Eine Rechnung erstellen: Wie geht das? 

Schnell und einfach eine Rechnung erstellen? Das geht mit der Rechnungssoftware von Teamleader Focus. In nur wenigen Klicks können Sie eine Rechnung mit Ihrem Logo, Schriftart und Farben erstellen. Dank unserer Vorlagen vergessen Sie nie wieder wichtige Details auf Ihrer Rechnung. Noch besser: Ihre Kunden können mit InvoiceCloud online bezahlen, was Ihnen ermöglicht, bis zu 14 Tage schneller und 37% pünktlicher bezahlt zu werden. Das wollen Sie auch? Dann testen Sie Teamleader Focus 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Als Unternehmer sollten Sie sich um Ihre Rechnungen genauso kümmern, wie ein Gärtner sich um seine Pflanzen kümmert. Übertrieben? Überhaupt nicht! Und dafür gibt es drei gute Gründe:

1. Rechnungen sind gleichbedeutend mit Einnahmen. Eine Rechnung ist ein Nachweis dafür, dass Sie bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Preis erbracht haben. Wenn Ihre Rechnung nicht den Vorschriften entspricht oder Ihr Kunde sich weigert zu zahlen, können Sie Geld verlieren.
2. Falsche Rechnungen bedeuten außerdem Ärger mit den Finanzbehörden. Wenn Ihre Rechnungen ungenau sind, riskieren Sie Sanktionen. Dies gilt nicht nur für die von Ihnen ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen), sondern auch für falsche Rechnungen von Ihren Lieferanten (Eingangsrechnungen).
3. Rechnungen geben einen wesentlichen Einblick in Ihr Unternehmen. Sie zeigen Ihre Einnahmen und Ausgaben, sodass Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens bewerten können.

Jona Van Laer, Gründer von Tuinjan, hat dank Teamleader Focus ein besseres Verständnis für die finanzielle Gesundheit seines Unternehmens gewonnen. Jona sagt:

Erstellen Sie immer noch alle Ihre Dokumente auf altmodische Weise mit Stift und Papier? Seien Sie ehrlich: Das ist nicht wirklich auf dem neuesten Stand. Heutzutage gibt es viel schnellere, effektivere und umweltfreundlichere Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen. Eine digitale Rechnung ist besonders nützlich, wenn Sie Rechnungen per E-Mail senden möchten. Das spart Ihnen den Gang zum Briefkasten und die Briefmarke.

Sie können eine digitale Rechnung auf zwei Arten erstellen:

1. Mit einem kostenlosen Tool wie Excel oder Word:

Wenn Sie die Rechnung beispielsweise in Excel, Word oder Google Sheets erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Bestandteile einbeziehen. Das Finanzamt stellt einige wichtige Anforderungen, die Ihre Rechnung erfüllen muss, um sie für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung zu verwenden. Wenn Sie diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Sie eine Strafgebühr.

Ein kostenloses Tool wie Excel ist dann ideal, wenn Sie noch nicht viele Rechnungen versenden und Ihr Angebot an Produkten und Dienstleistungen recht einfach ist. Wenn Sie jedoch mehr als etwa 5 Rechnungen pro Monat versenden oder ein großes Angebot mit sehr unterschiedlichen Preis- und Mehrwertsteuersätzen haben, ist es ratsam, direkt auf eine spezielle Rechnungssoftware umzusteigen.

2. Mit Rechnungssoftware:

Der wesentliche Vorteil von Rechnungssoftware ist die Zeitersparnis. Da mit einer Rechnungssoftware alles an einem Ort ist, müssen Sie keine Rechnungen mehr manuell erstellen und versenden. Dies spart viel Zeit und verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit. Darüber hinaus können Sie mit einer Rechnungssoftware den Status Ihrer Rechnungen leicht verfolgen und Erinnerungen für ausstehende Zahlungen senden. Dies gewährleistet einen effizienten und reibungslosen Rechnungsprozess, der Ihnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit lässt.

