Wie FRANZ//ROSA mit Teamleader Orbit Struktur und Kreativität über drei Agenturen hinweg vereint

Wie der Name schon verrät, lebt FRANZ//ROSA von zwei Seiten. FRANZ steht für den nüchternen Part: Planung, Zahlen, Performance. ROSA für Ideen, Bilder und Emotionen. Die beiden Schrägstriche verbinden beides.

2018 startete die Agentur mit Social Media. Nach und nach kamen weitere Leistungen hinzu. Denn auch die beste Social-Media-Arbeit bringt wenig, wenn sie am Ende auf eine schlechte Website führt. Heute versteht sich FRANZ//ROSA als 360-Grad-Digitalagentur mit drei spezialisierten Units, die jeweils unterschiedliche Märkte und Disziplinen abdecken.

Die Tool-Landschaft wuchs dabei so, wie sie in Agenturen häufig wächst: ein Tool für die Zeiterfassung, eines fürs Projektmanagement und für alles, was dazwischenfiel, eine Tabelle. „Das Agentursystem als Ganzes hat funktioniert. Wir hatten auch Struktur“, sagt Jonathan. „Aber es war nicht einfach zu handhaben.“

Aus einzelnen Tool-Inseln werden schnell Dateninseln. Jedes Tool enthielt einen Teil der Wahrheit, doch keines kommunizierte mit den anderen. So arbeitete jeder mit seinem eigenen Blick auf die Zahlen.

Für FRANZ//ROSA wurde das aus drei Gründen zunehmend zum Problem. Erstens arbeitet auch das Management operativ für Kunden. Jede Stunde, die in interne Abläufe fließt, fehlt damit für abrechenbare Kundenarbeit.

Zweitens blieb der Blick nach vorn unscharf. Innerhalb einzelner Projekte funktionierte die Planung gut. Sobald es aber darum ging, projektübergreifend vorauszuplanen, wurde es aufwendig. „Es hat immer Stunden gedauert, alles zusammenzutragen und sich einen vernünftigen Überblick zu verschaffen“, erklärt Jonathan.

Und drittens besteht FRANZ//ROSA eben nicht aus einer, sondern aus drei Units: so visible, so loud und so attractive. Mitarbeitende arbeiten dabei je nach Projekt auch über die Grenzen der einzelnen Units hinweg.

Mit diesem Setup war die Agentur weit gekommen. Für den nächsten Schritt sollte die Steuerung jedoch einfacher werden: ein zentraler Ort, an dem alle auf dieselben Zahlen und dieselbe Planung schauen.

Auf der Suche nach einer Lösung, die mehr Übersicht schafft und eine verlässlichere Vorausplanung ermöglicht, stieß FRANZ//ROSA schnell auf Teamleader Orbit. Ausschlaggebend war für Jonathan allerdings noch etwas anderes: „Der wichtigste Punkt für uns war, dass unsere monatlichen Retainer-Modelle integriert abgebildet werden können.“

Diese Transparenz hilft auch bei Personalentscheidungen. Bei einem großen Retainer zeigte sich beispielsweise immer wieder, dass der kreative Aufwand höher lag als geplant. Die Konsequenz: Die nächste Neueinstellung erfolgte im Kreativbereich. „Wir sind an den richtigen Stellen gewachsen“, sagt Jonathan.

Retainer laufen über mehrere Monate und lassen sich entsprechend gut vorausplanen. Schwieriger wird es bei Projekten: Wer hat wann Kapazitäten? Was läuft parallel? Und ist überhaupt noch Platz für einen weiteren Auftrag? Gleichzeitig beobachtet FRANZ//ROSA, dass mehr Kunden zunächst mit einem Projekt statt direkt mit einem Retainer starten. Umso wichtiger wird eine belastbare Kapazitätsplanung und die bildet Orbit ebenfalls ab.

Mindestens genauso wichtig war der finanzielle Überblick. Im alten Setup ließen sich zwar Rechnungen erstellen, doch was im kommenden Monat zu erwarten war, musste weiterhin in einer separaten Tabelle prognostiziert werden. Heute liegen Forecast, Auftragslage und Rechnungen an einem Ort. Eine Auswertung, für die früher schon einmal ein ganzer Abend draufging, ist jetzt in wenigen Sekunden erledigt.

Auch beim Onboarding zeigte sich, dass Software allein nicht alle Fragen beantwortet. Die deutsche Buchhaltung hat ihre eigene Begriffswelt und eine Bezeichnung in Teamleader Orbit entsprach nicht der, mit der der externe Buchhalter von FRANZ//ROSA arbeitete. Er kannte den Begriff nicht, entsprechend war zunächst unklar, welche Kennzahl damit gemeint war.

Eine Frage an das Onboarding-Team genügte. Es holte den Buchhalter direkt ins Gespräch, vermittelte zwischen den unterschiedlichen Begrifflichkeiten und zog Beispiele anderer Agenturen heran. So ließ sich schnell klären, was gemeint war.

Auch bei der individuellen Einrichtung unterstützte das Team. FRANZ//ROSA wollte weiterhin Stunden auf einen Kunden erfassen können, wenn das vereinbarte Budget bereits ausgeschöpft war. Allerdings ohne, dass diese zusätzlichen Stunden auf der Rechnung landeten. Die Lösung: Jedes Projekt erhält eine eigene Position für nicht abrechenbaren Mehraufwand, auf die das Team weiterhin Zeiten buchen kann.

„Das war für uns genau der richtige Impuls, noch einmal darüber nachzudenken, wie wir unsere Projekte aufsetzen“, sagt Jonathan. „Es ist gut zu wissen, dass sich im Grunde alles abbilden lässt.“

Das Kundenportfolio von FRANZ//ROSA entwickelt sich in Richtung größerer Marken und mehr Leistungen pro Projekt. Dadurch wird die Arbeit immer umfassender.

Für diese Komplexität gibt es gewissermaßen die FRANZ-Seite der Agentur. Jonathan ist überzeugt, dass FRANZ//ROSA für den nächsten Wachstumsschritt gut aufgestellt ist.

„Teamleader wird uns dabei definitiv helfen, weil wir den Gesamtüberblick bekommen und uns viel Sucharbeit sparen“, sagt er. „Wenn alles, was vor allem mit Controlling zu tun hat, sauber aufgesetzt ist, können wir uns wirklich auf das konzentrieren, was wir am liebsten machen und am besten können.“