Nos modèles de Resource Planning Excel gratuits à télécharger

La notion d'excellence opérationnelle, comme celle d'efficacité du travail ou même de bénéfice, sont intrinsèquement liées à la planification des ressources. En effet, c'est en connaissant sur le bout des doigts les personnes et budgets alloués à chaque tâche, que vous pouvez optimiser vos processus et respecter les contraintes de votre cahier des charges.

En d'autres termes, si vous souhaitez connaître et surpasser votre seuil de rentabilité, vous devez disposer d'outils pertinents et simples à prendre en main.

Au fil de cet article, nous vous expliquons justement comment gérer parfaitement votre charge, et vous proposons également des modèles de plannings Excel à télécharger gratuitement. Faire croître vos marges et optimiser votre gestion de projet n'aura jamais été aussi simple !

Si les templates vous permettent de gérer plus facilement vos projets, un outil tel que Teamleader va beaucoup plus loin. Grâce à lui, la gestion des ressources, et l'entièreté du travail de façon plus globale, deviennent un véritable jeu d'enfants. Simple à prendre en main, il fournit toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier vos projets, ajuster la charge de vos équipes, et visualiser les agendas de chacun.

Mieux encore ? En quelques clics, vous pouvez relier cet outil à des modules de facturation, de création de devis, de CRM et de projets. Vous n'avez alors plus à jongler entre une panoplie de logiciels, mais travaillez efficacement depuis une unique interface.

Vous voulez essayer par vous-même ? Il vous suffit de profiter de votre période d'essai gratuite de 14 jours, sans engagement ni carte de crédit !

La planification des ressources consiste à répartir les effectifs physiques et les moyens matériels entre les différentes tâches d'un projet ou d'une activité. Contrairement à un simple calendrier, un planning de ressources sous Excel propose donc une vision complète des éléments nécessaires à l'accomplissement d'un projet, en tenant compte de toutes les variables incontournables. Capacité disponible, taux de charge, jours de congés, planning d'utilisation des machines, compétences…

Vous savez donc, en temps réel, comment vous organiser et ajuster vos paramètres en vue d'atteindre vos objectifs. De même, bien planifier vos ressources est idéal pour préserver l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée de chacun. Outre un gain d'efficacité, c'est donc un moyen de privilégier le bien-être au travail, et par extension, l'engagement de vos équipes.

La planification des ressources fait par ailleurs partie d'un concept plus vaste qu'est la gestion des ressources. Tandis que la première se concentre essentiellement sur le contrôle des agendas, la gestion des ressources implique non seulement cette facette de l'activité, mais aussi la coordination, l'allocation, le contrôle et l'optimisation des ressources d'une organisation. 

Vous n'avez jamais entendu parler de planification des ressources, mais êtes plus familier avec celle des capacités ? Ces deux notions sont liées. Si la planification des capacités se concentre principalement sur le personnel, celle des ressources concerne aussi d'autres types d'éléments, tels que le matériel, les ressources financières ou encore les matières premières.

Pourquoi avez-vous besoin d'un modèle de planification des ressources ?

Une bonne planification des ressources est indispensable pour optimiser votre rentabilité. Cependant, mettre en place une stratégie de gestion pérenne et fructueuse est loin d'être simple, surtout si c'est une grande première pour vous. Vous vous demandez par où commencer ? Vous redoutez d'oublier un paramètre ? Vous ignorez quelles sont les valeurs et unités à intégrer à vos données ? C'est tout à fait compréhensible, et c'est pourquoi nous tenons à vous prêter main-forte.

En développant Teamleader, notre outil de planification avancée, nous sommes confrontés quotidiennement à ces problématiques. Et nous sommes ravis de pouvoir vous partager notre expertise, grâce aux templates de resource planning Excel que nous avons mis au point !

Ces fichiers vous aideront à mieux vous organiser, en vous fournissant tous les éléments dont vous avez besoin. Véritables boîtes à outils, nos modèles vous permettront de maintenir vos projets sur les rails, en respectant vos contraintes humaines, temporelles et financières. 

