Wie man einen Projektplan erstellt: Leitfaden und gratis Vorlage

Ein Projektplan ist das Fundament, auf dem jedes Projekt aufbaut. Ohne ein stabiles Fundament sind Schwierigkeiten vorprogrammiert. Wenn der Start nicht reibungslos verläuft, wird sich auch das Ende anders gestalten als ursprünglich geplant.

Zum Glück können Sie die Kunst der Projektplanung erlernen. Dieser Blogbeitrag dient als Leitfaden, um herauszufinden, welche Informationen in einen Projektplan gehören und wie Sie diese in einen effektiven Projektzeitplan umsetzen können. Dadurch sind Sie in der Lage, zukünftig alle Deadlines einzuhalten und Ihr Budget zu managen.

Möchten Sie die Theorie gleich in die Praxis umsetzen? Wir haben eine Projektplan Vorlage erstellt, die Ihnen den Einstieg erleichtert. Den Download-Link finden Sie am Ende dieses Beitrags.Welche Punkte dürfen in keinem guten Projektmanagementplan fehlen?

Welche Inhalte dürfen in keinem guten Projektmanagementplan fehlen?

Um einen robusten Projektplan zu erstellen, brauchen Sie 3 wesentliche Zutaten:

  1. Ressourcen: Alles, was für den Erfolg eines Projekts erforderlich ist (also Personal, Ausrüstung, Software, etc.).
  2. Aufgaben: Alle verschiedenen Verantwortlichkeiten, die ein großes Projekt ausmachen, inklusive der großen und kleinen Aufgaben, die erledigt werden müssen.
  3. Aktivitäten: Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, müssen Sie den Status der Aufgaben im Auge behalten, den Zeitplan überwachen, Prioritäten setzen und die Zuweisung von Personal und Finanzmitteln über die gesamte Projektlaufzeit hinweg genau planen.

Ein Projektmanagementplan lässt sich weiter in detailliertere Abschnitte unterteilen. Hier sind einige Punkte, die vor dem Projektstart spezifiziert werden müssen:

  • Projektmeilensteine: Dies sind die entscheidenden Phasen des Projekts. Stellen Sie sich dies wie beim Bau eines Hauses vor, bei dem Sie Architekturentwurf, Fundamentlegung, Dachstuhlerrichtung, Fenstereinbau und alle anderen notwendigen Schritte berücksichtigen.
  • Liste der Tätigkeiten: Egal, ob es sich um große oder kleine Aufgaben handelt, notieren Sie jede einzelne Aufgabe, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. Dazu gehören die Planung, die Kontaktaufnahme mit Bauunternehmen, die Suche nach Elektrikern, der Kauf von Baumaterialien und viele andere wichtige Schritte, die erledigt werden müssen.

Ein weiteres nützliches Tool zur Projektplanung ist das Gantt-Diagramm. Lesen Sie mehr darüber in unserem Blogartikel.

  • Aufgaben: Berücksichtigen Sie alle kleinen Schritte, die zum endgültigen Ergebnis führen. Beachten Sie, dass viele Aufgaben von anderen Aufgaben oder Personen abhängig sind. Daher müssen Sie diese miteinander verknüpfen, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.
  • Dauer und zeitlicher Ablauf: Wie lange schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Projektphase ein? Ein solcher Zeitstrahl hilft dabei, die Arbeitslast zu bestimmen. Behalten Sie dabei immer die endgültige Deadline des Projekts im Hinterkopf. Ist das realistisch oder müssen Sie diese verschieben? Orientieren Sie sich für eine gute Schätzung an bisherigen Erfahrungen.

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  • Budget: Ermitteln Sie den finanziellen Bedarf, um alle erforderlichen Ressourcen für das Projekt abzudecken. Achten Sie darauf, realistische Schätzungen innerhalb eines bestimmten Rahmens abzugeben. Mit zunehmender Projekterfahrung werden Ihre Schätzungen präziser.
  • Projektteam: Welche Personen (mit welchen Erfahrungen und Fertigkeiten) benötigen Sie, um Ihr Projekt erfolgreich abschließen zu können? Bei einem Haus wären das z.B. Architekten, Klempner, Maler, Elektriker und andere Spezialisten.
  • Fortschritt: Ein effektives System zur Überwachung des Projektfortschritts ist unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam die Fortschritte verfolgen kann, und überlegen Sie, wie Sie die Effizienz des Projekts maximieren können.

Einen einfachen Projektplan können Sie mit einem Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramm erstellen (Vorlage siehe unten).

