Factures pro forma : quand, pourquoi et comment les utiliser

Une facture pro forma fournit à l’acheteur et au vendeur les éléments de base relatifs à une vente, avec une ventilation des articles ou services. Elle est souvent utilisée pour communiquer au client une description détaillée de ce qu’il a acheté, avant de créer la vraie facture.

Une facture pro forma ressemble beaucoup à une facture classique, avec deux différences majeures.

• Il y est clairement indiqué que c'est une facture pro forma
• Il n'y a pas de numéro de facture

Les clients ne sont pas obligés de payer des produits ou services listés sur une facture pro forma. Il peut être utile de faire référence à une offre commerciale, de permettre au client de demander des modifications et de convertir la facture pro forma en facture classique en modifiant son titre et en y ajoutant un numéro de facture. La facture ainsi complétée peut alors être facilement rééditée. Une facture pro forma n’a aucune valeur fiscale, elle n’est donc pas comptabilisée.

Une facture pro forma liste les services ou produits demandés et leur prix. Un devis décrit souvent des choses identiques et la principale différence réside dans la mise en page : le format d'un devis ressemble davantage à une lettre, tandis qu’une facture pro forma ressemble à une facture.

Les deux types de documents servent à partager des informations avec les clients avant que vous ne fixiez tous les détails de la vente et que vous n'en finalisiez les conditions, modalités et prix. Les clients potentiels peuvent ensuite décider d'accepter la transaction ou d'en négocier le périmètre ou le prix.

Avant de créer une facture pro forma, il est important de prendre en compte les points suivants :

• Quels sont les coûts des biens ou services que vous vendez ?
• Quels sont vos coûts d'exportation ? Calculez-les à l'aide d'une feuille de calcul des coûts, en incluant l'expédition ou d’autres formes de transport, l'entreposage, l'assurance, les taxes, les droits de douane et autres frais.

Une fois que vous avez une idée précise des coûts et des prix, vous êtes prêt à créer une facture pro forma. Voyons ensemble les éléments qui doivent figurer sur votre facture.

Indiquez toujours « facture pro forma » dans l'en-tête.

Mettez le logo, le nom et les coordonnées de votre entreprise, pour que votre facture soit facilement identifiable. Écrivez votre nom et adresse postale complets, ainsi que ceux de l'acheteur.

Indiquez la date à laquelle la facture a été demandée et créée. Si l'accord n'est valable que jusqu'à une certaine date, il est utile d’y faire figurer les informations relatives à l'échéance avec une phrase telle que : « Offre valable jusqu'au 31 janvier 2018 ».

Si vos marchandises doivent être exportées, expliquez pourquoi c'est nécessaire. Précisez si les articles correspondent à une vente, un échantillon, une réparation, un retour ou un cadeau. Si ceux-ci doivent être réexportés, comme dans le cas d'une réparation, signalez que l'exportation est temporaire, ce que vous pouvez facilement indiquer en ajoutant « exportation temporaire ».

Ajoutez également le mode de transport (avion, train, voiture, etc.), le nombre total de colis que vous envoyez et le poids brut total de l’expédition.

Faites figurer les informations suivantes sur votre facture pro forma :

• Un poste pour chaque bien ou service que vous fournissez
• Une description détaillée, telle que la taille, la couleur, le numéro de modèle ou autres éléments spécifiques relatifs à la vente. Indiquez également le pays d'origine ou le lieu de fabrication de vos produits.
• Le nombre d'unités incluses
• Le prix unitaire ou par article
• Le prix total

Soyez aussi précis que possible. La plupart des factures pro forma sont rejetées parce que les informations ne sont pas pertinentes pour les acheteurs ou qu'elles n'indiquent pas ce qu’ils souhaitent savoir.

Lors de la création d'une facture pro forma pour le commerce international, vous devez faire figurer le numéro de référence de l'acheteur, la date de la demande, le prix de chaque article, les points de livraison, l'assurance, le transport, les frais de douane et la date prévue d'expédition.

Faites figurer des informations supplémentaires, telles que votre garantie ou politique de retour. C’est aussi le moment idéal pour remercier vos clients de vous avoir choisi.

Terminez votre facture pro forma par votre signature et la date. Vous devez faire apparaître votre nom complet et votre titre, ce qui assure au destinataire que vous êtes habilité à faire une offre commerciale.

Saviez-vous que vous pouvez aussi choisir une solution automatisée pour vos factures pro forma ? Avec notre logiciel de facturation, vous pouvez :

• Créer des factures pro forma et les convertir ensuite en factures classiques en seulement quelques clics
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• Générer des factures automatiquement et utiliser des modèles pour les factures pro forma (sans date ni numéro de facture)
• Modifier et supprimer facilement une facture pro forma, par exemple pour ajouter des dates différentes
• Envoyer des factures (pro forma) récurrentes automatiquement avec les abonnements

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