Een agency runnen lijkt een beetje op een schip besturen, vindt Michel Libens van Propaganda. Als we hem vragen naar de ideale teamstructuur, dan aarzelt hij niet: een vloot van kleine scheepjes werkt beter dan één groot schip. Maar wat is dan de rol van de kapitein? “Ondersteunen”, vindt Anneleen Demasure van Dropsolid.
Agency Life – what else? 4 geanimeerde rondetafelgesprekken. 4 diepgravende e-books. 24 buitengewoon relevante podcasts. 30+ enthousiaste gesprekspartners. Een paar mooie awards en vooral: een massa trouwe fans. Yep, we zijn best trots op de oogst van 3 jaar Agency Life. En natuurlijk blijven we zoeken naar het recept van topagencies, creatieve bureaus of digitale studio’s. Tijd dus voor een volwaardig nieuw seizoen 5: Scaling an agency. Met 9 toppers uit Belgische en Nederlandse agencies hebben we het over groeien, hoe je dat doet en wat dat met je bureau – en dus met je mensen – doet. Elke episode schetsen de centrale gasten kort het groeiverhaal van hun agency en tackelen ze twee topics. We kregen al 6 episodes voorgeschoteld. Anneleen Demasure (Dropsolid) en Michel Libens (Propaganda) hebben de eer om de reeks uit te zwaaien. Een gesprek over teamorganisatie en tools, volgestouwd met zeevaarttermen. |
Het groeiverhaal op repeat
Verhalenvertellers bundelen krachten
Michel Libens, managing director van het Belgische Propaganda, vertelde het groeiverhaal van zijn contentmarketingbureau in episode 2 van dit seizoen Agency Life. Nog even kort: Propaganda is jarenlang organisch gegroeid, dankzij topservice en mooie projecten. Om de toon te blijven zetten in de steeds digitalere markt, investeren ze nu in specifieke expertise via een buy-and-build scenario.
Klaar voor internationaal
Dropsolid timmert al 10 jaar autonoom aan de weg, zei CEO Anneleen Demasure in aflevering 5. Aan de wieg van het Belgische digital experience agency staan 2 Drupal-ontwikkelaars met een passie voor open source. Initieel bouwden ze websites, vandaag bieden ze digitale ervaringen aan. Hun kleine klanten werden groot, net als hun team: er zijn vandaag 90 Dropsolvers én Dropsolid lonkt naar het buitenland.
Hoe organiseer je groeiende teams?
Het eeuwige struikelblok
Teams organiseren is in veel agencies een struikelblok. En al zeker in een groeiscenario. In de vorige aflevering van Agency Life gaf Hannes Van de Velde nog toe hoe het tribe-model bij in In The Pocket niet meteen een succes was. “Herkenbaar”, vinden Anneleen en Michel. Hun organisaties werken vandaag met multidisciplinaire klantenteams, maar dat is bij Dropsolid niet altijd zo geweest. En Propaganda moet zijn klantenteams toch wat bijsturen nu ze op overnamepad zijn.
Geen one size fits all
“De optimale teamstructuur hangt af van de fase waarin je organisatie zich bevindt. Er is geen one size fits all-oplossing”, vindt Anneleen. In de beginjaren werkte Dropsolid met silo’s. De nadelen: uiteenlopende doelstellingen en de brug naar de klant was voor sommige teams te ver.
Het alternatief: multidisciplinaire klantenteams. “Dat past vandaag ook perfect bij onze organisatie. In de beginjaren lag onze focus op productleiderschap. Eens je strategie strak zit, is klantenfocus het allerbelangrijkst.”
“Werk je met silo’s, dan is de brug naar de klant voor sommige teams echt te ver.” - Anneleen Demasure
Kleine, wendbare scheepjes
Propaganda is fan van klantenteams sinds dag één. Ook de bureaus die ze recent overnamen, zullen naar dat model evolueren. Michel: “Wij zetten de klant al altijd centraal. En dat kun je enkel met klantenteams. Vandaag zijn er 15 teams, met elk tussen de 5 en 12 medewerkers. Barst een team uit zijn voegen, dan splitsen we weer op.”
