Intercompany-Verrechnung in Agenturen: So setzt du sie in 7 Schritten sauber auf

Deine Kreativ-GmbH liefert eine Kampagne an die Strategie-GmbH, aber wer von beiden verdient daran eigentlich Geld? Genau diese Frage bleibt in vielen Agenturgruppen unbeantwortet, weil interne Leistungen nie sauber abgerechnet werden. Das Ergebnis sind aufgeblähte Umsätze, unsichtbare Verluste und ein Reporting, das mehr verschleiert als Orientierung gibt.

Gleichzeitig wächst deine Agenturstruktur weiter: Teams arbeiten über Gesellschaftsgrenzen hinweg, die Buchhaltung ist zentral organisiert und vielleicht läuft sogar ein Freelancer-Pool über eine eigene Einheit. Klingt effizient, wird aber schnell unübersichtlich. Denn ohne saubere Intercompany-Verrechnung weißt du nicht, welche Einheit wirklich profitabel arbeitet und wo Marge verloren geht. Entscheidungen basieren dann auf Annahmen statt auf belastbaren Zahlen.

Intercompany-Verrechnung klingt nach einem Thema für Steuerberater. Ist sie auch. Vor allem aber ist sie ein Hebel für echte Transparenz bei Profitabilität, Auslastung und der wirtschaftlichen Performance jeder einzelnen Einheit.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine intercompany Abrechnung in sieben klaren Schritten sauber aufsetzt, pragmatisch, nachvollziehbar und ohne dich im Steuerrecht zu verlieren.

Sobald Leistungen oder Ressourcen über Gesellschaftsgrenzen hinweg fließen, wird Intercompany-Verrechnung für deine Agentur relevant. Und das passiert oft früher, als viele denken.

Stell dir vor: Deine Kreativ-GmbH entwickelt eine Kampagne, während die Strategie-GmbH den Kunden gewonnen hat. Wer bekommt den Umsatz? Wer trägt die Kosten? Ohne klare Zuordnung verschwimmen die Zahlen und du triffst Entscheidungen auf Basis von Bauchgefühl statt verlässlicher Daten.

Typische Szenarien sind schnell erreicht: Zwei GmbHs unter einer Holding, eine zentrale Buchhaltung für mehrere Einheiten, internationale Teams, die zusammenarbeiten, oder ein Freelancer-Pool, der über eine eigene Gesellschaft organisiert ist. In all diesen Fällen fließen Leistungen intern und müssen sauber abgerechnet werden.

Die Faustregel ist einfach: Fließt eine Leistung von A nach B und beide Einheiten sind rechtlich getrennt, brauchst du eine intercompany Abrechnung. Nur so stellst du sicher, dass deine Zahlen die Realität widerspiegeln und nicht nur gut aussehen.

Ja, das ist Arbeit. Aber einmal richtig aufgesetzt, sparst du dir jeden Monat Stunden an Chaos und Rückfragen. Mit diesen sieben Schritten weißt du genau, welche Einheit liefert und welche nur kostet.

Bevor du irgendetwas verrechnest, brauchst du ein vollständiges Bild. Welche Services fließen zwischen deinen Einheiten? Kreativarbeit, Entwicklung, Strategie, HR, IT-Support?

Geh deine Timesheets der letzten drei Monate durch. Du wirst überrascht sein, wie viele Leistungen bisher unter dem Radar liefen.

Das Finanzamt schaut genau hin. Deine internen Preise müssen so aussehen, als hättest du sie mit einem fremden Unternehmen vereinbart, der sogenannte Fremdvergleichsgrundsatz nach § 1 AStG.

Für Agenturen ist die Cost-Plus-Methode am pragmatischsten. Heißt konkret: Du nimmst die tatsächlichen Kosten und schlägst einen marktüblichen Aufschlag drauf.

Ein Beispiel: Deine Kreativ-GmbH stellt einen Senior Designer für ein Projekt der Strategie-GmbH bereit. Kosten pro Stunde: 65 Euro. Aufschlag: 10 %. Verrechnungspreis: 71,50 Euro. Fertig.

Ohne saubere Zeiterfassung keine saubere Verrechnung. Jede Stunde muss einem Projekt und einer Gesellschaft zugeordnet sein. Klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber oft nicht.