Mit Rechnungssoftware wie Teamleader Focus können Sie fehlerfrei und schnell Rechnungen erstellen. Sie können auf einfache Weise professionelle Rechnungen erstellen, diese mühelos verfolgen und sogar Ihr Einkommen vorhersagen. Dank der vorgefertigten Rechnungsvorlagen müssen Sie sich nie wieder Gedanken darüber machen, ob Ihre Rechnung den aktuellen Anforderungen entspricht. Testen Sie Teamleader Focus jetzt 14 Tage lang kostenlos.

Eine Rechnung besteht im Allgemeinen aus drei Teilen: einem Rechnungskopf, Rechnungszeilen und einem Rechnungsfuß. Jeder Abschnitt enthält mehrere Pflichtangaben, um rechtlich gültig zu sein.

Im Rechnungskopf sollten Sie Folgendes angeben:

• Das Wort 'Rechnung' mit der Rechnungsnummer
• Das Ausstellungsdatum
• Ihren Firmennamen und die Rechtsform (z.B. GmbH, UG, AG, LLC, etc.)
• Ihre vollständige Adresse
• Ihre Bankverbindung
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen
• Der Firmenname, die Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden

In den Rechnungszeilen beschreiben Sie die Waren und/oder Dienstleistungen und deren Menge.

• Bei Waren führen Sie die verschiedenen Bestandteile und die entsprechenden Stückpreise auf.
• Bei Dienstleistungen geben Sie den Stundensatz und die auf jeden Teil des Projekts aufgewendete Zeit an.

In der Fußzeile ist Folgendes anzugeben:

• Den Nettobetrag (Betrag ohne Mehrwertsteuer)
• Den Mehrwertsteuersatz und Betrag
• Den Gesamtbetrag
• Die Zahlungsfrist
• Die Zahlungsoptionen

Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist es ratsam, die folgenden Elemente auf Ihrer Rechnung zu vermerken:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen. Geschäftsbedingungen sind oft wie ein Beipackzettel: niemand liest sie. Dennoch kann es sinnvoll sein, sie in Ihre Rechnung aufzunehmen, da sie rechtlich bindend sind und Sie vor säumigen Zahlern schützen. Tipp: Über Google können Sie viele Standardtexte finden.
  
  Hinweis: Wenn Ihre Rechnung für eine Privatperson bestimmt ist, müssen Sie die gleichen Konditionen auch in Ihrem Angebot erwähnen. Für Unternehmen reicht es aus, auf Ihre Website zu verweisen.
  
  

• Fälligkeitsdatum der Rechnung. Dies ist das Rechnungsdatum plus die Zahlungsfrist der Rechnung. Im Wesentlichen übernehmen Sie die Rechnung für den Zahlenden. Das ist clever, denn so steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Zahlende die Rechnung pünktlich begleicht.
  
  
• Ein Dankeschön für die Bestellung oder den Auftrag oder ein Aufruf, Ihrem Unternehmen in den sozialen Medien zu folgen.

Wenn Sie die Rechnung selbst in Excel oder Word erstellen, können Sie eine Standardvorlage erstellen, die diese Informationen enthält. Dann müssen Sie nur noch das Datum, die Kundendaten und die Verkaufsdetails ausfüllen. Wenn Sie Rechnungssoftware verwenden, können Sie all dies automatisieren. Sie können sogar die Allgemeinen Geschäftsbedingungen hochladen, damit sie immer zu Ihren Angeboten und Rechnungen hinzugefügt werden.

Teamleader ist die digitale rechte Hand von Tuinjan. Jona sagt:

Wenn Sie es sich noch einfacher machen möchten, entscheiden Sie sich gleich für die Rechnungssoftware von Teamleader Focus. Dank der Vorlagen können Sie mit nur wenigen Klicks eine professionelle Rechnung erstellen. Unsere Software fügt automatisch alle erforderlichen Elemente hinzu, sodass Sie nie vergessen, einen rechtlichen Bestandteil auf der Rechnung einzufügen. Und als Sahnehäubchen können Ihre Kunden die Rechnung direkt online bezahlen, sodass Sie schneller und häufiger pünktlich bezahlt werden. Schade, das zu verpassen, oder?

