
De basis van projectmanagement
Projecten managen is absoluut niet eenvoudig. Je resources plannen, deadlines halen, de workload van je team in balans houden…. En ondertussen moet je projecten ook nog eens op tijd en binnen het budget moet opleveren.
Volgens het Project Management Institute is een project een tijdelijke onderneming met een vooraf bepaald begin en einde. Denk aan het ontwikkelen van een nieuwe website of de bouw van een nieuw huis bijvoorbeeld.
Elk project bestaat uit een reeks taken die uiteindelijk tot één enkel doel leiden. Projecten zijn in zekere zin altijd begrensd door drie factoren: de tijd, personen en middelen die je nodig hebt om een project tot een goed eind te brengen. Je kan een project manueel beheren of gebruik maken van projectmanagement-software.
Een project bestaat bijna altijd uit vijf fases: De opstartfase, de projectplanning, de uitvoering, de opvolging en de nazorg. Elke fase bevat specifieke taken die je helpen de doelstellingen van je project te realiseren.
Projectmanagement lijkt in eerste instantie misschien een relatief modern begrip. Maar ook bij de bouw van de Pyramide van Gaza (2580-2560 v.C.) of zelfs Stonehenge (3100 v.C.) kwam al heel wat projectbeheer kijken. Je zou zelfs kunnen zeggen dat jagen op wolharige mammoeten een vorm van projectmanagement was - of in elk geval dat daar enige vorm van planning aan voorafging.
Als we even doorspoelen naar het begin van de 20ste eeuw, zien we de eerste moderne vormen van projectmanagement opduiken. Denk maar aan Henry Gantts Gantt-diagram in 1917, dat in de Verenigde Staten werd gebruikt voor grote infrastructuurwerken als de Hoover Dam en het Interstate Highway-systeem. Tot vandaag blijven Gantt-diagrammen voor heel wat mkb-bedrijven dé manier om projecten te beheren.
Maar het duurde tot de jaren '50 voordat projectmanagement écht in een stroomversnelling kwam, met de Critical Path-methode in 1957 en de Program Evaluation and Review-techniek (PERT) in 1958. Die laatste werd zelfs door het Amerikaanse ministerie van Defensie gebruikt om het Polaris-project te beheren.
In de tweede helft van de 20ste eeuw beheerden bedrijven projecten vaak nog op basis van eigen methoden en processen. Dat veranderde in 1998, toen de PMBOK-gids (Guide to the Project Management Body of Knowledge) van het Project Management Institute als gangbare norm werd benoemd door het ANSI (American National Standards Institute). In recentere jaren volgden ook nog een aantal grote wijzigingen - de nieuwe ISO-standaard voor projectmanagement (IS21500) is daar slechts één voorbeeld van.
Maar de grootste verandering was uiteraard de opkomst van de 'personal computer'. Dat nieuw staaltje technologie zorgde voor meer productiviteit en efficiëntere communicatie. En naarmate de technologie zich verder ontwikkelde in de jaren 90, werd ook het internet voor het brede publiek toegankelijk. De opkomst van het internet bracht dan weer de ontwikkeling teweeg van heel wat projectmanagementtools, waarmee je eenvoudig een project online kan beheren.
Vandaag de dag zijn die tools zelfs voor je mobiele telefoon beschikbaar. Computers brachten dus heel wat nieuwe mogelijkheden mee, waardoor projectmanagers steeds meer werk gedaan krijgen in minder tijd en minder fouten maken dan ooit tevoren.
Zoals hierboven vermeld bestaan projecten meestal uit 5 fases.
Elke fase bevat specifieke taken en activiteiten die moeten worden gedaan om je projectdoelstellingen te bereiken.
On reconnaît généralement 10 domaines types dans la gestion de projet :
La gestion de l’intégration (Project Integration Management) : pour la bonne maîtrise du projet et afin d’éviter de s’écarter de ses objectifs ;
La gestion du périmètre (Project Scope Management) : pour déterminer le travail à réaliser ;
La gestion des délais (Project Time Management) : pour garder toutes les échéances à l'œil grâce à un planning bien défini ;
La gestion des coûts (Project Cost Management) : pour fixer les budgets nécessaires et être certain de les respecter ;
La gestion de la qualité (Project Quality Management) : pour confirmer que le travail réalisé correspond aux attentes du client ;
La gestion des ressources humaines (Project Human Resource Management) : pour constituer une équipe projet impliquée et compétente ;
La gestion des communications (Project Communications Management) : pour orchestrer tous les briefings, échanges, réunions, reporting, etc. ;
La gestion des risques (Project Risk Management) : pour identifier et prévenir les obstacles qui pourraient entraver la bonne réalisation du projet ;
La gestion des approvisionnements (Project Procurement Management) : pour prendre les meilleures décisions et être certain de mener le projet à bien ;
La gestion des parties prenantes (Project Stakeholders Management) : pour gérer leurs attentes ainsi que leur engagement dans cette collaboration.
Naturellement, une bonne gestion de projet comporte bien des avantages :
Vous fixez des objectifs clairs et précis pour un travail rigoureux et de qualité, afin que vos clients s’en retrouvent plus satisfaits ;
Vous tirez le meilleur parti de vos ressources et évitez de les gaspiller inutilement ;
Vous impliquez et motivez davantage vos équipes en donnant du sens à ce qu’ils font et en facilitant leur collaboration à travers un plan d’actions réaliste ;
Vous maîtrisez vos budgets et vos échéances grâce à une bonne planification ;
Vous gérez bien vos risques ainsi que le changement et pouvez intervenir dès que nécessaire en suivant attentivement l’avancement de vos équipes ;
Vous prenez de meilleures décisions, et ce, plus rapidement ;
Vous tirez des leçons de votre expérience pour mieux appréhender vos projets dans le futur ;
Vous vous montrez plus transparent (avec vos clients et avec vos équipes), grâce à une communication plus efficace.
