Inzicht in de cashflow met slimme work management software

De tijd tussen het ondertekenen van de offerte, het uitvoeren van de werkzaamheden en het verzenden van de factuur bedraagt gemiddeld 38 dagen, blijkt uit vergelijkend onderzoek van Teamleader. Teamleader-klanten hanteren gemiddeld 17 dagen als betalingstermijn. “Sinds Covid-19 zijn meer bedrijven met een betalingstermijn van 14 dagen gaan werken. Bij elkaar opgeteld kom je zo op een termijn van 55 dagen voordat je betaling kunt verwachten. Dat is super belangrijke informatie om in te schatten hoeveel dagen je moet overbruggen vanaf de offerte,” stelt partner manager Jisse Plaggenborg. Daarnaast lopen ondernemers veel geld mis door de verborgen kosten die worden gemaakt bij het uitvoeren de werkzaamheden.

Teamleaders work management software helpt ondernemers om beter inzicht te krijgen in de uren en materialen die aan een project worden besteed. “Als je de extra uren en materialen die je aan een project spendeert niet registreert, dan lijkt het alsof je goed bezig bent, maar laat je eigenlijk heel veel geld liggen,” meent Plaggenborg. Hij gebruikt als voorbeeld alle losse aanpassingen bij de bouw van een nieuwe website door een webbouwer. “De meeste ondernemers hebben wel een gevoel van het aantal uren dat ze ten opzichte van de offerte laten liggen op een project, maar kunnen het niet onderbouwen. Met een goed managementsysteem krijg je daar grip op. Doordat je de extra uren en materialen registreert, krijg je een beter inzicht in de verborgen kosten. Het vergroot je bewustwording. Daarmee begint eigenlijk al het eerste stuk cashflowmanagement. Het biedt je inzichten hoe je als onderneming bezig bent en hoe je dat verder kunt uitbouwen. Een groeistrategie is gebouwd op betrouwbare data. Als je meet en registreert kun je beter naar je doelen toewerken. Je gaat gerichter en efficiënter werken. Je leert beter in te schatten een project kost qua uren en materialen, zonder dat je een ruwe inschatting hoeft te maken. En belangrijk, de tijd die je ‘extra’ kwijt bent en niet factureert is daarnaast ook tijd die je niet kunt gebruiken op nieuwe projecten. Je loopt dus dubbel geld mis.”

Een enquête onder klanten die zijn overgestapt op Teamleader laat zien dat nieuwe gebruikers dankzij de work management software gemiddeld 25 procent sneller verkopen en 23 procent meer omzet draaien, vertelt Plaggenborg. Hij benadrukt het voordeel van de cashflowprognose van Teamleader. “Veel ondernemers werken nog met Excel. Als je dat gaat automatiseren, qua facturen en betalingsherinneringen uitsturen, versnel je de processen. Waardoor je ook eerder betaald krijgt.”

Op basis van de betaaldatum van de facturen voorspelt Teamleader Focus je verwachte inkomsten voor de komende maanden. Cashflowmanagement wordt alleen maar belangrijker, met de hoge inflatie, grondstoffenprijzen, problemen in de logistieke keten en de oorlog in Oekraïne. De work management software van Teamleader helpt om grip te houden op de workflow en projecten bij onzekerheid. “In de coronatijd hebben we een ‘cash in’ forecast (prognose) ontwikkeld, waarbij je als ondernemer op basis van onder meer de openstaande facturen en abonnementen kunt zien wat je aan geldinkomsten kunt verwachten,” vertelt Plaggenborg.

Facturen worden 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald met InvoiceCloud van Teamleader. Met de cashflow-tool kunnen automatische betalingsherinneringen worden ingesteld. “Klanten die automatische herinneringen hebben aanstaan, krijgen gemiddeld zes dagen eerder hun rekening betaald.” Teamleader biedt ondernemers de ideale oplossing voor het inzichtelijk maken van hun cashflow. Zo ziet hij welke facturen er gestuurd, betaald en over datum zijn, zodat de betaaltermijn adequaat opgevolgd kan worden.

Een inzichtelijke cashflow kan ook helpen bij de strategische keuzes die gemaakt moeten worden. Wel of niet investeren bijvoorbeeld. En aan de hand van data kan er een meerjarenplan gemaakt worden voor lange termijn plannen. “Je bedrijf op rolletjes betekent een positieve cashflow en dat kan met Teamleader. Wij zorgen voor overzicht en een kijkje in de toekomst. Samen zorgen we ervoor dat het bedrijf loopt zodat jullie meer gedaan krijgen met minder gedoe.”

Als ondernemer wil je je tijd zo efficiënt mogelijk inzetten. Dat lukt met de work management software van Teamleader voor verkoop, werkplanning en facturering. Het helpt je je werkprocessen te stroomlijnen. Vanuit één tool wordt het traject van lead tot facturering en toekomstige cashflow gemanaged.