Pourquoi vos conditions générales doivent être prêtes pour la facturation électronique
Envoyez facilement des factures électroniques
Avec Teamleader, la facturation électronique devient remarquablement simple. En quelques clics, vous pouvez générer une facture électronique et l’envoyer immédiatement via le réseau sécurisé Peppol. Suivez l’état de votre facture en temps réel et envoyez des relances de paiement si besoin. Vous gagnerez ainsi du temps et optimiserez la rapidité de vos encaissements. Curieux de découvrir la simplicité du processus ? Alors, essayez Teamleader gratuitement, sans avoir à vous munir de votre carte de crédit.
Pas besoin de carte de crédit
À compter du 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. En d’autres termes,l’envoi de factures PDF par e-mail ne sera plus autorisé. À la place, il conviendra de transmettre un fichier structuré (généralement au format UBL) via le réseau sécurisé Peppol, qui permet de traiter les factures automatiquement, sans intervention manuelle.
Pour être en conformité avec la législation (et éviter tout litige), vos conditions générales doivent être adaptées à la facturation électronique. Une mise à jour s’impose donc !
1. Mention explicite de la facturation électronique
Il est important de préciser dans vos conditions générales que la facturation électronique via le réseau Peppol sera utilisée. Par exemple :
« À compter du 1er janvier 2026, toutes les factures B2B seront transmises exclusivement par voie électronique via le réseau Peppol. Ces factures électroniques seront les seuls documents ayant valeur légale. Les clients doivent disposer d’un logiciel compatible avec une connexion Peppol afin de pouvoir recevoir ces factures. »
De cette manière, vos clients sont informés de la transition vers la facturation électronique et comprennent que les factures PDF appartiendront au passé.
2. Informations officielles de facturation
Chaque entreprise possède un identifiant Peppol unique (souvent lié au numéro BCE). En pratique, le numéro de TVA de votre client suffit généralement. Grâce à celui-ci, il est possible de retrouver l’identifiant Peppol directement dans votre logiciel de facturation électronique.
Cependant, il revient toujours à votre client de fournir des informations de bonne réception et de communiquer toute modification en temps opportun. Il est conseillé d’indiquer par exemple :
« Les clients sont responsables de la communication d’un numéro de TVA exact ou de toute autre information nécessaire à la facturation électronique, et doivent signaler toute modification dans les plus brefs délais. »
3. Acceptation des factures électroniques
La facturation électronique devient obligatoire. Il reste néanmoins pertinent d’intégrer la transition vers les factures Peppol dans vos conditions générales de facturation électronique. Cela évite tout risque de confusion. Vous pouvez, par exemple, ajouter la mention suivante :
« En acceptant les présentes conditions générales, le client reconnaît que l’ensemble des factures B2B seront transmises exclusivement par voie électronique via le réseau Peppol. »
Comment vous protéger pendant la période de transition ?
La facturation électronique est obligatoire : si vous ne respectez pas cette obligation, l’administration fiscale peut considérer que vous n’avez pas émis de facture du tout. Même si vous envoyez un PDF (qui ne sera plus reconnu comme valable). Cela constitue une infraction. Une facture non conforme peut entraîner :
- Pour vous : une amende de 5 000 € par facture
- Pour votre client : la perte du droit à la déduction de la TVA sur cette facture ainsi qu’une pénalité supplémentaire
Nous vous recommandons donc de commencer la transition sans tarder. Vous pouvez intégrer une période de transition éventuelle dans vos conditions générales de facturation électronique, par exemple :
« Dans le cadre de la prochaine obligation légale, nous procéderons progressivement à la mise en place de la facturation électronique. Les clients seront informés en temps utile de chaque étape. »
Heureusement, la facturation électronique n’apporte pas que des contraintes. Elle offre de réels avantages : une facture peut être comptabilisée automatiquement dans le système de votre client en moins de 10 secondes. Cela réduit le risque d’erreurs, car les données ne sont plus saisies manuellement. De plus, vous pouvez recevoir vos paiements plus rapidement !
Grâce à la facturation électronique, les processus de facturation deviennent plus transparents, les erreurs diminuent, les délais de paiement se raccourcissent et toutes vos factures d’achat sont centralisées dans un seul outil. Un avantage de taille !
Une adaptation de vos conditions générales de facturation électronique n’est qu’une première étape pour vous préparer à la facturation électronique. Avec Teamleader, vous êtes véritablement prêts pour Peppol. Grâce à Teamleader :
- Enregistrez votre entreprise sur Peppol en trois clics
- Envoyez, recevez et traitez facilement vos factures électroniques
- Connectez facilement votre solution de facturation à votre logiciel de comptabilité
Teamleader est un point d’accès Peppol certifié, ce qui vous garantit une conformité immédiate. Vous respectez ainsi la nouvelle réglementation tout en optimisant vos processus de facturation. Vous souhaitez vérifier par vous-même ? Essayez Teamleader gratuitement dès maintenant.
Pas besoin de carte de crédit
Dans la majorité des cas, une notification claire indiquant les clauses modifiées est suffisante. Pour les nouveaux contrats ou les renouvellements, il est toutefois recommandé d’obtenir une signature explicite.
En Belgique, l’obligation s’appliquera dès 2026 à toutes les transactions B2B. Dans d’autres pays de l’UE, les échéances diffèrent, mais d’ici 2030, la facturation électronique deviendra la norme dans toute l’Union européenne.
