Hoe geef je je team vleugels?

4 geanimeerde rondetafelgesprekken. 4 diepgravende e-books. 24 buitengewoon relevante podcasts. 30+ enthousiaste gesprekspartners. Een paar mooie awards en vooral: een massa trouwe fans. Yep, we zijn best trots op de oogst van 3 jaar Agency Life.

En natuurlijk blijven we zoeken naar het recept van topagencies, creatieve bureaus of digitale studio’s. Tijd dus voor een volwaardig nieuw seizoen: Scaling an agency. Met 9 toppers uit Belgische en Nederlandse agencies hebben we het over groeien, hoe je dat doet en wat dat met je bureau – en dus met je mensen – doet. Elke episode schetsen de centrale gasten kort het groeiverhaal van hun agency en tackelen ze twee topics.

In episode 5 vertellen Anneleen Demasure (Dropsolid) en Nicolas De Bauw (TBWA) hoe zij hun teams gelukkig en gemotiveerd meenemen in hun groei. En ook: welke grote operationele struikelblokken ze onderweg tegenkomen.

Van 2 naar 90 medewerkers in 10 jaar: dat is best een mooie groei. Anneleen is trots op Dropsolid, het Belgische digital experience agency waar ze een jaar geleden CEO werd.

“Het begon met Drupal-experts Steven Pepermans en Dominique De Cooman, die initieel websites bouwden”, vertelt Anneleen. “Later kwamen digitale content en digitale ervaringen. Dat zorgde voor een groeispurt. De kleine klanten werden groter en onze organisatie groeide gestaag.”

De groeipitch van Nicolas, managing director bij TBWA Belgium, las of hoorde je als trouwe Agency Life-volger eerder al, in episode 2 van dit seizoen. Voor wie ‘m miste – of alweer vergeten is: TBWA groeide van een groot, Belgisch advertisingbureau naar een nog groter fullservicebureau. 2017 was een mijlpaal, met 60 à 70 nieuwe medewerkers.

Ondertussen telt TBWA Belgium 250 mensen. “Nu is het vooral zorgen dat we de juiste mensen met de juiste expertise aan boord hebben en houden”, aldus Nicolas.

De juiste mensen met de juiste expertise aantrekken en houden: dat klinkt eenvoudiger dan het is. Hoe groter je agency wordt, hoe groter de afstand tussen mensen. Hoe lastiger om de vinger aan de pols te houden. En hoe hoger het risico dat de druk te groot wordt of mensen zich wegstoppen in de groep.

Hoe zorg je dat iedereen maximaal rendeert, topprestaties levert en natuurlijk ook gelukkig is? Zo doen TBWA en Dropsolid het:

“Klanten zijn mensen. En die kiezen op hun beurt voor mensen, vanwege hun passie. Zorg dus dat die passie kan floreren”, vindt Annelies. “Als je iedereen laat doen waar ze goed in zijn en je zet mensen vanuit hun kracht bij elkaar, dan ontstaat er vuurwerk. En groei. De focus tijdens evaluaties vaak ligt te vaak op wat beter kan. Ik focus liever op het positieve. Een developer moet niet per se commerciëler worden.”

“Hoe groter je wordt, hoe belangrijker het bovendien is om mensen in te zetten op hun sterktes”, vult Nicolas aan. “Een team dat goed samenwerkt en verschillende kwaliteiten bundelt, dat rendeert het best.”

Psychologische veiligheid is nog zo’n stokpaardje van Anneleen: “Mensen moeten zich veilig voelen en weten dat ze alles kunnen bespreken, ook moeilijke zaken. En niet in een achterkamer, maar heel open, met de betrokken collega’s.”

Nicolas heeft een kanttekening: “Heel mooi, maar hoe doe je dat? Hoe anticipeer je op mensen die uitvallen? Sommige mensen hebben gewoon veel moeite met die openheid.” “Het blijft vallen en opstaan”, geeft Anneleen toe.