Vergessen Sie nicht, die Zahlungsbedingungen, wie die Zahlungsfrist und die Zahlungsmethode, deutlich anzugeben.

Wenn Sie noch keine Rechnungssoftware verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie manuell verfolgen, welche Rechnungen versendet wurden. Verfolgen Sie Zahlungen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Wenn die Zahlungsfrist überschritten wird, senden Sie eine Erinnerung für die ausstehende Zahlung.

Wenn Sie Rechnungssoftware verwenden, umso besser - damit sparen Sie viel Zeit. Die Rechnungssoftware, wie Teamleader Focus, verfolgt automatisch alle versendeten Rechnungen. Wenn Sie dieses Tool mit Ihrer Bank verbinden, wird der Zahlungsstatus jeder Rechnung automatisch aktualisiert. Sie können sogar automatisierte Zahlungserinnerungen für Rechnungen einrichten, bei denen die Zahlungsfrist überschritten wurde. Mehr erledigt mit weniger Arbeit!

Suchen Sie nach einer bestimmten Musterrechnung? Werfen Sie einen Blick auf unsere Vorlagengalerie.

Sie können unsere Vorlagen leicht mit Ihren eigenen Rechnungsdetails und Ihrem Branding anpassen. Und Sie können sicher sein, dass unsere Musterrechnungen nach den Regeln der Kunst gestaltet sind. Wir garantieren, dass selbst der strengste Steuerprüfer keine Einwände haben wird. Möchten Sie es selbst ausprobieren? Das können Sie jetzt 14 Tage lang kostenlos tun, ohne zu zahlen.

• Sind Rechnungen und Angebote dasselbe?

  Nein. Der Betrag in einem Angebot ist ein Richtwert und nicht endgültig. Ein Angebot ist daher unverbindlich, formalisiert jedoch Ihr Angebot, etwas zu tun oder zu liefern, zu einem bestimmten Preis. Ihr Kunde kann das Angebot entweder stillschweigend (durch Ausführung) oder ausdrücklich (durch Unterzeichnung) akzeptieren. In beiden Fällen stimmt er automatisch Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu, die entscheidend sind. Nur wenn der Kunde das Angebot unterschreibt, ist es rechtlich verbindlich. In diesem Sinne ist es sinnvoll, es sorgfältig zu überdenken und Ihre Arbeit nicht zu unter- oder überschätzen.

• In welcher Sprache sollten Sie eine Rechnung erstellen?

  Es ist üblich und ratsam, die Rechnung in der Sprache des Kunden auszustellen. Wenn der Kunde Deutsch spricht, sollte die Rechnung auch auf Deutsch verfasst sein. Wenn Sie Rechnungen ins Ausland versenden, ist es vorteilhaft, die Rechnung in der Landessprache Ihres Kunden zu verfassen, um eine reibungslose Verständigung zu gewährleisten. Das stärkt nicht nur die Kundenbindung, sondern trägt auch dazu bei, eine reibungslose Abwicklung von Zahlungen und Geschäftsprozessen sicherzustellen.

• Was passiert, wenn Sie einen Fehler machen?

  Eine fehlerhafte Rechnung kann unangenehmen und teure Folgen haben. Neben falsch überwiesenen Beträgen und einem erhöhten Verwaltungsaufwand beeinflussen fehlerhafte Rechnungen auch die Buchhaltung und die steuerlichen Angelegenheiten.

  Unternehmer, die ihre Leistungen nicht ordnungsgemäß abrechnen oder sich mit der Rechnungsstellung zu viel Zeit lassen, riskieren ein Bußgeld. Dieses wird vom Finanzamt verhängt und kann gemäß dem Umsatzsteuergesetz bis zu 5.000 Euro betragen.

  Etwas nachsichtiger sind die Finanzbehörden jedoch in Fällen, in denen einzelne Pflichtangaben wie das Rechnungsdatum oder der Steuerbetrag fehlen. In solchen Situationen wird in der Regel kein Bußgeld gegenüber den Rechnungsausstellern verhängt.