De même, ces supports catalysent une communication efficace, facilitant les interactions entre les équipes. Chacun sait exactement quelles sont les tâches qui lui incombent et les dates auxquelles les réaliser : il est temps d’aller à l’essentiel !

Renforcer son organisation grâce à Teamleader

Glenn Fellows, directeur associé de l'agence Lunar, est particulièrement enthousiaste quant à la planification proposée par Teamleader. Grâce à elle, la société a su se développer et répondre plus efficacement aux contraintes rencontrées : 

« Avant, il nous arrivait d’accepter un projet, de le mener tambour battant et, l’avant-dernier jour, de devoir aller voir le client, la queue entre les jambes, pour lui demander poliment s’il pouvait décaler un peu la deadline. Aujourd’hui, nous avons affaire à des clients plus importants, à des budgets plus élevés et à des projets plus longs. Je peux désormais voir d’un seul coup d’œil sur quoi tout le monde travaille, qui a encore du temps devant lui et qui est débordé. »
Glenn, Directeur Associé - Agence Lunar

À qui les modèles de planification des ressources s'adressent-ils ?

La planification des ressources concerne bien des départements et profils différents. En effet, que cela touche les chefs de services, les responsables de projets ou les gestionnaires de ressources, connaître la charge et la capacité des équipes est incontournable.

En d'autres termes, si les gestionnaires sont les principaux intéressés par de tels modèles, parce qu'il leur incombe d'élaborer, de mettre en œuvre et de contrôler la planification des ressources, tout le monde peut les utiliser. 

N'hésitez donc pas à télécharger nos plannings Excel dès maintenant, et à les tester gratuitement !

Quand utiliser un modèle de planification des ressources ?

Dès que vous vous lancez dans la planification d'un projet ou d'une activité, nécessitant d'allouer des compétences et personnes à vos tâches, l'utilisation d'un template de resource planning devient stratégique. 

En effet, ces documents sont conçus pour vous apporter de la visibilité, et vous faire instantanément savoir qui est en charge de quelle mission. Vous pouvez ainsi aligner votre calendrier, votre budget et le déploiement de votre personnel sur les tâches que vous aurez déterminées, pour mieux atteindre vos objectifs.

Par ailleurs, parce que vous gardez le contrôle sur les ressources et employés à votre disposition, il vous est possible de procéder à des ajustements agiles en cas d'imprévus. 

Bien sûr, l'outil que vous choisirez pour votre planification déterminera en grande partie la souplesse de ces modifications. Sur Excel ou Google Sheets, par exemple, il vous faudra souvent partir vous-même en quête d'informations. En revanche, opter pour un logiciel spécialisé implique un gain de temps majeur. Tous les modules de gestion du travail étant interconnectés, les modifications ayant lieu dans un service s'appliquent automatiquement dans les autres. De même, vos chiffres s'ajustent constamment au fil du projet, automatisant une grande partie du travail. 

De tels outils vous apporteront donc de la sérénité et sécuriseront vos projets, faisant par la même occasion croître la satisfaction de vos clients et de vos équipes.

Vous souhaitez pousser encore plus loin votre planification des ressources ?

Dans ce cas, les possibilités de planification offertes par Teamleader Focus vous permettront de :

  • Planifier vos tâches de façon simple et rapide, grâce à la fonctionnalité "glisser-déposer"
  • Visualiser instantanément la charge de travail de chaque membre de vos équipes, afin d'identifier et de combler rapidement les déséquilibres
  • Ajuster aisément les plannings de ressources en cas d'imprévus, que cela concerne l'absence d'un employé ou un retard inanticipable sur une tâche 
  • Rendre accessible les plannings à vos équipes, pour éviter les incompréhensions et clarifier les attentes
  • Faciliter votre travail, notamment grâce aux modules complémentaires de facturation, devis, CRM et projets. Vous pouvez ainsi facturer vos heures travaillées en quelques clics, sans perdre de temps à naviguer parmi une multitude d'outils.

