken, willen nooit meer terug naar de papieren variant:
“Een minderheid gebruikt nog de papieren werkbonboekjes. Tegenwoordig pakken veel installateurs er een mobiele printer en een laptop bij, in combinatie met bijvoorbeeld Excel of een op maat gemaakt programma. Maar dat is niet veel beter: alles invoeren en de printer installeren duurt wel even. Of ze moeten inloggen op de server van het werk, en dan is ineens het inktpatroon op. Dan hoor je een klant bijna denken: ‘Betaal ik hiervoor € 100 per uur?’”
“En dat terwijl je gewoon een iPhone kunt pakken met een op voorhand voorbereide werkbon. Die is dan in 1 minuut af, terwijl een ander een heel boek schrijft. Niet te vergelijken.”
Schrijf je in voor onze maandelijkse Teamleader nieuwsbrief
Ik wil graag de maandelijkse nieuwsbrief ontvangen met updates over de blog, producten en exclusieve evenementen. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens. Meer hierover in onze Privacyverklaring.
