Erfahren Sie in diesem Artikel alles Wissenswerte über Gantt-Diagramme und wie Sie sie effektiv im Projektmanagement einsetzen können. Wir haben die Vorteile von Gantt-Diagrammen bei der Durchführung von Projekten für Sie zusammengefasst.
Unser Artikel behandelt folgende Themen:
- Wie erstellen Sie selbst ein Gantt-Diagramm?
- Die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Teamleader (+ Vorschau)
Erfahren Sie, wie Gantt-Diagramme Ihre Projekte effizienter gestalten können und nutzen Sie dieses wertvolle Instrument zur besseren Planung und Durchführung Ihrer Projekte.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein nützliches Tool zur Projektplanung. Dabei werden alle geplanten Aufgaben in einer Übersicht dargestellt, sodass für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen.
Ein Gantt-Diagramm zeigt:
Das Anfangs- und Enddatum eines Projekts
Welche Aufgaben das Projekt umfasst
Welche Personen für welche Aufgaben verantwortlich sind
Das geplante Anfangs- und Enddatum einer jeden Aufgabe
Die geschätzte Dauer einer jeden Aufgabe
Überschneidende bzw. miteinander verknüpfte Aufgaben
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Was sind die Bestandteile eines Gantt-Diagramms?
Ein Gantt-Diagramm besteht normalerweise aus den folgenden Elementen:
Datumsangaben: Durch die Angabe der Anfangs- und Enddaten ist auf einen Blick ersichtlich, wann das gesamte Projekt startet und endet.
Aufgaben: Projekte bestehen aus einer Reihe von Teilaufgaben. Mit einem Gantt-Diagramm können diese im Auge behalten werden, damit keine Aktivität vergessen wird oder in Rückstand gerät.
Voraussichtlicher Zeitrahmen: Das Diagramm zeigt, wann jede Aufgabe ausgeführt werden sollte. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Teilaufgabe termingerecht erledigt wird und das gesamte Projekt planmäßig abgeschlossen werden kann.
Abhängigkeiten: Manche Aufgaben können zu beliebigen Zeitpunkten ausgeführt werden, während andere vor dem Start oder nach dem Ende einer anderen Aufgabe ausgeführt werden müssen. Diese Abhängigkeiten werden in einem Gantt-Diagramm deutlich gemacht.
Fortschritt: Im Diagramm ist genau ersichtlich, wie sich Ihr Projekt entwickelt und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Das aktuelle Datum wird ebenfalls angezeigt, damit Sie einen Überblick darüber erhalten, was noch zu tun ist und ob Sie das Projekt zeitgerecht fertigstellen können.
Die Vorteile eines Gantt-Diagramms
Die Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement bietet Ihnen die folgenden Vorteile:
Klarheit
Verbesserte Kommunikation
Motivation
Verbessertes Zeitmanagement
Flexibilität
1. Klarheit
Ein Gantt-Diagramm bietet eine umfassende Darstellung der verschiedenen Aufgaben und Zeitleisten eines Projekts. Mit diesem Instrument behalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Es verdeutlicht den Beteiligten, wie die Aufgaben verteilt sind und welche Ressourcen den einzelnen Aufgaben zugeordnet sind. Auf diese Weise vermittelt es ein genaues Bild des Projektstatus und hilft Ihnen zu erkennen, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
2. Verbesserte Kommunikation
Teams verwenden Gantt-Diagramme, um die Anzahl von Meetings zu verringern und Angaben zum Projektstatus auf dem letzten Stand zu halten. Ein Gantt-Diagramm liefert den Beteiligten somit ein übersichtliches Bild über die Fortschritte der einzelnen Aufgaben.
3. Motivation
Durch die Bereitstellung eines klaren Überblicks erhalten die Teammitglieder bessere Einblicke in die Gesamtleistung und haben die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise optimal an den Projektplan anzupassen. Zusätzlich werden Ihnen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben vor Augen geführt, damit Sie besser verstehen, was die Verzögerung einzelner Aufgaben für das gesamte Projekt bedeutet. Dies fördert wiederum die Zusammenarbeit und regt zu einer besseren Koordinierung der Aufgaben an.
4. Zeitmanagement
Gantt-Diagramme helfen Ihnen, realistische Fristen festzulegen. Die Balken im Diagramm kennzeichnen einen Zeitraum, in dem eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen sein sollte. Damit verhindern Sie auch, dass andere Projekte, die ebenfalls Ressourcen und Zeit erfordern, behindert werden.
5. Flexibilität
Häufig ändern sich Projekte während ihrer Durchführung. Treten unerwartete Veränderungen beim Umfang oder Zeitrahmen eines Projekts auf, können Aufgaben und Ressourcen, Dank der guten Übersicht, einfach angepasst werden.
