Planung
Die Planungsfunktion ist eine Kernkomponente von Projektmanagement. Die Software muss Ihnen ermöglichen, geplante Aufgaben und Fristen im Auge zu behalten. Ein gemeinsam genutzter Teamkalender kann ebenfalls von großem Nutzen sein, ebenso wie automatische Benachrichtigungen von bevorstehenden Fristen.
Besonders innovative Tools ermöglichen es Ihnen auch, Aufgaben und Zuständigkeiten bestimmten Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Arbeitslast und der Zeitplanung zuzuweisen.
Aufgabenmanagement
Das Aufgabenmanagement ist eine Grundfunktion der meisten Tools. Mit einem guten Aufgabenmanager können Sie Projekte in Meilensteine und Aufgaben unterteilen und diese wiederum mit Fristen und Budgets verknüpfen. Fortschrittlichere Tools bieten sogar den „kritischen Pfad“: die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen, damit das Projekt die gewünschten Fortschritte macht.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten ist reibungslose Kommunikation. Tools dienen dabei als Schaltzentrale für wichtige Daten und Projektinformationen.
Manche erleichtern auch den Informationsaustausch mit Kunden. Somit stellen sie eine simple Möglichkeit dar, um Kunden Transparenz in Bezug auf den Projektfortschritt zu bieten, ohne Zeit mit unzähligen Meetings zu verschwenden.
Reporting
Berichte und Statistiken helfen Ihnen, Einblicke in frühere oder aktuelle Projekte zu gewinnen. Warum haben Sie das Budget überschritten? Warum wurde eine Frist verpasst? Aus diesen Informationen können Sie wichtige Erkenntnisse ziehen und Ihre Arbeitsprozesse verbessern.
Budget- und Ressourcenmanagement
Die besten Tools bieten spezielle Funktionen zum Ressourcenmanagement. Sie erhalten damit einen Überblick über belegte Sitzungsräume, geplante und verwendete Ressource sowie deren Kosten. Die Software ermöglicht Ihnen dadurch, das Budget einzuhalten sowie doppelte Reservierungen und Engpässe bei Ressourcen zu vermeiden.
Zeiterfassung
Dank Funktionen zur Zeiterfassung können Sie feststellen, welche Aufgaben im Projekt am meisten Zeit in Anspruch nahmen. Und das hilft Ihnen wiederum bei der Kosten- und Zeiteinschätzung für künftige Projekte. Viele Tools bieten eine einfache Zeiterfassung. Doch die Möglichkeit, unterschiedliche Stundensätze festzulegen oder Ihrer Rechnung verrechenbare Stunden automatisch hinzuzufügen, kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen.
Mobiler Zugriff
Hierbei handelt es sich oft um eine abgespeckte Version von Online Tools. Eine mobile App bietet Remote-Zugriff für Mitarbeiter, die unterwegs sind, z. B. auf Geschäftsreise. Sie haben damit die Möglichkeit, unabhängig von Ihrem Standort Aufgaben oder Meilensteine zu aktualisieren, gearbeitete Stunden zu erfassen und zu fakturieren und Ihr Team mit den neuesten Informationen zu versorgen.
Integrationssoftware
Abgesehen von Ihrem Programm verwenden Sie und Ihr Team sicherlich auch andere Tools, wie etwa individuelle E-Mail-, Kalender- oder CRM-Anwendungen. Die Verbindung dieser mit Ihrer Software sorgt für verbesserte Transparenz, da Informationen unmittelbar verfügbar sind und Datensilos vermieden werden.
Sehen Sie selbst, wie Sie mit der Projektmanagement-Software von Teamleader Focus optimale Kontrolle über Ihre Projekte gewinnen.