Digitale werkbonnen: papier is niet meer van deze tijd
Een werkbon is het favoriete hulpmiddel van technici, installateurs, bouwbedrijven en andere vakmannen wanneer ze bij de klant werken. Je houdt er je gewerkte uren op bij, maar ook afgelegde kilometers, gebruikte materialen en eventuele extra informatie zoals notities of foto’s.
Werkbonnen kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Bij een interventie zal een reparateur bijvoorbeeld vaak beginnen met een lege werkbon. Ter plekke bij de klant wordt dan alle nodige info toegevoegd tijdens of vlak na het uitvoeren van de klus. Daarna kan de klant de bon ondertekenen.
De werkbon kan ook al helemaal zijn voorbereid, zoals wanneer er wordt vertrokken van een goedgekeurde offerte. In dat geval bevat de werkbon vaak al meer details, omdat de omvang van de klus vooraf bekend is.
Een digitale werkbon is de digitale versie van de klassieke papieren werkbon. Monteurs of techniekers vullen de werkbon rechtstreeks in op hun smartphone of tablet, voegen materialen, werkuren, foto's en notities toe en laten de klant digitaal tekenen.
Alle informatie wordt automatisch opgeslagen en kan meteen worden gebruikt om een factuur op te maken. Zo vermijd je dubbel werk en blijft alle informatie netjes op één plek bewaard.
Op basis van de werkbon wordt namelijk vaak de factuur gemaakt. Wie correct betaald wil worden voor uitgevoerde werken, kan zich fouten of ontbrekende informatie moeilijk permitteren.
Papieren werkbonnen zorgen daarbij vaak voor dezelfde problemen:
- Onnauwkeurig
Werkbonnen worden regelmatig pas na afloop van de klus ingevuld. Soms zelfs pas dagen later. Daardoor worden werkuren, materialen of extra kosten makkelijker vergeten. - Onleesbaar handschrift
Met de hand ingevulde werkbonnen zijn niet altijd even goed leesbaar. Wie later de factuur opstelt, moet het handschrift ontcijferen of ontbrekende informatie navragen. - Dubbel werk
Onleesbaar of niet, het invoeren van zo’n bon in je administratie- of facturatiesysteem kost altijd tijd. Meer dan je zou willen. Prijzen van toestellen en materialen moeten worden opgezocht, btw-tarieven toegevoegd en natuurlijk moet ook de factuur gemaakt worden. Overtypen is niet meer van deze tijd. - Kwijtraken
Een papieren werkbon moet eerst terug op kantoor raken. Raakt de bon zoek of blijft hij in een bestelwagen liggen, dan loopt ook je facturatie vertraging op. - Onprofessionele uitstraling
Een vergeeld werkbonboekje of moeilijk leesbare doordruk laat vandaag niet meer de beste indruk achter bij klanten. - Geen koppeling met facturatie
Alle gegevens moeten handmatig worden verwerkt voordat je kan factureren. Daardoor duurt het langer voordat je factuur de deur uitgaat én voordat je betaald wordt.
Digitale werkbonnen maken het werk voor zowel de vakman als de administratie een stuk eenvoudiger.
- Vul de werkbon direct ter plekke in.
- Laat de klant digitaal ondertekenen.
- Zet de werkbon automatisch om naar een factuur. Voeg daar meteen een QR-code aan toe zodat klanten sneller kunnen betalen.
- Voeg foto's en notities toe als extra bewijs of documentatie.
- Je werkbonnen raken nooit meer kwijt.
- Factureer sneller en krijg sneller betaald.
“Een minderheid gebruikt nog de papieren werkbonboekjes. Tegenwoordig halen veel installateurs een mobiele printer en een laptop boven bij de klant, in combinatie met bijvoorbeeld Excel of een op maat gemaakt programma. Maar dat is niet veel beter: alles invoeren en de printer installeren duurt wel even. Of ze moeten inloggen op de server van het werk, en dan is ineens het inktpatroon op. Dan hoor je een klant bijna denken: ‘Betaal ik hiervoor €100 per uur?’”
“En dat terwijl je gewoon een iPhone kan bovenhalen met een op voorhand voorbereide werkbon. Die is dan op 1 minuut af, terwijl een ander een heel boek schrijft. Niet te vergelijken.”
De overstap hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Stap 1: Kies de juiste software
Kies software waarmee je werkbonnen digitaal kan aanmaken én meteen kan koppelen aan je planning, administratie en facturatie.
Stap 2: Voer je basisgegevens in
Importeer klanten, producten en diensten zodat je werkbonnen snel kan invullen.
Stap 3: Maak je digitale werkbon aan
Laat je techniekers of medewerkers de werkbon rechtstreeks op locatie invullen.
Stap 4: Laat je klant digitaal tekenen
Na afloop van de werkzaamheden ondertekent de klant de werkbon meteen op smartphone of tablet.
Stap 5: Factureer
Zet de goedgekeurde werkbon met één klik om in een factuur. Zo hoef je niets meer over te typen.
Makkelijker kan niet! En het is een win-win situatie: met digitale werkbonnen bespaar je tijd op je administratie én word je sneller betaald. Ideaal. Zelf proberen hoe makkelijk het kan zijn? Probeer Teamleader Focus en koppel je CRM, offertes, planning en facturatie aan je werkbonnen.
Geen creditcard nodig
Digitale werkbonnen zijn interessant voor bedrijven die op locatie werken, zoals:
- HVAC- en sanitairbedrijven - Registreer werkuren, gebruikte materialen en uitgevoerde werkzaamheden direct bij de klant. Zo factureer je sneller en vergeet je geen extra werk.
- Elektriciens - Voeg tijdens de opdracht eenvoudig materialen, werkuren en foto’s toe. De klant kan de werkbon direct digitaal ondertekenen.
- Bouw- en renovatiebedrijven - Houd grip op grotere projecten door werkbonnen direct te koppelen aan je administratie. Werk je met voorschotten? Dan kan prepaid facturatie je helpen om je cashflow gezond te houden.
- Onderhouds- en herstelbedrijven - Bij storingen en onderhoud telt snelheid. Een digitale werkbon voorkomt administratief werk achteraf en versnelt de facturatie.
- Hoveniers en groenaanleg - Soms heb je meerdere kleinere klussen op een dag, elk met andere materialen en uren. Digitale werkbonnen voorkomen dat je aan het einde van de week niet meer weet wat je bij welke klant hebt gedaan.
“We registreren ook onze werkuren, dat kan zelfs met de mobiele app van Teamleader (Android en iOS). Je maakt via je gsm een werkbon aan, voegt materialen toe, afgelegde kilometers en werkuren. Je klant kan ter plekke die werkbon ondertekenen en je zet die nadien in geen tijd om in een factuur.”
Een digitale werkbon is vaak de eerste stap naar een volledig digitale administratie. Zodra een werkbon is goedgekeurd, zet je die rechtstreeks om naar een factuur. Werkuren, materialen en opmerkingen worden automatisch overgenomen, waardoor je niets meer hoeft over te typen.
Verstuur je die factuur vervolgens via Peppol, dan verloopt ook dat proces volledig digitaal. Zo factureer je sneller, verklein je de kans op fouten en houd je meer tijd over voor het échte werk.
