Wie man einen einwandfreien Projektplan erstellt: kostenlose Vorlage

22/05/2018

6 Minuten Lesedauer

Ein Projektplan ist das Fundament, auf dem jedes Projekt aufbaut. Ohne stabiles Fundament müssen Sie sich auf einiges gefasst machen: Nach einem missglückten Anfang wird auch der Abschluss anders aussehen, als ursprünglich von Ihnen geplant.

Zum Glück können Sie lernen, die Kunst der Projektplanung zu beherrschen. Nehmen Sie diesen Blogbeitrag als Ausgangspunkt. Erfahren Sie, welche Angaben Ihr Plan enthalten muss und wie sich diese in einem straffen Projektzeitplan umsetzen lassen – so halten Sie künftig alle Deadlines und Budgets ein.

Möchten Sie die Theorie in die Praxis umsetzen? Wir haben einen Beispielprojektplan für Sie erstellt, der Sie auf Kurs bringt. Der Download-Link dazu befindet sich am Ende dieses Beitrags.

Welche Punkte dürfen in keinem guten Projektmanagementplan fehlen?

Um einen grundsoliden Projektplan zu erstellen, brauchen Sie nicht mehr als 3 wesentliche Zutaten:

Ressourcen: alles, was Sie für den Erfolg eines Projekts benötigen (also Humankapital, Ausrüstung, Software, etc.).
Aufgaben: alle unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, aus denen sich ein größeres Projekt zusammensetzt – welche großen und kleinen To-dos müssen erledigt werden?
Tätigkeiten und Maßnahmen: Zuletzt müssen für einen erfolgreichen Abschluss Dinge wie Aufgabenstatus, Zeitplan, Prioritäten und die Zuweisung von Personal und Finanzmitteln über die gesamte Projektlaufzeit hinweg genau im Auge behalten werden.

Ein Projektmanagementplan wird dann in detailliertere Teile aufgebrochen. Folgendes müssen Sie vor dem Kick-off spezifizieren:
projektplan

Projektmeilensteine: die wichtigen Phasen eines Projekts. Wenn wir bei der Hausbau-Metapher bleiben wollen, könnten Sie sich folgende Phasen vorstellen: Architekturentwurf, das Fundament legen, den Dachstuhl errichten, Fenster einsetzen und alle anderen Schritte, die beim Hausbau nötig sind.
Liste der Tätigkeiten: egal ob groß oder klein – führen Sie jedes einzelne To-do auf, das zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. Den Plan entwerfen, Bauunternehmen kontaktieren, Elektriker suchen, Baumaterial kaufen,... in jedem Projekt gibt es wichtige Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, um fertig zu werden.
Aufgaben: alle kleinen Schritte, die zum Endergebnis führen. Wichtiger Hinweis: Viele Aufgaben sind von anderen Leuten oder der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängig. Diese müssen also mit den jeweiligen Leuten oder Aufgaben verknüpft werden, so dass alle auf dem Laufenden sind.
Dauer und zeitlicher Ablauf: Wie lange schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe oder Phase ein? Behalten Sie dabei immer die endgültige Deadline des Projekts im Hinterkopf. Ist das realistisch oder werden Sie sich querlegen müssen? Wie viel Zeit werden Sie voraussichtlich für jede Projektphase benötigen? Dieser Zeitstrahl hilft dabei, die Arbeitslast zu bestimmen. Ziehen Sie für eine gute Schätzung Ihre bisherige Erfahrung zurate.
Budget: Wie viel Geld werden Sie ausgeben müssen, um alle für das Projekt benötigten Ressourcen abzudecken? Machen Sie sich nichts vor: Es wird sich hierbei immer um eine Schätzung innerhalb eines bestimmten Rahmens handeln. Lassen Sie sich dabei von Logik und Realismus leiten. Im Laufe der Zeit und mit wachsender Projekterfahrung werden Ihre Schätzungen ganz von allein präziser werden.
Projektteam: Welche Personen (mit welchen Erfahrungen und Fertigkeiten) werden Sie brauchen, um Ihr Projekt abschließen zu können? Bei einem Haus wären das z.B. Architekten, Klempner, Maler, Elektriker und was nicht alles.

Fortschritt: Sie brauchen unbedingt ein System, mit dem Sie den Fortschritt eines jeden Projekts ermitteln können. Sind Sie noch auf dem richtigen Weg, muss sich Ihr Projektteam am Riemen reißen, und wie werden Sie die Effizienz des Projekts im Blick behalten?

Einen einfachen Projektplan können Sie mit einem Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramm erstellen (siehe unten!).

Aber wenn Sie sich einen echten Vorsprung verschaffen wollen, kann Ihnen ein Online-Tool mit umfassenden Projektmanagementfeatures folgendermaßen weiterhelfen:

Einen guten Überblick über den Projektfortschritt behalten – in Echtzeit
Immer die neuesten Informationen zur Verfügung haben
Alle Projektspezifikationen, ob klein oder groß, in einem zentralen Tool festlegen
Auf transparente Weise mit einem Team oder sogar mit dem Kunden zusammenarbeiten

7 Schritte, um den perfekten Projektplan zu erstellen

Jetzt, wo Sie alles bis ins kleinste Detail abgedeckt haben, ist es Zeit, loszulegen. Was sollte Ihr erster Schritt sein, um ein tolles Projekt zu entwerfen? Ein Projektplan führt sämtliche anfallenden Aufgaben auf und schärft Ihren Blick für Prioritäten.

