Datev: was die Software für deine Agentur bedeutet

Trotzdem wissen viele Agenturinhaber:innen erstaunlich wenig darüber, was DATEV eigentlich ist, wie es funktioniert und warum es sie betrifft. Dabei entscheidet genau dieses Wissen darüber, ob deine Buchhaltung reibungslos läuft oder du jeden Monat Stunden mit manueller Datenübergabe verlierst.

Dieser Artikel erklärt dir, was DATEV für deine Agentur bedeutet, welche Produkte relevant sind, was es kostet und worauf du bei der Wahl deiner Agentursoftware achten solltest.

DATEV ist kein gewöhnliches Softwareunternehmen. 1966 in Nürnberg gegründet, ist es eine Genossenschaft, die ein ganzes Ökosystem für Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuern bereitstellt. Laut DATEV arbeiten über 90 % der deutschen Steuerkanzleien damit.

Für deine Agentur heißt das konkret: Egal, welche Tools du intern nutzt, deine Daten müssen am Ende DATEV-kompatibel sein. Dein:e Steuerberater:in arbeitet höchstwahrscheinlich mit DATEV. Rechnungen, Belege, Lohndaten, alles muss in einem Format ankommen, das DATEV versteht.

DATEV zu ignorieren ist keine Option, denn es ist der Standard, an dem sich deine gesamte Finanzkommunikation orientiert.

Die Zusammenarbeit läuft typischerweise in drei Modellen ab, je nachdem, wie viel du selbst übernimmst.

Im einfachsten Fall gibst du alle Belege an die Kanzlei weiter, die alles in DATEV verbucht. Das ist bequem, kostet aber mehr. Einen Schritt weiter gehst du mit der Vorkontierung: Du bereitest Belege digital auf, ordnest sie vor, und die Kanzlei prüft und bucht final. Das spart Kosten, braucht aber ein sauberes System auf deiner Seite. Und im dritten Modell buchst du eigenständig in einem DATEV-kompatiblen Tool und übergibst die fertigen Daten. Die Kanzlei prüft dann nur noch und erstellt den Jahresabschluss.

Die meisten Agenturen bewegen sich zwischen Modell zwei und drei. Entscheidend ist, dass die Datenübergabe reibungslos klappt.

Nicht jedes DATEV-Produkt betrifft dich direkt. Vier verdienen deine Aufmerksamkeit.

DATEV Unternehmen online ist die zentrale Plattform für den Belegaustausch mit deiner Kanzlei. Hier lädst du Rechnungen und Belege hoch, dein:e Steuerberater:in greift direkt darauf zu.

Lohn und Gehalt beziehungsweise LODAS nutzt deine Kanzlei für die Lohnabrechnung. Du lieferst die Daten, etwa Arbeitsstunden und Abwesenheiten, die Kanzlei erstellt daraus die Gehaltsabrechnungen.

Arbeitnehmer online gibt deinen Mitarbeitenden Zugriff auf ihre Lohnabrechnungen und Steuerdokumente. Kein Papier mehr, kein Versand. Dein Team sieht alles digital.

Belegbilderservice ermöglicht dir, Belege als Bild oder PDF an DATEV zu übermitteln. Fotografiere oder scanne jede Quittung direkt und lade sie hoch.

Die genauen Kosten hängen davon ab, welche Produkte du nutzt, wie groß dein Team ist und was deine Kanzlei berechnet.

Ein Richtwert laut DATEV-Preisliste: DATEV Unternehmen online startet ab etwa 10,50 Euro pro Monat. Die Cloud-Pauschale Lohn liegt bei rund 0,40 Euro pro Monat und Mitarbeitenden.

Aber Achtung: Viele DATEV-Kosten fallen nicht direkt bei dir an. Dein:e Steuerberater:in bezahlt die Lizenzen und gibt die Kosten über das Beratungshonorar weiter. Frag also konkret nach, welche DATEV-Kosten in deinem Vertrag stecken.

Die beste Agentursoftware nützt dir wenig, wenn sie nicht mit DATEV sprechen kann. Schnittstellen bestimmen, wie viel Handarbeit zwischen deinem Tool und DATEV anfällt.

Es gibt verschiedene Wege: Der Buchungsdatenservice überträgt fertige Buchungssätze direkt. Der Belegbilderservice schickt digitalisierte Belege an die Kanzlei. Ein CSV-Export ist die einfachste Variante, aber auch die fehleranfälligste. Und Online-APIs verbinden dein System in Echtzeit mit DATEV.

Je besser die Schnittstelle, desto weniger Handarbeit. Kein doppeltes Eintippen, keine verlorenen Belege. Wenn du eine neue Agentursoftware evaluierst, prüfe zuerst die DATEV-Schnittstellen. Das spart dir langfristig Stunden.

Seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Das gilt auch für Agenturen, auch bei Vertrauensarbeitszeit und Remote Work.

DATEV selbst bietet kein eigenes Tool zur Zeiterfassung an. Aber über Schnittstellen überträgst du Zeiterfassungsdaten aus externen Tools direkt in die Lohnbuchhaltung. Du brauchst also ein System, das Arbeitszeiten dokumentiert und die Daten an DATEV weitergeben kann.

In Agenturen, wo flexible Arbeitsmodelle zum Alltag gehören, ist das keine Frage für die lange Bank – die Pflicht gilt bereits.

Ein guter DATEV-Workflow beginnt nicht bei DATEV, sondern bei deinen internen Prozessen.

Wähle von Anfang an Tools, die DATEV-kompatibel sind. So vermeidest du später Workarounds oder manuelle Datenübergaben.

Digitalisiere Belege sofort. Jede Quittung, jede Rechnung, direkt fotografieren oder scannen. Papierstapel gehören nicht in eine moderne Agentur.

Lade Belege und Daten regelmäßig hoch, nicht erst kurz vor dem Quartalsende. Dein:e Steuerberater:in wird es dir danken, und du behältst den Überblick.

Kläre früh mit deiner Kanzlei, wer welche Aufgaben übernimmt. Klare Aufgabenteilung spart Rückfragen und Doppelarbeit.

Achte auf die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Speichere deine digitalen Belege revisionssicher.

Am Ende geht es darum, die richtige Agentursoftware zu wählen. Ein Tool, das Zeiterfassung, Rechnungsstellung und DATEV-Schnittstellen vereint, spart dir doppelte Arbeit. Teamleader Orbit bringt genau das mit: eine zentrale Plattform, die deine operativen Prozesse bündelt.