Mais, vous vous en doutez, la gestion de projet peut aussi rencontrer quelques limites :
Malgré tous vos efforts, il y aura parfois un écart trop conséquent entre la demande du client et ce dont vous êtes capable avec les ressources dont vous disposez ;
Vos estimations peuvent s’avérer imprécises, mais pour pallier cela, nous vous recommandons de toujours fonctionner avec une petite marge ;
Selon le projet, une gestion classique ne sera pas toujours adaptée et il vous faudra revoir votre manière de fonctionner.
Het zou intussen duidelijk moeten zijn dat projectmanagement een heuse uitdaging kan zijn, zeker als je meerdere projecten tegelijkertijd begeleidt. Er zijn veel redenen waarom projecten mislukken:
Elk project is uniek. Dat betekent dat ze in zekere mate ook altijd onvoorspelbaar zijn. Die onzekerheid inschatten en -calculeren helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Risicomanagement, met andere woorden, maakt deel uit van jouw taken als projectmanager.
Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een 'kleine aanpassing' van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!
Elk project is een zorgvuldig evenwicht van de IJzeren driehoek: scope, tijd en budget. Wanneer één van deze factoren wijzigt, betekent dat ook dat je de andere factoren moet aanpassen. Als de scope verandert, zullen deadlines ook moeten worden uitgesteld of zal de kost van je project verhogen - of allebei.We stelden een checklist samen met fundamentele stappen die je moet nemen voor de start van je volgende project:
In de loop der jaren zijn er heel wat methodieken ontstaan om projecten efficiënt te beheren. Dit zijn de meest gebruikte, in de volgorde waarin ze zijn ontstaan:
Gelukkig ligt de tijd van ad-hoc projecten plannen of zelfs handgemaakte projectschema's ver achter ons. De opkomst van het internet bracht heel wat nuttige tools met zich mee, onder andere voor online projectmanagement.
Maar waarom is die software nu zo handig? Welke voordelen biedt het boven projectmanagement zónder software?
Planning
Plannen is de essentie van je project management software. Deze feature is broodnodig om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Een gedeelde teamkalender en automatische notificaties wanneer een deadline nadert, kunnen ook een grote plus vormen.
Meer geavanceerde projectplanners geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe te wijzen, waardoor je een nog nauwkeuriger beeld krijgt van de verdeling en timing van taken.
Taakmanagement
Ook taakmanagement behoort meestal tot de basisfuncties van project management tools. Hierdoor kan je projecten verdelen in grotere milestones en kleinere takenwaar je deadlines en budgetten aan kan toevoegen. Sommige tools integreren zelfs 'het kritieke pad': de precieze volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd om het project vlot te laten verlopen.
Collaboration and communication
Snelle communicatie vormt een cruciale succesfactor voor elk project. Het zou dan ook een onderdeel van je projectmanagement-tool moeten zijn. Software die goed in elkaar zit, fungeert als een centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie.
Deze kennis snel en efficiënt delen heeft een positief effect op de interne samenwerking. Sommige tools maken het ook mogelijk om projectinformatie te delen met klanten. Dat kan een eenvoudige oplossing bieden om je klanten op de hoogte te houden, zonder constant meetings in te plannen.
Rapporteren
Rapporten en statistieken zijn een geweldige manier om inzicht in je bedrijf te krijgen en om te leren uit vorige projecten. Waarom werd het budget overschreden? Waarom werd die deadline gemist? Het antwoord staat er, zwart op wit.
Budget- en middelenbeheer
Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om je middelen te beheren. Daardoor krijg je een overzicht van alle geboekte vergaderzalen, of een overzicht van alle middelen die je al gebruikt hebt, gepland hebt, en de kosten ervan.
Timetracking
Met behulp van timetracking of urenregistratie kom je te weten welke taken de meeste tijd in beslag hebben genomen tijdens een vorig project. Zo zal je tijd en kosten in de toekomst beter kunnen inschatten. Heel wat tools bieden een basisfunctionaliteit voor timetracking aan, maar de geavanceerde optie kan ook erg nuttig zijn. De mogelijkheid om bijvoorbeeld verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren, bijvoorbeeld, zal je uren werk besparen.
Een mobiele app
Vaak vormen mobiele apps een lichtere versie van een online projectmanagement-tool. Nog vaker bieden mobiele apps je team op afstand toegang tot alle relevante informatie. Zo kan je taken of milestones onderweg updaten, facturen opvolgen en aanmaken op basis van je gewerkte uren en je team regelmatig op de hoogte houden van de status van je project.
Integraties
Naast je projectmanagementsoftware gebruikt je team waarschijnlijk nog meer tools: denk maar aan persoonlijke e-mailadressen, agenda's en CRM-software. Die tools kunnen koppelen aan je projectmanagementsoftware biedt meer transparantie, rechtstreeks toegang tot de juiste informatie en helpt bovendien informatiesilo's voorkomen.
Ontdek hoe je betere projecten oplevert met Teamleader Focuss project management tool.