Een paar jaar geleden zette TBWA een grote stap op het vlak van people management. “We haalden Sophie, hun director of people in huis”, vertelt Nicolas. “Zorgen dat je mensen gelukkig zijn en goed werk kunnen leveren, dat mag geen bijbaan zijn. Sophie staat dicht bij de mensen en kan zo de vinger aan de pols houden. En ze laat haar stem horen in het management. Dankzij haar team verloopt bijvoorbeeld onboarding bij TBWA nu ook professioneler.”

Sophie doet denken aan Annemieke, de people - en development manager die het leven van Werner De Smet (Oona) zoveel makkelijker maakte. De podcast met Werner nog niet beluisterd? Warm aanbevolen!

Wie bij TBWA aan boord komt, wordt meteen ondergedompeld in de filosofie en de waarden van de onderneming. “Onze cultuur focust op samenwerking, in het belang van de klant. En op disruptie. Dat verhaal krijgen mensen meteen mee als ze bij ons starten”, vertelt Nicolas.

Dropsolid deelt zijn waarden niet enkel met zijn mensen maar ook met de klant. “Klanten worden ook vaak deel van je team. Daarom krijgt elke klant die met ons in zee gaat ons charter met kernwaarden.”

Tot slot deelt Nicolas zijn geheimen om de creativiteit en kennis bij TBWA scherp te houden: “We delen ontzettend veel kennis. Tijdens de donderdagse catch-up-sessies laten we eigen werk zien. Een keer per jaar organiseren we het Summercamp, waar we met klanten en medewerkers een volle dag rond creativiteit werken. En er zijn heel wat formele en informelere kennismomenten.”

“Goed idee, dat eigen werk laten zien”, vindt Anneleen. “We nemen veel te weinig tijd om eens achterom te kijken naar wat goed en misschien ook minder goed liep.”

Wat loopt er dan bijvoorbeeld minder goed in een bureau? En hoe los je dat op? Een lijstje van 4:

“Bij Dropsolid hebben we de neiging om te veel ideeën en innovaties tegelijk te lanceren”, vindt Anneleen. “Zo loop je het risico om in middelmatigheid te belanden. We moeten vaker knopen durven doorhakken. Ik merk dat dat rust brengt.”

“Dropsolid werkt de laatste jaren voor veel grotere klanten dan vroeger. Sommige kleine klanten blijven, anderen haken af. Als je afscheid moet nemen van een klant, wees daar dan eerlijk en open in”, aldus Anneleen. Extra tip: “Kunnen wij de klant niet meer helpen, dan zoek ik in mijn netwerk naar een alternatief.”

Teamsamenstelling is een moeilijke bij TBWA, zegt Nicolas: “We werken met multidisciplinaire teams en soms is daar een specifieke expertise nodig. Wanneer komt zo’n expert erbij? En hoe maak je die echt onderdeel van je team, zodat iedereen goed samenwerkt? Daarvoor moet je je mensen goed kennen. Ook de introverte collega’s die niet luid roepen.”

Als je bureau groeit, komen er onvermijdelijk steeds meer structuren en modellen. “Ik probeer de massa aan ideeën te stroomlijnen en een gestructureerd kader aan te bieden”, zegt Anneleen.

Nicolas houdt stiekem toch van een beetje chaos, geeft hij toe: “Natuurlijk moeten we de chaos onder controle houden. Maar soms heeft chaos ook wel een functie. In een bureau met creatieve geesten kun je niet elk proces overdenken en overal regels voor invoeren. Dat botst. Wij proberen het vaak met kleine structuren en afspraken. Dat kan al een groot verschil maken. En je mensen blijven gelukkig.”

Voortborduren op dit thema? Dan is ons e-book “Groeien zonder knoeien” een mooie aanvulling op dit gesprek – en op dit hele seizoen trouwens. Vooral op zoek naar verhalen rond samenwerking met klanten? Nog heel even geduld: in een volgende episode gaan Hannes Van de Velde (In The Pocket) en Bastiaan Weers (N=5) daar dieper op in. Blijf ons volgen!