Die Nachteile eines Gantt-Diagramms
Wo es Vorteile gibt, muss man sich aber auch der Nachteile bewusst sein:
Komplexität
Linearität
Arbeitsaufwand
1. Komplexität
Bei Projekten, die zahlreiche Aufgaben und Ressourcen umfassen, kann das Gantt-Diagramm sehr umfangreich werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um ein Großprojekt handelt oder das zuständige Team sehr viele Mitarbeiter hat. Die Darstellung Dutzender oder sogar Hunderter Aufgaben in einem Gantt-Diagramm könnte dann zu kompliziert und schwer verständlich sein. Deshalb ist es wichtig, sich die unterschiedlichen Aufgaben und Teilaufgaben vorab vor Augen zu führen und jemanden zu ernennen, der sich um die Details kümmert.
2. Linearität
Ihr Gantt-Diagramm ist nur dann erfolgreich, wenn Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende in linearer Form darstellen. Das bedeutet, dass Sie schon bei Projektstart eine Vorstellung vom Endergebnis, sowie den nötigen Schritten haben müssen. Dies mag logisch klingen, wenn Sie etwa ein Haus bauen, ist aber wesentlich schwieriger zu bewerkstelligen, wenn Sie ein Team von Webentwicklern sind, die an einem Auftrag arbeiten, für den es kein spezifisches Endergebnis gibt.
3. Arbeitsaufwand
Projekte können im Laufe ihres Entstehens verändert werden. In diesem Fall müssen Gantt-Diagramme entsprechend angepasst werden. Das könnte bedeuten, dass der zuständige Projektmanager das Diagramm laufend aktualisieren muss – eine Aufgabe, die mit Projektmanagement-Software leichter fällt.
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Mit den folgenden Schritten können Sie Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellen:
Listen Sie alle Aufgaben auf.
Führen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben auf.
Legen Sie einen Zeitrahmen für das Projekt fest.
Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu.
Aufgaben auflisten
Bei der Planung der Projektdurchführung ist es entscheidend, alle erforderlichen Aufgaben sorgfältig zu notieren. Dabei sollten Fristen und verantwortliche Teammitglieder berücksichtigt werden.
Wenn Sie beispielsweise eine Website neu gestalten möchten, gibt es einen umfangreichen Aufgabenbereich, der die Erstellung einer Reihe von Mockups in Photoshop umfasst.
Diese Aktivität lässt sich in mehrere Teilaufgaben unterteilen, wie beispielsweise:
Wireframes erstellen
Nutzbarkeit von Wireframes überprüfen
Mockups zu den besten Wireframes erstellen
Einen Prototyp eines Mockups erstellen
Usability-Tests durchführen
Den besten Prototyp überprüfen und für die Entwicklung freigeben
Dasselbe gilt auch für andere Projekte, wie die Renovierung eines Hauses. Auch dieses Projekt könnte in unterschiedliche Aufgaben unterteilt werden, wie z. B.:
Materialien bestellen
Zwischenabrechnung senden
Böden legen
Wände ausmalen
Arbeitsstunden verrechnen
Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufführen
Oft muss eine Aufgabe beendet sein, bevor mit der nächsten begonnen werden kann. Das kann mit einer Dinnerparty verglichen werden: Zuerst müssen Sie das Essen kochen (Aufgabe A), bevor Sie es Ihren Gästen servieren können (Aufgabe B). Andere Aufgaben können wiederum gleichzeitig erledigt werden: Um das Gemüse zu schneiden (Aufgabe A), müssen Sie nicht warten, bis die Kartoffeln gekocht sind (Aufgabe B). Zeichnen Sie auf, wie die unterschiedlichen Aufgaben in Ihrem Projekt miteinander in Beziehung stehen.
Zeitrahmen für das Projekt festlegen
Wie viele Tage oder – noch genauer – Stunden haben Sie für dieses Projekt Zeit? Berücksichtigen Sie dabei auch, dass sich jedes Projekt verzögern kann: Aufzeichnungen über frühere Projekte und eine durchgehende Zeiterfassung helfen Ihnen einzuschätzen, wie flexibel Sie bei der Planung des Zeitrahmens sein müssen.
Teammitgliedern Aufgaben zuweisen
Auch hier helfen Ihnen Aufzeichnungen zu Teilaufgaben. Wenn beispielsweise aus Ihren Daten hervorgeht, dass ein bestimmter Lieferant Termine normalerweise nicht einhält, empfiehlt es sich, ihm keine Aufgaben mit hoher Priorität zukommen zu lassen oder für genügend Zeitreserven zu sorgen.
