Projektangebote erstellen: Festpreisangebot oder variable Kalkulation?

Gerade in wachsenden Agenturen mit mehreren Projekten parallel ist diese Frage nicht trivial. Wer zu knapp kalkuliert, riskiert Verluste und Überlastung im Team. Wer zu hoch ansetzt, schreckt Kund:innen ab. Es gilt also, den Balanceakt zu meistern: fair für den Kunden, profitabel für die Agentur.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Schritt für Schritt zu einem realistischen Angebotspreis kommst. Mit praxisnahen Tipps und Einblicken, die dir helfen, Projekte erfolgreich zu verkaufen und sauber abzuwickeln.

Viele Agenturen greifen bei Angeboten zunächst zum Festpreis. Klingt verlockend: ein klarer Betrag, keine Überraschungen, einfache Kommunikation mit dem Kunden. Aber wie so oft steckt der Teufel im Detail.

Ein Festpreis schafft Sicherheit - sowohl für den Kunden als auch für die Agentur. Der Kunde weiß genau, was er zahlen wird, und kann sein Budget entsprechend einplanen. Auch für die Agentur ist es angenehm, mit einer klaren Kalkulation zu starten und Projekte ohne endlose Diskussionen über einzelne Stunden abzuwickeln. Besonders in der Angebotsphase können Festpreise ein Türöffner sein, weil sie Vertrauen vermitteln und die Entscheidung vereinfachen.

Die Kehrseite: Ein Festpreis kann schnell zur Kostenfalle werden. Jede zusätzliche Feedbackschleife, jede ungeplante Änderung oder jeder Mehraufwand landet auf den Schultern deiner Agentur - nicht beim Kunden. Vor allem bei kreativen Projekten, die naturgemäß dynamisch verlaufen, wird ein Festpreis oft zum Risiko. Am Ende arbeitet dein Team länger und intensiver, als ursprünglich kalkuliert - und die Marge schmilzt dahin.

Ein Festpreis kann dann sinnvoll sein, wenn die Aufgabenstellung glasklar definiert ist, der Leistungsumfang überschaubar bleibt und das Risiko für Abweichungen gering ist. Klassische Beispiele: kleinere Kampagnen, klar umrissene Designprojekte oder wiederkehrende Standardleistungen.

Im Gegensatz zum Festpreis setzen variable Angebote auf Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Hier wird nicht ein fixer Betrag vereinbart, sondern nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet - meist auf Basis von Stundensätzen oder Tagessätzen.

Variable Angebote geben dir die nötige Flexibilität, wenn Projekte nicht bis ins letzte Detail planbar sind. Änderungswünsche des Kunden oder zusätzliche Leistungen lassen sich problemlos integrieren, ohne dass du sofort in eine Nachkalkulationsfalle tappst. Dein Team wird fair für den tatsächlichen Aufwand entlohnt, und die Profitabilität bleibt stabil – auch wenn ein Projekt dynamisch verläuft. Gleichzeitig gewinnst du wertvolle Daten für die Projektzeiterfassung, die dir bei künftigen Kalkulationen hilft.

Allerdings kann ein variables Angebot für Kund:innen auch Unsicherheit bedeuten. Ohne klaren Endbetrag entsteht schnell das Gefühl: „Hier gibt es kein Limit, und die Kosten laufen davon.“ Das erfordert Vertrauen - und eine sehr saubere, transparente Kommunikation. Auch die Agentur selbst muss konsequent Zeiten erfassen, sonst entstehen Lücken, die am Ende Geld kosten.

Variable Modelle sind besonders sinnvoll bei komplexen, kreativen oder langfristigen Projekten, bei denen sich Anforderungen naturgemäß verändern. Beispiele sind umfangreiche Webentwicklungen, Strategieberatung oder Retainer-Modelle, bei denen du mit deinen Kunden flexibel zusammenarbeitest. Hier bietet die Flexibilität nicht nur Sicherheit für die Agentur, sondern auch einen echten Mehrwert für den Kunden.

Ein gutes Angebot ist keine Bauchentscheidung, sondern basiert auf klaren Prozessen und belastbaren Daten. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung entwickelst du Angebote, die deine Agentur profitabel halten - und gleichzeitig für deine Kund:innen nachvollziehbar sind.

Beginne mit einem klaren Scope: Welche Leistungen sind enthalten, welche nicht? Welche Deliverables werden am Ende übergeben, wie viele Korrekturschleifen sind vorgesehen, und gibt es klare Abnahmekriterien? Gerade hier passieren oft Fehler - ein „kleines Extra“ summiert sich schnell zu mehreren Tagen Arbeit.

Zerlege das Projekt in einzelne Arbeitspakete (z. B. Konzept, Design, Entwicklung, Projektmanagement) und schätze den Zeitaufwand für jede Rolle. Nutze dafür am besten echte Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten. Wenn du eine Projektzeiterfassung nutzt, kannst du diese Daten abrufen und sie als Basis für deine Schätzung nehmen - das macht die Kalkulation nicht nur präziser, sondern auch argumentationsstärker.