Ça vous tente ? Demandez sans tarder votre période d'essai gratuite de 14 jours, sans engagement ni carte de crédit !

Nos modèles de planning Excel à télécharger gratuitement

Vous commencez à vous familiariser avec la notion de planification des ressources, et gérez des équipes de petite envergure ? Dans ce cas, vous pouvez très bien vous lancer sur Excel. Grâce à nos templates, vous avez même la possibilité de débuter dès maintenant. 

Cependant, il est nécessaire que vous ayez conscience de quelques limites. Notons notamment :

  • Les tâches manuelles. Si Excel est certes polyvalent, il n'en demeure pas moins que la saisie de données doit être faite à la main. Des noms des personnes aux fonctions, en passant par les tâches, jours de congés et capacités, tout doit être inséré par vos soins. Cela implique donc que vous ouvriez vos autres logiciels en parallèle et, outre une perte de temps, il existe également un risque d'erreur non négligeable
  • Les intégrations limitées. Nous l'avons dit : il n'est pas simple ni toujours possible de relier Excel à vos différents outils. Vous perdez donc grandement en productivité, tant dans la recherche de données que dans la saisie multiple de vos informations
  • L'impossibilité de collaborer en temps réel. Imaginons que vous soyez plusieurs à devoir éditer un fichier, et que vous le fassiez en même temps. Dans la mesure où Excel ne vous permet pas de travailler sur une version identique au même moment, un des enregistrements supprimera l'autre et fera perdre une partie des données. Face aux nombreuses innovations technologiques récentes, il est donc vrai que les plannings Excel sont un peu limités pour gérer vos ressources
  • L'évolutivité limitée. Excel conviendra très bien si vous commencez tout juste dans la planification des ressources, ou si vous n'avez que peu d'employés. Cependant, face à une équipe prenant de l'ampleur ou à la nécessité d'accéder à de nouvelles fonctionnalités, il se peut que vous atteigniez un plafond de verre. Par exemple, cet outil ne vous signalera pas les échéances approchant ni les goulets d'étranglement, ni même les surcharges de vos équipes. De même, il n'est pas en mesure d'anticiper les évolutions de vos plannings de ressources. Ce manque de visibilité peut entraver le bon déroulement de vos projets. 

Cela étant dit, si ces différents éléments ne constituent pas des freins à vos yeux, c'est qu'un tableur demeure l'outil le plus indiqué pour vous. Voici donc deux modèles de plannings de ressources Excel à télécharger, que nous avons conçus pour vous !


  1. Un modèle de planification des ressources simple. Il vous permet de saisir les tâches des membres de votre équipe, d'indiquer leur capacité et leurs disponibilités, afin de créer une vue d'ensemble mensuelle. En quelques clics, vous savez qui dispose de créneaux libres, et qui est en charge de quelle mission !
  2. Un template de planification des ressources humaines plus complet, couvrant cette fois-ci une année entière. Ce document vous offre une vue d'ensemble de la capacité de vos employés, des temps de travail estimés et du taux de charge par personne, par service et par fonction.

Modèle de planification des ressources simple

Download Excel

Template de planification des ressources humaines

Download Excel

Modèles de planning Google Sheets

Ben je een echte Google Sheets fanaat? Geen punt, ook daarvoor hebben wij templates klaarstaan.

Als je Google Sheets gebruikt voor je resource planning heb je nog steeds veel handmatig werk en is het moeilijk schaalbaar. Maar het heeft één groot voordeel ten opzichte van Excel: het is een online programma waardoor meerdere personen tegelijk het bestand kunnen bewerken. En er is dus ook maar een kleine kans op het ontstaan van meerdere bestandsversies. Dat scheelt weer een heleboel gedoe. 

We hebben twee Google Sheets resource planning templates voor je klaarstaan:

  1. Een eenvoudige resource planning template. Hiermee plan je maandelijks taken voor je teamleden in, geef je de beschikbaarheid van teamleden weer en creëer je een maandoverzicht. 
  2. Een uitgebreidere human resources planning template. Hiermee zet je de human resources planning voor een volledig jaar uiteen. Je hebt zicht op de capaciteit, inzet en gemiddelde werkbelasting per teamlid, afdeling en functie. 

