4 Avantages des outils de suivi du temps

Lorsque le temps est de l'argent, le suivi du temps devient une évidence. Et pourtant, il demeure un sujet délicat dans l'industrie professionnelle du service : des recherches démontrent que le suivi du temps est généralement reporté à la toute dernière minute pour être finalement rempli manuellement à partir d'emails et de souvenirs. Inutile de préciser qu'il devient alors impossible de s'assurer de la véracité d'un tel suivi.

Seulement 18 % des interrogés (avocats, comptables et consultants) effectuent un suivi du temps au moins une fois par jour. 40 % déclarent le faire 2 fois par semaine, et 22 % seulement 1 ou 2 fois par mois.

Les résultats sont accablants : moins de 4 personnes interrogées sur 10 pensent qu'ils effectuent un suivi du temps correct de 90 à 100 % de leurs heures travaillées pour un client. Les autres 60 % enregistrent une perte de 10 à 30 % d'heures facturables.

Enquête menée par TIQ and London Business School

Puisque les consultants travaillent en général pour un nombre restreint de clients sur une période, la perte est limitée à "seulement" 15 % dans leur cas. Pour une semaine de 40 heures travaillées, cela signifie donc que jusqu'à 4,32 heures par consultant ne sont pas enregistrées et donc pas facturées.

Pourquoi ne prend-on pas le suivi du temps au sérieux? Il y a probablement plusieurs explications :

• L'impact n'est pas mesuré : il existe une certaine forme d'ignorance, qui fait que certaines personnes sous-estiment l'impact financier d'un mauvais suivi du temps au sein de leur organisation.
• L'administration est souvent perçue comme un supplément : les consultants sont payés pour leur expertise professionnelle, pas leurs qualités en termes d'administration.
• Les méthodes sont étranges : les méthodes de suivi du temps sont souvent dépassées et font partie de suites logicielles ERP pénibles à utiliser, ce qui n'arrange certainement pas le cas du suivi du temps.
• C'est une question de confiance : si les bénéfices du suivi du temps ne sont pas clairs pour tous les concernés, il y a de grandes chances que tous perçoivent cet outil comme une sorte d'horloge améliorée. En d'autres mots, un outil de surveillance.

Le suivi du temps est un des nombreux défis du consultant. Pour en découvrir plus sur les 3 autres défis, consultez notre article

De nombreuses PME et sociétés de service parviennent à tirer profit du suivi du temps d'une manière précise. Nous avons fait une liste de ces avantages pour les consultants :

Il est vrai que certains outils de suivi du temps offrent les mêmes services qu'une simple horloge. Mais en ce qui concerne les meilleurs outils, ils vous permettent d'effectuer un suivi du temps par heure, par client, par équipe, par utilisateur ou par projet, puis de convertir ces données en statistiques très claires. Pour faire simple : tous les outils nécessaires pour identifier vos sources principales de dépenses et améliorer vos méthodes de travail.

Un outil de suivi du temps moderne affiche toutes les tâches et étapes liées à un projet, qu'elles soient déjà planifiées, à organiser ou déjà terminées. Associez le tout à un outil de facturation, et l'envoi de factures partielles des tâches effectuées et des heures passées devient un jeu d'enfant. Et ce n'est pas tout : les rappels automatiques de paiements incitent vos clients à payer les factures en avance.

Peu importe votre méthode de facturation utilisée, une méthode de suivi du temps précise offrira à vos clients plus de transparence, grâce aux rapports détaillés. Vous préférez travailler sur des projets pour un forfait tarifaire fixe et compétitif pour conserver vos clients? Vous pourrez facilement afficher les heures qui n'ont pas été facturées. Vous préférez plutôt effectuer un suivi par minute plutôt que par heure? Aucun problème, le choix vous appartient. Et puis cela pourra toujours être utile au moment de négocier de futurs contrats.

Essayer de deviner le budget alloué à un projet est tout bonnement impossible. Puisqu'il est impossible de réparer la moindre erreur de calcul par la suite. En calculant le nombre d'heures passées sur un projet (à un taux fixe par heure, un prix variable par consultant ou par tâche) vous saurez exactement quel budget a été alloué. Cela vous permet de suivre l'évolution de vos projets en temps réel et donc de prendre le temps et l'espace nécessaires pour vous adapter s'il le faut.

Teamleader, l'outil en ligne idéal pour les PME, associe CRM, outil de suivi du temps très facile d'utilisation, outil de gestion de projet et de facturation très pratique a en un seul clic.

Il existe 4 méthodes pour effectuer un suivi du temps avec Teamleader :

• Les créneaux horaires renseignés dans votre calendrier
• Les feuilles de temps remplies
• La fonction Début/Fin disponible via votre navigateur
• L'application mobile - disponible sur Android et iOS (manuellement ou avec la fonction Début/Fin)

Le suivi du temps et la facturation deviennent un jeu d'enfant. De plus, vous aurez une meilleure compréhension des coûts et des profits de vos projets et de vos méthodes de travail, ce qui vous permettra d'économiser du temps et de l'argent.