Gestion du travail : définition, points forts et mises en application

Si vous faites une petite recherche sur Google, vous trouverez de nombreuses définitions de la gestion du travail. Mais s'agit-il en réalité d'un outil, d'une méthode de travail ou d'une énième notion à la mode ?

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, a une manière spécifique d’organiser ses tâches. Mais malheureusement, la plupart du temps, ses processus ne sont pas optimisés. En tant que TPE / PME , vous pouvez ajouter à cela un manque de temps, en raison de votre charge de travail au sein de votre entreprise. Les sociétés qui réussissent sont donc celles qui parviennent à mettre en pause leur activité, pour prendre de la hauteur. De cette manière, elles peuvent jeter un regard critique sur leurs processus de travail. Elles se posent alors plusieurs questions :

• Comment se passe le suivi des clients ?
• La facturation pourrait-elle être plus rapide, plus précise ou plus efficace ?
• Qu'en est-il de la charge de travail des employés ?
• Où se trouvent les goulots d'étranglement dans le flux de travail ?

La gestion du travail a justement pour but d’améliorer tous ces processus, notamment les ventes, la facturation et l'organisation des tâches. Il s'agit tout simplement de travailler plus intelligemment : faire plus avec moins d'efforts, comme nous aimons à le dire chez Teamleader.

Selon le cabinet d'études de marché IDC, l’inefficacité des processus de travail coûterait aux entreprises en moyenne 20 à 30% de leur chiffre d'affaires annuel. 20 à 30 % de ressources supplémentaires : imaginez ce que vous pourriez faire avec une telle somme !

Ces marges bénéficiaires plus importantes ne sont qu'un début, car la gestion du travail n'a en fait que des avantages. Grâce à elle, votre entreprise se développera plus rapidement, vos employés et vous-même apprécierez davantage votre travail et il vous restera plus de temps à consacrer tant à vos clients qu’à votre vie personnelle et aux tâches à plus forte valeur ajoutée. Ce qui est sûr, c’est que personne n'aime consacrer son temps libre à la facturation et à la paperasse. N'est-ce pas ? Par ailleurs, l'optimisation des flux de travail et des processus vous donne un avantage concurrentiel majeur. Après tout, les clients s’attendent à toujours plus, toujours plus rapidement. En répondant à leurs attentes sans perdre de temps, vous vous assurez de leur fidélisation. Ils recommanderont aussi plus facilement vos services ou produits à d'autres, créant de fait un lien gagnant-gagnant.

La signification exacte de la gestion du travail peut varier légèrement en fonction du type d'organisation. Une agence de création, par exemple, cherchera principalement à améliorer la gestion de ses projets ou la collaboration entre les freelances et les employés internes. A contrario, une entreprise de construction se concentrera davantage sur le resource management, la bonne rédaction des devis et un suivi de facturation optimisé. Parmi les autres processus faisant partie intégrante de la gestion du travail, citons le CRM et le lead management, la gestion du temps, le project management, la gestion du budget et l'établissement de rapports.

En moyenne, les entreprises perdent 20-30 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause du manque d’efficacité.

Y a-t-il une différence entre gestion du travail et gestion de projet ? En fait, la gestion de projet fait partie de la gestion du travail, mais il se concentre uniquement sur le pilier "organisationnel". La gestion du travail, elle, propose un champ d'application plus vaste en améliorant également les processus de facturation et de vente. En effet, ce n'est qu'en optimisant l'ensemble de vos processus commerciaux, à savoir la vente, la facturation et l’organisation, que vous permettrez à votre entreprise de se développer pleinement.

Comment analysez-vous vos processus de travail ?