“Een vloot van kleine scheepjes, met elk een kapitein, in plaats van één groot, log schip”, zo omschrijft Michel de huidige teamorganisatie. Achter de schermen is er een grote boot die shared services aanbiedt, zoals hr, IT, payment, enz. “Op die manier blijven we wendbaar. En als een bepaald schip nood heeft aan een expert, dan steekt de kapitein zijn hand op en komt die specialist voor beperkte tijd aan boord.”
“Wij zetten de klant al altijd centraal. Dat kun je enkel met klantenteams. Bovendien helpen ze ons om wendbaar te blijven.” - Michel Libens
Hier laat ik je los, team
Anneleen houdt van de beeldspraak en aanpak van Michel: “Er zit duidelijk heel veel autonomie in die teams. Daar experimenteren wij momenteel ook mee, want met groei verlies je aan creativiteit en proactiviteit. En een klassieke structuur met een management dat alles overziet, is niet schaalbaar genoeg.”
Zelfsturende teams zijn wel even slikken voor dat management, geeft Anneleen toe. “Je moet toch enigszins de controle afgeven en meer ondersteunend worden dan directief. Wij leren onze teams nu dat ze hulp moeten vragen. Pas dan springen we in.”
Meer mensen, meer verschillende culturen?
Nog een belangrijke: hoe bewaar je je bedrijfscultuur, met al die zelfsturende teams? In episode 5 van dit seizoen Agency Life vertelde Anneleen al over de waarden van Dropsolid: “We herhalen die altijd en overal. Maar naarmate je groeit, moet je je waarden ook vertalen naar concreet gedrag, zodat de nieuwkomers meteen mee zijn in het verhaal.”
Bij Propaganda is cultuur vandaag nog belangrijker dan vroeger. Lastiger ook, door de overnames. “We moeten niet alleen verschillende culturen mengen, maar ook zorgen dat iedereen dezelfde terminologie gebruikt. Als je over een projectleider spreekt, dan moeten we die rol allemaal op dezelfde manier invullen”, vindt Michel.
“We moeten niet alleen verschillende culturen samenvoegen, maar ook zorgen dat iedereen dezelfde taal spreekt.” - Michel Libens
Hoe meet je of je goed bezig bent?
Bureaus draaien om mensen, maar af en toe naar de cijfers kijken, houdt je scherp. Hoe (intensief) meten Anneleen en Michel of ze goed bezig zijn?
Stagiairs? Nee bedankt. Niet billable
Dropsolid ontwikkelde een cockpit met 13 KPI’s die ze nauwgezet opvolgen. “Op momenten dat er wat onrust heerst of bepaalde teams te veel of te weinig werk hebben, kijk ik met extra veel aandacht naar de cijfers”, aldus Anneleen.
Maar zoals Goodhart al wijselijk zei: KPI’s mogen geen obsessie of doel worden. De mens moet centraal blijven staan. “Als je op het punt komt dat teamleads geen stagairs of juniors meer in hun team willen omdat dat de KPI billability naar beneden haalt, dan moet je op de rem gaan staan.”
“Als je op het punt komt dat teamleads geen stagairs of juniors meer in hun team willen, omdat dat de KPI billability naar beneden haalt, dan moet je op de rem gaan staan.” - Anneleen Demasure
Tevredenheid meten is maar een begin
Michel zei het eerder al in dit seizoen (episode 5): klanten- en medewerkerstevredenheid zijn cruciale KPI’s bij Propaganda. Het management houdt zo goed mogelijk zelf de vinger aan de pols. Tot voor kort lukte dat best, omdat ze nauw bij klantenteams waren betrokken. “Maar als je groeit, dan wordt dat lastiger. Ik kan niet alles meer opvolgen. Daarom zijn we nu ook bezig met het definiëren van een aantal extra KPI’s, zodat zowel het managementteam als de teamleads weten ze of ze goed bezig zijn.” “En dat brengt de o zo nodige rust in het bureau”, besluit Anneleen.
Fan van cijfers en ons e-book ‘6 KPI’s om je agency op koers te houden’ nog niet gedownload? Doe het nu!
7 episodes. 9 verschillende sprekers van evenveel topbureaus uit België en Nederland. Grappige quotes, slimme beeldspraak, maar vooral veel interessante stellingen. Seizoen 5: Scaling an agency zit erop. Maar niet getreurd, we zien/lezen/horen elkaar snel terug. Mis niets: schrijf je in op onze tweewekelijkse Agency Life-nieuwsbrief.
