Een agency is geen koekjesfabriek.
“Soms heb je PK’s te veel en soms heb je er te weinig.” Het is maar een van de vele metaforen die Werner De Smet gebruikt om uit te leggen hoe zijn communicatie- en PR-bureau oona omgaat met dat hete hangijzer: capaciteit. Gaan vaak samen met dit thema: uitspraken over rekrutering, bedrijfscultuur en grenzen bewaken.
Oona heeft al flink wat jaren de wind in de zeilen, eerst in België en ondertussen ook in Nederland. Werner blijft er bescheiden bij: “Toen we oona 20 jaar geleden uit de grond stampten, was communitymarketing, onze core business, nog een niche. Ondertussen is het mainstream geworden. Onze propositie ligt dus gewoon heel goed in de markt. Noem het slim, noem het een lucky shot, maar het is wel mooi om organisch te groeien op een trend in de plaats van op een hype.”
Wie groei zegt, zegt capaciteit. En dat is, zoals in heel veel agencies, meteen de grootste uitdaging bij oona. Het goede nieuws: ze worden er elk jaar beter in.
“Bij het begin van een nieuw boekjaar proberen we precies in te schatten hoe onze klanten gaan groeien, welke nieuwe business we kunnen aanboren, wat de workload zal zijn en hoeveel mensen we nodig hebben. Dat is een heel intensieve oefening, die we bijna elke maand herhalen en continue monitoren. We vertrekken dus van een aantal hypotheses en sturen bij als dat nodig blijkt. De voorbije jaren slaagden we er eigenlijk best goed in om exact te landen waar we wilden landen.”
“Capaciteit voorspellen is een heel intensieve oefening die we bijna elke maand herhalen en continue monitoren.” - Werner De Smet, CEO van oona
Dat Werner en zijn team de capaciteit zo goed kunnen voorspellen, is een verdienste van heel veel samenwerking en overleg: tussen het leadershipteam, finance, klanten, de businessunit-managers en hr.
Waarom hr? Capaciteit hangt nauw samen met talent, aldus Werner: “Het is niet omdat je voldoende mensen hebt, dat ze ook kunnen wat ze moeten kunnen. We denken goed na welke profielen we tegenover die capaciteit zetten: wie hebben wij nodig, wat moeten ze kunnen en hoe snel kunnen ze leren.”
Om die ‘menselijke kant’ van aanwervingen en groei in handen te nemen, rekent Werner onder andere op een people and organisation development manager: “Als groei je leidmotief is, dan moet je zorgen dat de mensen die die groei realiseren, zich daar ook goed bij voelen. Vandaar de rol van Annemieke, onze people and organisation development manager. Zij managet onze groei en onze mensen, zodat ze makkelijk doorheen hun inloopperiode geraken en met plezier aan boord blijven.”
En dat is cruciaal, zo blijkt, vooral in de beginjaren: terwijl oona uitstekend scoort op het vlak van retentie zien ze wel soms nieuwkomers verdwijnen. Begrijpelijk, vindt Werner: “Agency life is pittig, daar moeten we niet flauw over doen. Mensen hebben vaak een te geromantiseerd beeld van werken in een bureau. Ze zien coole klanten en een fijne bedrijfscultuur, maar het is ook keihard werken in een omgeving die constant verandert. En je moet over een hoop verschillende talenten beschikken.”
“Als groei je leidmotief is, dan moet je zorgen dat de mensen die die groei realiseren, zich daar ook goed bij voelen.” - Werner De Smet, CEO van oona
Wie langer dan 2 jaar aan boord is, wordt een trouwe oona-medewerker. En daar zit de sterke bedrijfscultuur voor iets tussen, meent Werner. “Een charter hebben wij niet nodig. Ik vind het fantastisch om te zien hoe jonge mensen mij zelfs soms op onze cultuur wijzen. Dan heb je iets bereikt.”
En omdat mensen zich zo sterk verbonden voelen met oona en hun klanten, zijn ze ook vaak bereid om extra hard te rijden, gaat Werner verder. Meteen daarna nuanceert hij met een stelling die we al hoorden in seizoen 3 van Agency Life, over project- en people management: capaciteit is een vloeibaar begrip.
“Recent kregen we een pitch binnen van Gucci. Iedereen had een volle planning, maar mensen kwamen expliciet vragen om aan de pitch mee te werken. We winnen en iedereen heeft tijd om voor Gucci te werken. Dus als er een heel duidelijk perspectief is, dan zit er rek op de capaciteit.”
“Capaciteit is een vloeibaar begrip. Als er een heel duidelijk perspectief is, dan is er rek op de capaciteit: iedereen wil meewerken aan een cool project.” - Werner De Smet, CEO van oona
“In Teamleader Orbit checken wij de capaciteit van onze mensen. Dat geeft ons een richting, maar het is niet voldoende. Je moet naar je mensen luisteren. Loopt er iets moeilijk, dan hou je daar rekening mee en kun je werk schuiven. Heb je een goed verhaal en kun je mensen op de juiste manier motiveren, dan kunnen ze bergen verzetten.”
En het gevaar voor overdrive? “De hele tijd gas geven, dat houdt niemand vol. En ik merk dat we jonge mensen inderdaad moeten beschermen tegen zichzelf, om te voorkomen dat ze door het rood rijden. Dat is niet makkelijk. Het codewoord is evenwicht. Dat moet je in een agency kunnen: er volledig voor kunnen gaan, zonder handrem, maar wel op de pauzeknop drukken als dat nodig is.”
Durft Werner de handrem van oona ook helemaal los te laten met een dreigende recessie? “Vorig jaar hebben we met de voeten vooruit gesprongen en 20 man aangeworven. Nu zijn we iets voorzichtiger, maar ik ga toch voor de aanval. Dat is de allerbeste verdediging.”
Marc Fauconnier zei het al in een vorige Agency Life-podcast: “een recessie is eigenlijk a blessing in disguise. Het is een uitgelezen kans om aan je merk te bouwen.”
Meer verhalen over project- en peoplemanagement en elk ander heikel punt in het bureauleven? Je vindt ze hier.