Was Sie ebenfalls beachten müssen:
An welchen anderen Projekten Kollegen gleichzeitig arbeiten
Geplante Pausen oder Urlaubszeiten für Teammitglieder
Gantt-Diagramme in Excel erstellen
Schritt 1: Listen Sie alle Aufgaben mit deren Anfangs- und Enddaten auf
Nach Abschluss dieses Schritts haben Sie einen Überblick über Folgendes:
Bezeichnung der Aufgaben
Anfangsdatum der Aufgaben
Dauer bis zur Fertigstellung der Aufgaben
Öffnen Sie in Excel ein neues Tabellenblatt und schreiben Sie alle Aufgaben gemeinsam mit den Anfangs- und Enddaten auf.
Schritt 2: Berechnen Sie den ersten Tag einer jeden Aufgabe
Um den ersten Tag einer Aufgabe zu berechnen, fügen Sie eine weitere Spalte mit dem Namen "Erster Tag" hinzu und wenden Sie die int()-Funktion an, um das Anfangsdatum in eine ganze Zahl umzuwandeln. Anschließend subtrahieren Sie das Anfangsdatum der Aufgabe vom Startdatum des Projekts.
In unserem Beispiel würde die Formel für die erste Aufgabe folgendermaßen aussehen:
=int(B2)-int($B$2)
Hinweis: Sie müssen $B$2 anstelle von B2 hinzuzählen, um die absolute Position der Zelle B2 in der Formel zu bestimmen.
Danach sollte die Spalte folgendermaßen aussehen:
Jetzt wissen Sie, an welchem Tag jede Aufgabe beginnen sollte.
Schritt 3: Berechnen Sie den letzten Tag einer jeden Aufgabe
Subtrahieren Sie das Anfangsdatum der ersten Aufgabe vom Enddatum der aktuellen Aufgabe unter Verwendung folgender Formel:
=int(C2)-int($B$2)
Schritt 4: Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe
Subtrahieren Sie mithilfe dieser einfachen Formel den letzten Tag vom ersten Tag:
=E2-D2
Jetzt haben Sie alle nötigen Informationen zur Erstellung eines Gantt-Diagramms.
Schritt 5: Fügen Sie ein Diagramm hinzu
Danach sollte das Diagramm folgendermaßen aussehen:
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellt!
Beachten Sie aber, dass das soeben erstellte Diagramm auch gewisse Nachteile hat.
Es bietet keine einfache Möglichkeit, Personen Aufgaben zuzuteilen.
Änderungen können weder rasch noch einfach eingetragen werden.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können nicht klar dargestellt werden.
Für größere Projekte ist es daher empfehlenswert, Projektmanagement-Software mit integrierten Gantt-Diagrammen zu verwenden.
Die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Teamleader (+ Vorschau)
Gantt-Diagramme in der Praxis
Fragen Sie sich, wie Sie Gantt-Diagramme für Ihre Geschäftstätigkeit nutzen können? In den folgenden Beispielen beschreiben wir, wie Agenturen und Baufirmen dieses Tool optimal im Projektmanagement einsetzen.
Gantt-Diagramme für Agenturen
Obwohl es einen großen Unterschied zwischen Agenturen in der Kreativwirtschaft und jenen im IT-Sektor gibt, weisen sie bei einigen wichtigen Aspekten des Projektmanagements Gemeinsamkeiten auf:
Beide müssen die (sich manchmal rasch ändernden) Wünsche zahlreicher Beteiligter berücksichtigen.
Um die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen, verzögern sich Projekte oft und das Budget muss aufgestockt werden.
Es gibt sowohl Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden können, als auch Aufgaben, die zuerst fertiggestellt werden müssen, bevor mit der nächsten begonnen werden kann.
Erstellen Sie eine detaillierte Zeitleiste, damit Sie die Erwartungen Ihrer Kunden gleich von Beginn an steuern. Beziehen Sie alle Teammitglieder in den Erstellungsprozess ein und aktualisieren Sie die Zeitleiste, sobald sich ein Meeting oder eine Aufgabe verschiebt.
Wenn Sie etwa eine Website entwickeln, folgen Sie wahrscheinlich einem bewährten Ablauf wie dem folgenden:
Wireframe für die Benutzeroberfläche entwickeln
Mockup in Photoshop erstellen
Website entwickeln
Website testen
Bei diesem Prozess sind manche Aufgaben miteinander verknüpft. So müssen Designer die Wireframes erstellen, bevor Entwickler mit der Arbeit an der Website beginnen können. Diese kann wiederum erst getestet werden, wenn eine erste Version verfügbar ist.
Dabei besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Schritte wiederholt werden müssen, bevor ein Endergebnis vorliegt. Ihre Designer müssen möglicherweise unterschiedliche Mockups anfertigen, bevor der Kunde vollständig zufrieden ist. All diese Aufgaben können mit einem Gantt-Diagramm verfolgt werden.