Het mooiste is het natuurlijk als je beide gebruikt. Zo creëer je een overzichtelijke jaarplanning én een gedetailleerdere maandplanning. Vergeet je niet te controleren of de gegevens in beide bestanden overeenkomen?

Eenvoudige resource planning Google Sheets template

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Uitgebreide human resources planning Google Sheets template

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Teamleader Focus template

Liever meteen goed van start? Met de planning-feature van Teamleader Focus vermijd je alle nadelen die Excel en Google Sheets met zich meebrengen. 

  • Teamleader Focus is niet alleen een planning-tool maar ook makkelijke bedrijfssoftware voor facturen, offertes, crm en projecten. Daarmee is handmatig en dubbel werk in verschillende tools dus verleden tijd. Wijzigt er iets in de gegevens van een medewerker? Dan wordt dat in alle onderdelen geüpdatet. De kans op menselijke fouten wordt zo geminimaliseerd. Meer gedaan met minder gedoe dus.
  • Je kan in real-time samenwerken, zonder de kans op dubbele of oude bestanden. Dat betekent dus dat iedereen direct zicht heeft op wijzigingen in de planning. Dat voorkomt verwarring en zorgt voor een efficiëntere samenwerking. 
  • Teamleader Focus is schaalbaar. Onze bedrijfssoftware is zeer geschikt voor het mkb en groeit makkelijk mee. Dus gaat je bedrijf als een speer en moet je ineens meerdere teamleden aannemen? Of komen er allerlei variaties op taken of functies? Geen punt, dat kan allemaal binnen de software. Je hoeft dus niet tussentijds over te stappen naar een ander systeem om je groei te blijven steunen. Dat scheelt weer heel wat tijd, moeite en frustratie…

Hieronder zie je de Resource Planning template zoals die in Teamleader Focus gebruikt wordt. Vind je dit een fijne template? Probeer Teamleader Focus 14 dagen gratis uit en maak gebruik van deze planning.

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Nog geen Teamleader-gebruiker? Geen probleem. Je kan ons 14 dagen testen. Zonder te betalen, zonder creditcard.

Teamleader Orbit template

Ben jij een agency van 20+ medewerkers? Dan is goede resource planning absoluut onmisbaar. Teamleader Orbit is onze krachtige agency software en helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer en klantengroei. 

Met Teamleader Orbit maak je eenvoudig de personeelsplanning per individu, skill en team. 

Dankzij het capaciteitsdashboard zie je direct gedetailleerd hoe de huidige én toekomstige bezetting van je teamleden in elkaar zit. Zo weet je precies welk werk gedaan is, nog moet gebeuren, nog niet toegewezen is en eraan komt. Dit stelt je in staat om snel in te grijpen waar nodig en ondersteunt het maken van aanwervingsbeslissingen. 

Kijk hieronder naar onze effectieve Teamleader Orbit resource planning templates waarmee je direct aan de slag kan. Nog geen Teamleader-gebruiker en wel nieuwsgierig? Contacteer een consultant en ontdek wat Teamleader Orbit voor jouw organisatie kan betekenen.

TLO NL

Meer weten over resource planning tools?

Je begrijpt het inmiddels wel: een doordachte resource planning is cruciaal voor een vlot verloop van de dagelijkse zaken van je bedrijf. En om te groeien is het simpelweg onmisbaar. Met onze gebruiksvriendelijke templates kun je meteen aan de slag om het verschil te ervaren. Maar je kan er ook voor kiezen om direct goed van start te gaan met een goede resource planning tool.

Twijfel je nog tussen het gebruik van een Excel of Google Sheets template en een gespecialiseerde resource planning tool? Wij helpen je graag de juiste keuze te maken. In onderstaand artikel leggen wij je uit hoe een hoogwaardige resource planning tool je bedrijf ondersteunt en vertellen we welke essentiële functies daarbij niet mogen ontbreken.


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