  Aber Achtung: Bei unvollständigen Rechnungen sind in erster Linie die Rechnungsempfänger davon betroffen, denn sie gefährden den Vorsteuerabzug. Es lohnt sich also auf jeden Fall, Ihre Rechnung auf Fehler zu überprüfen!

  Fehler zu machen ist menschlich. Glücklicherweise können Sie dies schnell mit einer Gutschrift für die fehlerhafte Rechnung (die auf der Sollseite verbucht wird) und einer neuen, korrekten Rechnung korrigieren.

• Bis wann muss eine Rechnung erstellt werden?

  Wenn Sie Leistungen oder Lieferungen für ein Unternehmen oder juristische Personen erbringen, müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausstellen. Verstoßen Sie gegen diese Frist, stellt dies gemäß § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

  Diese Regelung gilt aber ausschließlich für gewerbliche Leistungen. Wenn es sich bei Ihrem Kunden um eine Privatperson handelt, gibt es keine vorgeschriebene Frist für die Rechnungsstellung.
  
  Am besten gewöhnen Sie sich jedoch an, Ihre Rechnungen sofort zu senden, wenn eine Bestellung oder ein Projekt abgeschlossen ist. 

• Was tun, wenn Kunden nicht rechtzeitig zahlen?

  Unbezahlte Rechnungen sind der Albtraum für jedes Unternehmen. Dennoch muss sich jeder früher oder später mit ihnen auseinandersetzen. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan gibt Ihnen eine Orientierung, wie Sie mit säumigen Zahlern umgehen: 

  1. Ergreifen Sie präventive Maßnahmen. Wenn Sie Waren verkaufen, können Sie die Käufer bitten, im Voraus zu zahlen. Wenn Sie Dienstleistungen anbieten, können Sie viele Maßnahmen gegen säumige Zahler in Ihre Geschäftsbedingungen aufnehmen. Wenn Ihr Kunde ein oder zwei Tage im Verzug ist, schicken Sie ihm eine Zahlungserinnerung.

      

  2. Versuchen Sie es mit einer einvernehmlichen Klärung. In diesem Fall ermutigen Sie den Schuldner beispielsweise durch ein Mahnschreiben dazu, die Schulden zu begleichen. Hierfür können Sie einen Anwalt, Gerichtsvollzieher, Notar oder Inkassobüro beauftragen.

      

  3. Gehen Sie zu einer gerichtlichen Klärung über. Hier setzen Sie sich durch und bringen den Fall vor Gericht.

  In Teamleader Focus können Sie unbezahlte Rechnungen leicht nachverfolgen: Sie können automatische Zahlungserinnerungen einrichten und jederzeit den Zahlungsstatus überprüfen.

• Wie funktioniert die digitale Rechnungsstellung?

  Deine Druckerpatronen sind mal wieder leer, die Adresse passt kaum auf den Umschlag, und die Briefmarken sind aus. Papierrechnungen kosten Zeit, Geld und sorgen alles andere als für Seelenfrieden. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung unversehrt bei Ihrem Kunden ankommt?

  Aus diesem Grund erstellen immer mehr Unternehmer digitale Rechnungen mit einem Tool wie Teamleader Focus. Hier sind alle Vorteile für Sie aufgelistet:

  • Erhebliche Zeitersparnis. Klick, klick, klick. Im Handumdrehen können Sie eine Rechnung in Ihrem eigenen Design gestalten. Die Erstellung, der Versand und die Verarbeitung erfolgen ebenfalls digital und somit schneller.
  • Sie sparen Geld. Die Kosten für die Software bleiben in der Regel gleich, unabhängig davon, wie viele Rechnungen Sie versenden. Umschläge, Tintenpatronen, Briefmarken ... das alles brauchen Sie nicht mehr.

  Es ist sehr einfach: Sie können sicher sein, dass Ihre Rechnung die richtige Person erreicht. Außerdem kann der Kunde Ihre Rechnung jederzeit einsehen: auf dem Smartphone, Tablet oder Computer, ob im Büro oder im Urlaub.