Darüber hinaus können Sie damit sowohl das große Ganze überblicken als auch jedes noch so kleine Detail ins Auge fassen. Der Plan soll nicht nur als Staubfänger im Regal liegen, sondern immer wieder in die Hand genommen werden, damit Sie das Projekt realistisch beurteilen können, sobald es einmal in Gang ist.

Schritt #1 Den gesamten Projektumfang dokumentieren: Hier geht der Projektplanungsspaß so richtig los. Dokumentieren Sie zu Beginn alle wesentlichen Details und legen Sie die konkreten Projektziele, Deadlines, Aufgaben und Kosten fest.

Schritt #2 Verschiedene Projektphasen in Meilensteine und Aufgaben aufbrechen: Als Nächstes müssen Sie den zeitlichen Ablauf des Projekts bestimmen. Welche Aufgabe müssen Sie unbedingt als allererstes anpacken, und welche kommt ganz zum Schluss an die Reihe? Mehrere zusammenhängende kleinere Aufgaben können zu größeren Meilensteinen zusammengefasst werden. Wenn man Projekte so in handhabbare, mundgerechte Teile aufbricht, vermeidet man, dass das Team sich überfordert fühlt – so läuft alles glatter.

Schritt #3 Benötigte Ressourcen abschätzen: Wie viele Mitarbeiter brauchen Sie und welche konkreten Ressourcen werden benötigt? Bleiben Sie dabei so realistisch wie möglich: Sie sollten hier weder übertreiben noch den Bedarf unterschätzen. Beides würde den zeitlichen Ablauf und das Budget Ihres Projekts in Gefahr bringen.

Schritt #4 Ressourcen beschaffen: Nachdem Sie nun die Ressourcen kalkuliert haben, holen Sie sich die richtigen Leute an Bord und sorgen dafür, dass diese alles haben, was sie für die Arbeit brauchen. Hier fangen Sie damit an, alles, was zum Projekt gehört, zweckmäßig zu gruppieren und zu organisieren.

Schritt #5 Zeitplan erstellen: Nehmen Sie alle Details, die Sie soeben festgelegt haben, und fangen Sie einfach damit an, sie auf einem Zeitstrahl zu positionieren. Bringen Sie dabei für jede Projektphase alle Aufgaben und Meilensteine unter und erstellen Sie Planungsskizzen dafür.

Schritt #6 Aufgaben miteinander verknüpfen: Wie oben bereits erwähnt, muss unbedingt definiert werden, welche Aufgaben voneinander abhängen. Ihr Projektteam benötigt wiederum eine korrekte Darstellung dieser Abhängigkeiten, um effizient arbeiten zu können. Wenn möglich, sollten Sie ein System mit automatischen Benachrichtigungen anpeilen. Das erübrigt menschliches Eingreifen und beseitigt so das Fehlerrisiko.

Schritt #7 Lückenlos dokumentieren: Man sagt, der Teufel stecke im Detail, und das stimmt: Man kann nicht oft genug betonen, wie wichtig eine lückenlose Dokumentation ist. Jeder im Projektteam sollte jederzeit dazu in der Lage sein, den Status einer Aufgabe, eines Meilensteins oder eines Lieferobjekts, für das er verantwortlich ist, zu überprüfen. Und vergessen Sie auch die Zeiterfassung nicht. So können Sie künftig bei einem ähnlichen Projekt die Deadlines und Budgets besser kalkulieren.

Laden Sie sich Ihre kostenlose Projektplanungsvorlage herunter

Noch keine Erfahrung mit Projektmanagement und -planung? Sie könnten einfach klein anfangen und unten erstmal unsere kostenlose Projektplanungsvorlage herunterladen. Sie unterstützt Sie dabei, Ihr Projekt in handhabbare Teile herunterzubrechen und die richtigen Fragen zu stellen, um Ihr Projekt auf den Weg zu bringen.

Wir haben eine Vorlage für Microsoft Word erstellt.

Nach was für einem Projektmanagement-Tool sollten Sie sich umsehen und warum? Mehr darüber in diesem Blog-Artikel.

Sie sollten eine gute Projektplanung nicht unterschätzen, aber Sie brauchen auch keine Angst davor zu haben: Es geht darum, alle einzelnen Details zusammenzusuchen und alle auf einem realistischen Zeitstrahl unterzubringen. Egal ob Sie bereits leidenschaftlicher Projektmanager sind oder gerade mehr durch Zufall zu einem geworden sind: Die obige Struktur funktioniert für alle Arten von Projektmanagern und Branchen. Sie können den Plan auf Papier erstellen, mit einem Tabellenkalkulationsprogramm oder mit einer speziellen Projektmanagement-Software, je nachdem, wie Sie arbeiten. Aber eines ist gewiss: Wenn Sie es richtig machen, wird es sich auszahlen.