Ein Projekt ist nur so realistisch, wie es deine Ressourcenplanung zulässt. Prüfe, welche Mitarbeitenden zu welchem Zeitpunkt Kapazitäten haben, und berücksichtige saisonale Auslastung oder parallele Projekte. Engpässe können den Aufwand in die Höhe treiben - und sollten von Anfang an einkalkuliert werden.

Lege für jede Rolle interne Stundensätze fest und addiere externe Kosten wie Freelancer-Honorare, Software-Lizenzen oder Druckkosten. Auch Reisekosten oder Fremdleistungen sollten nicht vergessen werden - sie sind oft der Grund, warum Projekte am Ende doch teurer werden als geplant.

Kein Projekt läuft zu 100 % wie geplant. Deshalb solltest du je nach Projektkomplexität 10–30 % Puffer einrechnen. Damit schützt du deine Agentur vor unvorhersehbarem Mehraufwand und bleibst dennoch transparent gegenüber Kund:innen.

Ein Angebotspreis sollte nicht nur kostendeckend, sondern profitabel sein. Plane eine Marge von 20–35 %, abhängig von deiner Positionierung und Marktsituation. Aus 14.880 € Basis wird so ein Angebotspreis von rund 19.300 €. Bei variabler Kalkulation gilt: Klare Stundensätze kommunizieren und eine Obergrenze (Cap) vereinbaren, ab der du weitere Stunden nur nach Rücksprache berechnest.

Gliedere das Honorar in Meilensteinzahlungen (z. B. 40/40/20). Das verbessert deinen Cashflow und reduziert dein Risiko, bei Projektverzögerungen auf offenen Rechnungen sitzenzubleiben. Formuliere außerdem ein sauberes Änderungsmanagement (Change Requests), Zahlungsziele und Abbruchregelungen.

Ein Angebot ist nicht nur ein Zahlenwerk, sondern auch ein Kommunikationsmittel. Formuliere es klar und kundenorientiert: Was bekommt der Kunde, welchen Nutzen hat er davon und welche Leistungen sind nicht enthalten? Visuelle Elemente wie Zeitpläne, Meilensteine oder eine Übersicht der Deliverables helfen, dein Angebot professionell und nachvollziehbar wirken zu lassen.

Ein Angebot ist erst der Anfang. Nutze dein CRM, um Follow-ups zu planen, Einwände nachzuhalten und Änderungen transparent zu dokumentieren. Das sorgt für Klarheit und zeigt deinem Kunden, dass du professionell arbeitest.

Ein Angebot zu kalkulieren ist das eine - es nahtlos in die Projektabwicklung zu überführen, das andere. Genau hier unterstützt dich Teamleader Focus: Von der Angebotserstellung bis zur finalen Rechnung läuft alles in einem System zusammen.

Du kannst Angebote direkt im Tool erstellen, auf Basis deiner hinterlegten Stundensätze, Projektzeiterfassung und historischen Daten. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für realistische Preise, die auf Fakten beruhen. Wird das Angebot vom Kunden angenommen, wandelst du es mit wenigen Klicks in ein Projekt um - inklusive klarer Budget- und Kapazitätsplanung.

Der größte Vorteil: Aus Angeboten werden automatisch Rechnungen. Du musst nicht mehr Daten manuell übertragen oder Beträge neu berechnen. Änderungen im Projektverlauf werden transparent nachgeführt, sodass Rechnungen jederzeit korrekt und nachvollziehbar sind - ob als klassische Rechnung oder direkt als E-Rechnung.

So hast du die volle Kontrolle: vom ersten Angebot über die laufende Projektsteuerung bis hin zur Abrechnung. Alles integriert, alles übersichtlich - und mit deutlich weniger administrativem Aufwand.

Die Angebotserstellung ist weit mehr als eine Formsache - sie entscheidet über die Profitabilität deiner Projekte und über das Vertrauen deiner Kund:innen. Ob du dich für ein Festpreis- oder ein variables Modell entscheidest: Wichtig ist, dass deine Kalkulation realistisch, transparent und nachvollziehbar ist. So schützt du nicht nur deine Margen, sondern zeigst auch Professionalität.

Doch gerade für wachsende Agenturen ist die saubere Kalkulation oft eine Herausforderung: zu viele Projekte gleichzeitig, fehlende Transparenz bei der Zeiterfassung oder umständliche Prozesse zwischen CRM, Projektplanung und Rechnungsstellung. Hier macht dir eine All-in-one Agentursoftware wie Teamleader Focus das Leben deutlich leichter. Mit nur wenigen Klicks kalkulierst du Angebote, wandelst sie in Projekte um, erfasst Zeiten und stellst Rechnungen - alles in einem System. So sparst du Zeit, reduzierst Fehler und stellst sicher, dass jedes Projekt am Ende auch wirtschaftlich stimmt.