Je compare souvent cette phase à une radiographie de votre entreprise. L’idée est de rechercher ce qui peut être fait différemment et l'améliorer. D'après les échanges que nous avons pu avoir avec les entrepreneurs et les sociétés travaillant avec Teamleader, il apparaît que beaucoup d'entre elles sont confrontées aux inefficacités et aux obstacles suivants :

• Les opérations manuelles, souvent répétitives. Une entreprise fait souvent des offres pour le même type de projet, mais doit à chaque fois repartir de zéro ;
• Les processus trop peu efficaces et goulets d'étranglement. Dans la plupart des entreprises, il y a trop ou pas assez de processus. Dans le premier cas, les employés doivent demander la permission de prendre de petites décisions. Faire les choses rapidement devient difficile, voire impossible. En revanche, s'il n'existe aucun processus, vous devez réinventer la roue en permanence ! Malheureusement, cela n’est propice ni à la productivité, ni à la motivation des employés ;
• Enfin, nous constatons que de nombreuses TPE et PME ont peu de recul sur leur activité. Est-il temps de recruter plus de personnes ? Comment se portent les chiffres des ventes ? Pouvez-vous vous attendre à des problèmes de cashflow ? Sans données précises et facilement interprétables, il est très difficile de prendre les bonnes décisions.

Lorsqu'il s'agit d'améliorer les processus, les workflows et la gestion des informations, de bons logiciels sont la solution idéale. Les outils intelligents sont effectivement la colonne vertébrale de votre entreprise. Mais comment évaluer si ces applications favorisent ou entravent actuellement votre croissance ?

Si chaque organisation est différente, il existe toutefois des principes généralisables :

• Un logiciel de gestion du travail s’articule autour de 3 piliers : la vente, la facturation et l'organisation. Un logiciel omettant l'un de ces axes est comme un tabouret auquel il manquerait un pied : si vous essayez de vous asseoir dessus, vous êtes sûr de vous écrouler ;
• Il est essentiel que l’outil soit bien intégré. Un logiciel de gestion du travail est en fait plus que la simple combinaison d'un système de CRM, d'un logiciel de facturation et d'un outil de gestion de projet. Dans les entreprises qui utilisent ces systèmes en parallèle, nous voyons invariablement des équipes travailler en silos. Elles ont du mal à trouver les bonnes informations et la direction n'a pas de vue d'ensemble de l’activité. Ce n'est que lorsque les données circulent parfaitement entre ces trois pôles, que tout fonctionne vraiment bien ;
• Le logiciel doit être adapté à votre activité. Ce que la vente, la facturation et l'organisation signifient pour votre entreprise dépend effectivement de vos besoins spécifiques. Chez Teamleader, nous proposons donc deux produits différents : Teamleader Focus, parfait pour les petites et moyennes entreprises de services, et Teamleader Orbit, conçu pour les agences et les bureaux qui gèrent de gros clients et ont besoin de connaître de façon approfondie leurs activités. Tous deux sont des outils tout-en-un, dans lesquels vous centralisez les informations de votre société et automatisez un maximum de processus. Vous disposez ainsi d'une meilleure vue d'ensemble, vous gagnez du temps, vous faites moins d'erreurs, vous vendez plus et vous gardez le contrôle de votre flux de travail à tout moment, où que vous soyez. C’est valable même si votre entreprise se développe ! En outre, vous pouvez facilement analyser vos ventes et vos opportunités de ventes, les performances de vos employés, vos revenus,... Ces informations vous aident à prendre de meilleures décisions concernant l'avenir de votre entreprise.

Vous êtes prêt à améliorer votre gestion du travail ? Alors voici quelques conseils à appliquer immédiatement.

Teamleader propose deux logiciels distincts : Teamleader Focus et Teamleader Orbit.

15 000 TPE et PME et leurs équipes utilisent chaque jour les outils de gestion du travail Teamleader pour vendre, facturer et planifier leurs tâches, le tout de manière centralisée. Ces utilisateurs vont des agences informatiques et d'ingénieries, aux spécialistes du marketing digital, en passant entre autres par les cabinets et entreprises de construction.

Alors découvrez comment Teamleader peut aider votre entreprise à se développer !