Wenn Sie jedoch einen wirklichen Wettbewerbsvorteil gewinnen möchten, können Sie von einer Projektmanagement Software mit umfassenden Projektmanagement Funktionen profitieren:

  • Einen guten Überblick über den Projektfortschritt behalten – in Echtzeit
  • Immer die neuesten Informationen zur Verfügung haben
  • Alle Projektspezifikationen, ob klein oder groß, in einem zentralen Tool festlegen
  • Auf transparente Weise mit einem Team oder sogar mit dem Kunden zusammenarbeiten

7 Schritte, um den perfekten Projektplan zu erstellen

Jetzt, wo Sie alle erforderlichen Informationen berücksichtigt haben, ist es Zeit, Ihren Projektplan zu erstellen. Ein Projektablaufplan listet alle anfallenden Aufgaben auf und hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen.

Darüber hinaus ermöglicht er Ihnen sowohl einen allgemeinen Überblick als auch eine detaillierte Betrachtung. Ein Projektplan ist nichts, was einfach in der Schublade verstaubt, sondern muss immer wieder überprüft werden, um einen realistischen Überblick über das Projekt zu behalten, sobald es umgesetzt wird.

Schritt #1 Den gesamten Projektumfang dokumentieren

Hier geht der Projektplanungsspaß so richtig los. Dokumentieren Sie zu Beginn alle wesentlichen Details und legen Sie die konkreten Projektziele, Deadlines, Aufgaben und Kosten fest.

Schritt #2 Projektphasen in Meilensteine und Aufgaben gliedern

Als Nächstes müssen Sie den zeitlichen Ablauf des Projekts bestimmen. Welche Aufgabe muss zuerst erledigt werden, und welche folgt als nächstes? Zusammenhängende kleinere Aufgaben können zu größeren Meilensteinen zusammengefasst werden. So verhindern Sie, dass Ihr Team sich überfordert fühlt und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Schritt #3 Benötigte Ressourcen abschätzen

Wie viele Mitarbeiter brauchen Sie und welche konkreten Ressourcen werden benötigt? Bleiben Sie dabei so realistisch wie möglich: Sie sollten hier weder übertreiben noch den Bedarf unterschätzen. Beides würde den zeitlichen Ablauf und das Budget Ihres Projekts in Gefahr bringen.

Schritt #4 Ressourcen beschaffen

Nachdem Sie nun die Ressourcen kalkuliert haben, holen Sie sich die richtigen Leute ins Boot und sorgen dafür, dass sie alles haben, was sie für ihre Arbeit benötigen. Hier fangen Sie damit an, alle notwendigen Materialien und Ressourcen zweckmäßig zu gruppieren und zu organisieren.

Schritt #5 Zeitplan erstellen

Nehmen Sie alle Details, die Sie soeben festgelegt haben, und ordnen Sie diese auf einem Zeitstrahl an. Bringen Sie dabei für jede Projektphase alle Aufgaben und Meilensteine unter und erstellen Sie entsprechende Zeitpläne.

Schritt #6 Aufgaben miteinander verknüpfen

Definieren Sie, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Ihr Team benötigt eine klare Darstellung dieser Abhängigkeiten, um effizient arbeiten zu können. Automatisierte Benachrichtigungssysteme sind eine Option, um das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Schritt #7 Lückenlos dokumentieren

Man sagt, der Teufel stecke im Detail, und das stimmt: Man kann nicht oft genug betonen, wie wichtig eine lückenlose Dokumentation ist. Jeder im Projektteam sollte jederzeit dazu in der Lage sein, den Status einer Aufgabe, eines Meilensteins oder eines Lieferobjekts, für das er verantwortlich ist, zu überprüfen. Und vergessen Sie auch die Zeiterfassung nicht. So können Sie künftig bei einem ähnlichen Projekt die Deadlines und Budgets besser kalkulieren.

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Sie haben noch wenig Erfahrung mit Projektmanagement und Projektplanung? Dann empfehlen wir, klein anzufangen und unten erstmal unsere kostenlose Projektplanungsvorlage herunterzuladen. Diese Vorlage unterstützt Sie dabei, Ihr Projekt in überschaubare Teile herunterzubrechen und die richtigen Fragen zu stellen, um Ihr Projekt erfolgreich auf den Weg zu bringen.

Welche Projektmanagement-Software sollten Sie wählen und warum?

Abschließend sei gesagt, dass eine gründliche Projektplanung von großer Bedeutung ist. Sie sollten jedoch keine Angst davor haben. Es geht darum, alle Details zusammenzuführen und auf einen realistischen Zeitstrahl zu setzen. Diese Struktur eignet sich für alle Arten von Projekten, unabhängig davon, ob Sie bereits leidenschaftlicher Projektmanager sind oder eher zufällig in diese Rolle geschlüpft sind.

Sie können Ihren Plan auf Papier erstellen, ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden oder spezielle Projektmanagement-Software einsetzen, je nach Ihren individuellen Arbeitsweisen. Eines steht jedoch fest: Wenn Sie die Projektplanung richtig machen, wird sich die Investition am Ende auszahlen.


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  • 01/09/2023
  • Letzte Änderung am 12/02/2024

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