Ob Handwerksbetrieb oder Tech-Startup – die Kirsche auf der Torte ist in jedem Unternehmen dieselbe: die Rechnungsstellung. Auch wenn alle Rechnungen im Kern dasselbe aussagen – eine Zahlung steht aus – gibt es dennoch bedeutende Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten von Rechnungen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die 8 wichtigsten Rechnungsarten und wann sie verwendet werden.
Je nach Art des Unternehmens, der erbrachten Leistung, der Dauer der Tätigkeit und weiteren Faktoren kann der Rechnungstyp variieren. Sie sind mit den Feinheiten der Fakturierung (Rechnungsstellung) nicht gut vertraut? Keine Sorge: Unsere Zusammenfassung hilft Ihnen dabei, Verwirrung zu vermeiden und die optimale Rechnungsart für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen auszuwählen.
Die Standardrechnung
Der Klassiker unter den Rechnungen. In den meisten Branchen ermöglicht die Standardrechnung die Abwicklung der Mehrheit aller Transaktionen. Sie enthält die essentiellen Informationen über erbrachte Leistungen, Kunden und Lieferanten.
Wiederkehrende Rechnung
Diese Rechnungsart wird verwendet, wenn Kunden regelmäßig dieselben Produkte oder Dienstleistungen bestellen und Rechnungen in regelmäßigen Intervallen versandt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall bei Unternehmen, die einen fixen monatlichen Betrag verrechnen, wie im Falle einer Miete. Was sich dabei nicht ändert, sind die Informationen, Produkte, Dienstleistungen oder Kundendetails. Es wäre daher absolute Zeitverschwendung, wenn Sie Rechnungen, die Sie jeden Monat versenden, jedes Mal manuell erstellen würden.
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Kumulierte Rechnung
Die kumulierte Rechnung, auch als Sammelrechnung bekannt, ermöglicht das Zusammenfassen mehrerer Transaktionen oder Leistungen in einer einzigen Rechnung. Diese Option wird genutzt, wenn über einen bestimmten Zeitraum hinweg mehrere kleine Transaktionen für einen Kunden oder ein Projekt erfolgten. Diese Art der Abrechnung bringt den Vorteil, dass der Kunde eine übersichtliche Gesamtrechnung erhält, die sämtliche Kosten und Transaktionen zusammenfasst.
Die Anzahlungsrechnung
Lange Zahlungsfristen sind manchmal ärgerlich, insbesondere für mittelständische Betriebe mit knappen finanziellen Mitteln. Mit einer Anzahlungsrechnung können Sie Ihren Kunden einen Teil der Rechnung bereits vor Lieferung oder Durchführung der Arbeit bezahlen lassen. Dies bietet nicht nur finanzielle Entlastung, sondern auch eine bessere Absicherung für unerwartete Ereignisse.
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Proforma-Rechnung
Oder auch einfach: ein „Angebot“ oder „Kostenvoranschlag“. Genau genommen handelt es sich bei einer Proforma-Rechnung um gar keine Rechnung. Denn sie fordert Kunden nicht zur Zahlung auf, sondern wird verwendet, um vorab die geforderten Dienstleistungen oder Produkte und deren Preise aufzulisten.
Gleichzeitig stellt sie eine verbindliche Zusage seitens des Lieferanten dar, einen bestimmten Artikel oder eine spezifische Dienstleistung bereitzustellen. Sie wird meistens bei Transaktionen mit Drittländern angewendet.
Die Proforma-Rechnung ist normalerweise ein Kostenvoranschlag. Das bedeutet auch, dass der Betrag von der späteren tatsächlichen Rechnung abweichen kann.
Stornorechnung
Manchmal kann es vorkommen, dass eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert oder storniert werden muss. Hier kommt die Stornorechnung ins Spiel. Sie wird verwendet, um Fehler in einer vorherigen Rechnung zu berichtigen oder eine Rechnung komplett rückgängig zu machen.
Die Stornorechnung listet die korrigierten Beträge auf und gibt eine Begründung für die Stornierung oder Korrektur an. Dies schafft Transparenz und Dokumentation über den gesamten Prozess.
Handelsrechnung
Die Handelsrechnung wird für den Außenhandel verwendet, wenn Waren über eine Grenze transportiert werden. Für die Zollerklärung ist eine Rechnung mit zusätzlichen Informationen erforderlich, wie z. B. Kontaktdaten von Käufer und Verkäufer, detaillierte Produktinformationen, Selbstkosten der Waren sowie anfallende Steuern.
Zusätzlich müssen einige besondere Merkmale aufgeführt sein, wie das Ursprungsland, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, harmonisierte Artikelcodes und eine entsprechende Authentifizierung.
Rechnung auf Stundenbasis
Einige Dienstleistungsanbieter rechnen nicht auf der Grundlage verkaufter Artikels ab, sondern nach Zeiterfassung. In diesem Fall wird eine Rechnung für die erbrachten Arbeitsstunden ausgestellt.
Dies eignet sich beispielsweise ideal für Beratungsagenturen, Marketingfirmen oder Webentwickler, die auf Zeitbasis Dienstleistungen erbringen.
Indem sie ihre Kunden basierend auf tatsächlich geleisteter Arbeit abrechnen, schaffen sie eine transparente Abrechnung und eröffnen flexible Möglichkeiten für verschiedene Projektarten.
Digitale Rechnungen sind die neuen... nun ja, Rechnungen.