Baufirmen
In der Bauindustrie werden Gantt-Diagramme häufig eingesetzt, um besondere Herausforderungen bei Bauprojekten zu bewältigen. Die enge Verflechtung der einzelnen Aufgaben erfordert eine präzise Organisation. Beispielsweise kann die Arbeit an der Zimmerdecke erst beginnen, nachdem die Stützen eingebaut wurden, und der Badezimmerfußboden kann erst verlegt werden, wenn die Zimmerdecke fertiggestellt ist.
Gleichzeitig sind die Arbeitsstunden in einem Bauprojekt relativ skalierbar. Arbeiter wie Maurer können an einem Tag mehr oder weniger dieselbe Anzahl von Ziegeln verlegen.
Mit einem Gantt-Diagramm lässt sich die voraussichtliche Projektdauer effizient ermitteln und die Projektplanung sowie das Ressourcenmanagement optimieren.
Erstellen Sie Ihr eigenes Gantt-Diagramm
Wenn Sie an größeren Projekten arbeiten, empfiehlt es sich, unterschiedliche Projektmanagement-Tools genauer unter die Lupe zu nehmen. Ansonsten können Sie auch unseren Tipps zum Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel folgen. Wofür Sie sich auch entscheiden – jetzt kennen Sie jedenfalls die Grundlagen zum Erstellen von Gantt-Diagrammen.
Gantt-Diagramme bieten einen hervorragenden Überblick über alle Aufgaben sowie über deren Beginn und das geschätzte Enddatum. Außerdem wird ersichtlich, wie Aufgaben und Ressourcen aufgeteilt sind und wie Ihr Team mit der erfolgreichen Erledigung jeder Aufgabe vorankommt. Gantt-Diagramme erleichtern außerdem die Kommunikation und geben Auskunft über Ihre Gesamtleistung.
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Häufig gestellte Fragen zu Gantt-Diagrammen
Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig gestellte Fragen zu Gantt-Diagrammen.
Was ist der Zweck einer Critical Path Analysis?
Eine Critical Path Analysis (CPA) ist ein wichtiges Hilfsmittel für Manager. Damit können sie feststellen, welche Aktivitäten zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, einschließlich der benötigten Zeit und der Beziehungen zwischen diesen Aktivitäten. Eine CPA kann deshalb zeigen, ob ein Projekt zeitgerecht fertiggestellt wird oder nicht.
Was ist die freie Pufferzeit („Free Float“) beim Projektmanagement?
Die freie Pufferzeit ist die Zeit, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne dass sich die darauffolgende Aufgabe im Projekt ebenfalls verzögert.
Was ist WBS im Projektmanagement?
Ein Projektstrukturplan, auch als Work Breakdown Structure (WBS) bekannt, ermöglicht eine hierarchische Untergliederung eines Projekts in kleinere Komponenten. Mit einem WBS erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den gesamten Projektumfang. Die Arbeiten Ihres Teams können so in überschaubare Abschnitte unterteilt und effizient organisiert werden.
Was sind PERT-Diagramme?
PERT ist die Abkürzung von Program Evaluation Review Technique. Ursprünglich wurde diese Ereignis-Knoten-Darstellung in den 1950er-Jahren vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium zur Verwaltung des Polaris-Projekts entwickelt. PERT ist eine Methode, mit der die Mindestdauer festgestellt werden kann, die zur Durchführung des gesamten Projekts benötigt wird. Dabei wird auch ein Unsicherheitsfaktor berücksichtigt.
Was ist die gesamte Pufferzeit („Total Float“) im Projektmanagement?
Die gesamte Pufferzeit ist die Zeit, um die sich eine Aufgabe in einem Projekt verzögern kann, ohne dass sich das Fertigstellungsdatum des Projekts verzögert.
Was ist der negative Puffer einer Aufgabe?
Der negative Puffer ist die Zeit, die zur Fertigstellung einer Aufgabe über den (ursprünglich) geplanten Zeitpunkt hinaus benötigt wird. Oder anders ausgedrückt, ist der negative Puffer die Zeit, die eingespart werden muss, um ein Projekt noch zeitgerecht abzuschließen.
Woher kommt die Bezeichnung „Gantt-Diagramm“? Wer war Gantt?
Das Gantt-Diagramm wurde nach seinem Erfinder Henry Laurence Gantt (1861-1919) benannt, einem amerikanischen Ingenieur und Unternehmensberater. Das von ihm entwickelte Gantt-Diagramm wurde für große Infrastrukturprojekte verwendet, darunter die Hoover-Talsperre und das Interstate Highway System. Auch heute noch ist es noch ein wichtiges Projektmanagement-Tool.
Was bedeutet „Project Scheduling“?
Beim Project Scheduling werden Projektzeitpläne erstellt, in denen die durchzuführenden Aufgaben, die zugewiesenen Ressourcen und die entsprechenden Zeitrahmen aufgelistet werden.
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