Agentursoftware wie Teamleader Orbit macht das automatisch auf Projektebene. Du erfasst die Zeit einmal, und das System weiß, welche Einheit die Leistung erbringt und welche sie empfängt.

Eine intercompany Rechnung braucht mindestens diese fünf Angaben: Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Stunden, Stundensatz und Gesamtbetrag. Mehr zur korrekten Rechnungsstellung findest du in unserem Blog.

Dazu kommt ein Rahmenvertrag, ein sogenanntes Intercompany Agreement (ICA), das die grundlegenden Konditionen zwischen den Einheiten regelt. Je nach Fall können dabei auch unterschiedliche Rechnungsarten zum Einsatz kommen.

Das ist kein reines Steuerberater-Thema. Ein sauberes ICA schützt dich vor Doppelbesteuerung und gibt dir Sicherheit bei der nächsten Betriebsprüfung. Falls du noch kein digitales System nutzt, kannst du als Übergangslösung eine Rechnung in Excel erstellen.

Jede Gesellschaft braucht eigene Stammdaten und eigene IC-Konten in der Buchhaltung. Projekte müssen im System zwingend der richtigen rechtlichen Einheit zugeordnet sein.

Ja, das ist Fleißarbeit. Aber diese Grundlage sparst du dir später zehnfach zurück, weil dein Reporting stimmt.

Hier passiert der häufigste Fehler: IC-Umsätze werden nicht eliminiert, und plötzlich sehen deine Zahlen besser aus, als sie sind. Fake-Margen und aufgeblähte Umsätze, das willst du nicht.

Definiere klare Eliminierungsregeln für dein konsolidiertes Reporting. Zentrales Reporting über alle Einheiten, wie es Teamleader Orbit mit Dashboards liefert, macht das deutlich einfacher, weil du alles an einem Ort siehst.

Bevor du deine erste Intercompany-Abrechnung startest, solltest du sicherstellen, dass alle Grundlagen sauber stehen:

• Sind alle Gesellschaften, Projekte und Stammdaten korrekt angelegt und klar zugeordnet?
• Sind deine Verrechnungspreise definiert, dokumentiert und nachvollziehbar begründet?
• Wird Zeit sauber erfasst und eindeutig Projekten und Einheiten zugewiesen?
• Sind IC-Rechnungen und ein Intercompany Agreement (ICA) aufgesetzt und vollständig?
• Sind IC-Konten in der Buchhaltung eingerichtet und Prozesse für Verbuchung und Abstimmung definiert?
• Gibt es klare Regeln zur Eliminierung von IC-Umsätzen im Reporting?
• Sind Verantwortlichkeiten und monatliche Abläufe im Team eindeutig geklärt?

Erst wenn diese Punkte stehen, solltest du live gehen. So stellst du sicher, dass deine intercompany Verrechnung von Anfang an sauber läuft und deine Zahlen wirklich belastbar sind.

Wichtig: Ab 2025 wird die Verrechnungspreisdokumentation, Master File und Local File, zum gesetzlichen Regelfall. Das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern, nicht erst bei Betriebsprüfungen. Bereite dich jetzt vor.

Intercompany-Verrechnung ist kein reines Steuerberater-Thema. Sie ist die Grundlage dafür, dass du überhaupt verstehst, wie profitabel deine Agenturstruktur wirklich ist.

Nur wenn interne Leistungen sauber verrechnet werden, erkennst du, wo Marge entsteht und wo sie verloren geht. Ohne diese Transparenz wirken Zahlen oft besser, als sie sind, und Entscheidungen basieren schnell auf Annahmen statt auf belastbaren Daten.

Gerade in wachsenden Agenturgruppen ist das entscheidend. Wenn mehrere Einheiten zusammenarbeiten, brauchst du eine klare Sicht auf Auslastung, Kosten und Wertschöpfung pro Gesellschaft.

Denn am Ende geht es nicht darum, größer zu werden, sondern profitabler zu wachsen.

Mit einer sauberen Intercompany-Verrechnung schaffst du genau diese Grundlage: Du erkennst, welche Einheit liefert, welche nur unterstützt und wo du nachsteuern musst, bevor es sich auf deine Marge auswirkt.