yes!devs verbindet Deutschland und Spanien. Teamleader Orbit verbindet den Rest.
Wer? Marco Grönboldt, CPO bei yes!devs, und Sandra Gil, Projektmanagerin
Was? Digitalagentur für Websites, Apps und Middleware. Hauptsitz in Hamburg, zweiter Standort in Valencia.
Teamgröße? Mehr als 20 Mitarbeitende
Teamleader Orbit im Einsatz seit: September 2025, seit Februar 2026 mit dem gesamten Team
Größte Herausforderung? Eine wachsende Tool-Landschaft mit getrennten Systemen für Aufgaben, Rechnungsstellung, Planung und HR sowie fehlender zentraler Überblick über den Vertrieb.
Planst du einen Roadtrip von Hamburg nach Valencia, liegen gut 2.000 Kilometer vor dir. Für yes!devs ist diese Entfernung kein Problem. „Wir haben ein wirklich starkes Team. Deshalb stehen wir immer in engem Kontakt mit unseren Kunden“, sagt Sandra. Die räumliche Distanz zu überbrücken, war für yes!devs nie die eigentliche Herausforderung. Die verschiedenen Tools miteinander zu verbinden, war dagegen um einiges schwieriger.
Vor Teamleader Orbit sah die Tool-Landschaft von yes!devs aus wie die vieler anderer Agenturen. ClickUp für Aufgaben, Projekte und Kunden-Dashboards. Ein separates Tool für Angebote und Rechnungen. Ein drittes für die Planung, ohne Verbindung zu ClickUp. Ein viertes für HR. Der Vertrieb war in keines dieser Systeme eingebunden.
Das Team versuchte, die Lücken zwischen den Tools mit Tabellen zu schließen. Doch die Projektmanager hatten nur begrenzten Einblick darin, was verkauft wurde. Und das Management hatte keine Möglichkeit, die wichtigsten Zahlen schnell zu prüfen.
„Wir wollten das Unternehmen auf Basis von Daten steuern, nicht aus dem Bauch heraus. Das funktioniert nur, wenn Sales, Delivery und Finance mit denselben Zahlen arbeiten.“
Früher begann jedes Angebot in Slack. Eine Projektmanagerin schrieb ihrem Vorgesetzten, was ins Angebot aufgenommen werden sollte. Er verschickte es anschließend an den Kunden. Danach war es schwierig, den Status des Angebots nachzuvollziehen.
Heute läuft der gesamte Prozess an einem Ort. Projektmanager erstellen das Angebot, die verantwortliche Führungskraft prüft und bestätigt es, und der Kunde kann es direkt in Orbit annehmen. Kein Slack-Chaos mehr, in dem Informationen verloren gehen.
„Ich bereite das Angebot selbst vor und mein Chef muss es nur noch prüfen und freigeben. Danach kann der Kunde es direkt in der Software annehmen. So weiß ich sofort, ob es bestätigt wurde oder nicht.“
Mit Orbit hat yes!devs auch Service Desk und Ticketing in einem System gebündelt und führt diese Arbeitsweise nun schrittweise bei seinen Kunden ein. Die Zeiterfassung ist ebenfalls integriert. Dieselben erfassten Stunden fließen sowohl in die Kundenrechnungen als auch in die internen Budgets ein.
Apropos Support: yes!devs betreut die eigenen Kunden über Orbit, während Sandra auf der anderen Seite mit dem Supportteam von Teamleader zu tun hat. „Bei vielen Tools landet man bei einem Chatbot oder schreibt eine E-Mail und bekommt ein paar Tage später eine Antwort“, sagt sie. „Hier zögert das Team nicht, bei Bedarf direkt einen Termin für einen Call zu vereinbaren.“
Jede Agentur kennt das: Der Monat ist abgeschlossen, man geht davon aus, dass alles abgerechnet ist und eine Woche später fällt auf, dass bereits geleistete Arbeit bei der Abrechnung übersehen wurde.
In Orbit bleibt diese Arbeit nicht unbemerkt. Du wirst darauf hingewiesen und kannst anschließend entscheiden, ob du sie in Rechnung stellst oder als nicht abrechenbar markierst.
„Manchmal denkst du, dass du alles abgerechnet hast, und dann fällt dir plötzlich auf: Oh, diesen Teil habe ich vergessen. Wenn etwas noch nicht bearbeitet oder zugeordnet wurde, taucht es einfach auf. Dann kann dein Chef sagen: Hey, das muss ich noch abrechnen.“
Orbit zeigt außerdem den Umsatz pro Kunde. Und diese Zahl hilft dabei, Prioritäten zu setzen.
„Der Umsatz pro Kunde hat verändert, wie wir auf unser Kundenportfolio schauen. Heute investieren wir unsere Zeit dort, wo sie für beide Seiten den größten Mehrwert schafft.“
Es dürfte kaum überraschen, dass eine Softwareagentur KI intensiv nutzt. Für einige sehr spezifische Kundenreports zieht yes!devs die Daten bislang noch manuell aus Orbit und gibt sie anschließend an das KI-Tool weiter, das sie dafür nutzen.
Seit dem 1. Oktober ist dieser Workaround nicht mehr nötig. Teamleader Orbit verfügt jetzt über eine MCP-Schnittstelle, über die du deine Agenturdaten mit den KI-Tools verbinden kannst, die du ohnehin schon nutzt. Frag nach dem Status eines Kunden und du bekommst eine Antwort auf Basis deiner eigenen Zahlen.
Für Sandra geht damit ein Wunsch in Erfüllung: Orbit als zentrale Quelle für Managementinformationen, ohne dass nebenher noch manuell Reports erstellt werden müssen. „Wenn ich ein Meeting mit einem Kunden habe und den allgemeinen Status sehen möchte“, sagt sie, „kann ich ihn einfach mit einem Klick generieren.“
👉 Keine Lust mehr auf unübersichtliche Tabellen?
Sieh dir an, was Teamleader Orbit für deinen Forecast, deine Projektmargen und deine Kapazitätsplanung tun kann.
