Project planning

Een projectplanning is een overzicht van alle taken die gedaan moeten worden, inclusief de periode waarin ze uitgevoerd moeten worden, om het hele project af te ronden. De projectplanning is de rode draad van het project en de basis van projectmanagement. Het is daarom ook erg belangrijk dat de project planning overzichtelijk is en makkelijk in gebruik.

Je kan een project op veel verschillende manieren plannen. Zo kan je een Excel sheet gebruiken, de agenda van de mensen waarmee je samenwerkt etc. Als er maar een duidelijke manier is om bij te houden wat de scope van het project is, wanneer de deadlines zijn, wie welke taken moet uitvoeren en of de budgetten gewaarborgd zijn.

Om een project goed te laten lopen is het natuurlijk belangrijk om te weten wat er precies in de projectplanning staat. Een goede planning bevat ten minste de volgende informatie:

1. Middelen: wat en wie heb je nodig om je project af te ronden? (medewerkers, materiaal, software, enz.)

2. Taken: alle verantwoordelijkheden binnen een project, welke kleine of grote to-do’s moeten afgewerkt worden? Het is belangrijk om alles te benoemen en duidelijk te communiceren.

3. Activiteiten: Denk hierbij aan de status van een taak, de tijd, de prioriteiten en de middelen. Zodat je die zorgvuldig kan opvolgen tijdens het project.

De projectplanning is van cruciaal belang om gefocust te blijven op het doel. Een goede planning geeft rust en overzicht voor alle deelnemers van het project. Het geeft houvast en zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zonder projectplanning wordt een project al snel een stuurloos schip en kan er veel stress komen, omdat niet iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Als elk onderdeel van een project structureel gepland wordt, is het voor de uitvoerende partij makkelijker zich te focussen op de kwaliteit van het project. Daarnaast zul je minder snel over de scope van een project heen gaan.

Door de drag en drop is het super eenvoudig om taken van een project bij mensen in te plannen, daarnaast kan ik eenvoudig ook een rapport genereren voor onze klanten over de vooruitgang van het project. Teamleader maakt het voor ons makkelijker om onze projecten te plannen.

- Springbok Agency

Om een project te plannen moet je een aantal onderdelen in kaart brengen. Met deze input maak je vervolgens een prioriteitenlijst en als laatst maak je een tijdsplanning van de taken. Breng deze onderdelen in kaart voor het maken van een goede projectplanning:

• Stap 1: Leg de volledige scope van je project vast.
• Stap 2: Splits verschillende projectfases op in milestones en taken.
• Stap 3: Schat in wat je nodig hebt: hoeveel mensen en welke specifieke middelen?
• Stap 4: Verzamel wat je nodig hebt (mensen, tooling, budgetten).
• Stap 5: Stel een planning op.
• Stap 6: Link taken en afhankelijkheden aan elkaar.
• Stap 7: Houd alles bij; denk hierbij aan de uren die gemaakt worden, maar ook de deadlines die gehaald worden.

Twijfel je nog of het gebruik van een tool iets voor jouw bedrijf is? Om je verder te informeren hebben we hieronder enkele voordelen voor je op een rijtje gezet die mogelijk aansluiten bij jouw prioriteiten als het aankomt op een degelijke tool.

• Taakmanagement
  Wijs taken toe aan medewerkers en zie precies hoe de voortgang per taak verloopt.
• Timetracking
  Houd netjes bij hoeveel tijd er is besteed aan verschillende projecten zodat alles later netjes gefactureerd wordt.
• Communicatie
  Duidelijke en makkelijk terug te vinden communicatie zodat iedereen wat er speelt.
• Overzicht en inzicht
  Prioriteiten bepalen op basis van nieuwe inzichten en op tijd bijsturen zodat het uiteindelijk doel geen gevaar loopt.