“Met groei komt chaos. Een externe blik helpt om orde op zaken te stellen”
Help, mijn agency barst uit zijn voegen! Hoe bestendig je als jong agency gezonde groei, zonder dat het een soep wordt? En kies je beter voor een externe partij om je processen te structureren? We zoeken het uit in deze Agency Life-episode.
In Agency Life – Young ones bepalen we wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. Vorig seizoen gaven we het woord aan gevestigde waarden, nu maken we het podium vrij voor jong(er) talent. Hoe kijken de agencies van morgen naar topics als groei, prijszetting en onafhankelijkheid? Je leest het allemaal hier.
In deze laatste episode stellen we ons de vraag hoe je chaos vermijdt als je agency sneller groeit dan verwacht. Onze panelleden van dienst zijn Alonzo Euphrosina (Bolden), Cleo De Backer (We Make You Happy), Timur Khan (Fold), Taha Riani (Allyens) en Jonas De Wit (Lucy).
Agencies geraken nergens zonder structuur, dat is voor Taha Riani erg duidelijk. Als zaakvoerder van Allyens, een bureau dat zich specialiseert in inclusieve marketing, zag hij de optimalisatie van zijn interne werking altijd als een noodzakelijk kwaad. Taha: “Processen implementeren is verschrikkelijk. Van Notion tot Asana: op een bepaald moment besef je dat geen enkel systeem nog werkt en stel je alles in vraag.”
Volgens hem moet je eerst zelf de structurele problemen in je agency definiëren. “Op basis daarvan kies je vervolgens de nodige flow en tools. Goed documenteren is ook belangrijk: wie weleens een advertentiestrategie opstelde , zet bijvoorbeeld een template klaar voor de volgende. Of je maakt instructiefilmpjes, zodat juniors snel aan de slag kunnen.”
“Wij hebben na een tijdje toch een Operations Manager ingehuurd”, besluit Taha. “Want ik ben een creatieve chaoot. Er was dus iemand extern nodig die de verantwoordelijkheid nam om onze processen scherp te stellen.”
Ik was - en ben - een chaoot. Daarom hebben we toch een Operations Manager ingehuurd.
“Ik dacht dat ik als enige met structuur worstelde”, vervolgt Timur Khan van marketing agency Fold. “Wij zijn al drie à vier jaar met documentatie bezig, en nog lukt het niet altijd. Ik heb het gevoel dat ik daar als zaakvoerder nog te veel zelf mee bezig moet zijn.”
Timur hamert op de waarde van externen voor een frisse blik op je agency en projecten. “Wij hebben al projecten meegemaakt waarbij we na drie rondes nog niet tevreden waren en deadlines dreigden te missen. Dan moet je gewoon iemand extern binnenbrengen. Soms zit je simpelweg te lang op hetzelfde te kijken.“
Ondertussen heeft Fold de balans wel gevonden. “Ik ben wat creatiever, mijn collega Tom leidt het operationele, en als het nodig is schakelen we externe hulp in.”
Als je te lang op hetzelfde zit te kijken, breng je best iemand extern binnen.
Jonas De Wit, Managing Director bij creative agency Lucy, bracht vanaf dag één structuur. “Ik was meer dan 10 jaar accountmanager in grote bureaus en kende het proces. Je hebt een beleid nodig. Van bedrijfswagens tot verlof: rond alles moeten duidelijke afspraken bestaan.”
Bij Lucy ging het dus de andere richting uit: hoe meer groei, hoe meer structuur. “Chaos heb je natuurlijk altijd een beetje, maar die beperken is onderdeel van matuur groeien.”
Jonas vindt dat je je groeipijnen moet omarmen. “Het hoort gewoon bij het proces. Je moet klanten ook zien te overtuigen van de positieve gevolgen ervan. Uiteindelijk krijg je er toch extra mensen en expertise bij. Dat maakt je als bureau enkel maar beter.”
Chaos beperken maakt deel uit van mature groei.
Cleo De Backer van event agency We Make You Happy kent de tekenen aan de wand van groei. “Soms gaat het zo snel, dat je niet altijd tevreden bent over de kwaliteit van je eigen werk. Daar moet je voor opletten.”
Daarnaast zijn beleidsregels een must om onduidelijkheid te vermijden, vindt ook Cleo. ‘Bij ons was een car policy bijvoorbeeld cruciaal. Je merkt pas bij problemen dat er afspraken nodig zijn. Maar ook rond bijvoorbeeld telefoonabonnementen moet er duidelijkheid zijn, zodat iedereen weet welke kosten hij of zij kan verwachten.”
Transparantie en eenduidigheid zijn essentieel: je verloningsbeleid moet steek houden, want werknemers spreken daar met elkaar over”, vervolgt Cleo. Tot slot: groei mag geen excuus zijn om de voeling met je team te verliezen. “Simpelweg vragen hoe het met iemand gaat kan al veel doen. Ook het inplannen van evaluatiemomenten hoort daarbij.”
Je werknemers praten onderling over alles. Eenduidigheid en transparantie over verloning zijn dus essentieel.
Alonzo Euphrosina, Creative/UX Director en zaakvoerder bij Bolden, heeft de chaos in zijn agency vrij goed kunnen vermijden. “Wij zijn vrij organisch gegroeid. Met een goed registratiesysteem kon ik in het oog houden of de budgetten goed besteed werden, en of iedereen genoeg werk had. Dat laatste was mijn verantwoordelijkheid, zodat creatieven zich enkel op hun werk hoefden te focussen.”
Uiteindelijk heeft Alonzo toch ook geïnvesteerd in meer orde. “Sinds kort hebben we een Project Manager en een Operations Manager, om de groei van ons agency te bestendigen.” Maar ook persoonlijke groei blijft belangrijk. Daarom blijft hij doelen stellen voor zijn werknemers. “Mensen hebben het nodig om ergens naartoe te werken. Ook feedback is daarbij belangrijk.”
Mensen vinden het fijn om ergens naartoe te werken. Feedbackmomenten zo belangrijk.
Jammer maar helaas, dit inspirerend seizoen van Agency Life zit erop. Hopelijk hebben The Young Ones je massa’s energie en kennis bezorgd!
