Retainer vs. Projektarbeit: Welcher Weg passt wirklich zu deinem Team?
Der März lief gut: Der Umsatz stimmt, das Team ist motiviert und dann wirfst du einen Blick auf den April. Der Forecast ist plötzlich erschreckend leer. Genau darin liegt die Herausforderung der klassischen Projektarbeit in Agenturen: Nach jedem abgeschlossenen Projekt beginnt die Suche nach dem nächsten Auftrag von vorn.
Eine Retainer Agentur funktioniert anders. Statt jeden Monat bei null zu starten, baust du dir planbare Einnahmen auf, fast wie ein Abo-Modell für deine Expertise. Deine Kunden sichern sich den Zugriff auf dein Team über einen festen Zeitraum, während du kontinuierlich Ergebnisse lieferst.
Das schafft nicht nur stabilere Umsätze, sondern bringt auch mehr Ruhe in den Agenturalltag. Für dich bedeutet das: weniger Umsatz-Achterbahn, mehr Planungssicherheit und eine deutlich bessere Ressourcensteuerung. Genau diese Planbarkeit wird für wachsende Agenturen zum entscheidenden Faktor, wenn sie ihr Team nachhaltig auslasten und ihre Ressourcenplanung strategisch weiterentwickeln möchten.
Projektarbeit fühlt sich oft gut an: klare Deadlines, ein konkreter Scope und ein greifbares Ergebnis am Ende. Das eigentliche Problem zeigt sich meistens erst danach.
Denn sobald ein Projekt abgeschlossen ist, beginnt der gleiche Kreislauf von vorn: neue Anfragen, neue Angebote, neue Unsicherheit. Dieser Wechsel zwischen vollen Auftragsbüchern und ruhigeren Phasen ist kein Zufall, sondern systembedingt.
Das Grundproblem: Du verkaufst eine einmalige Leistung, zum Beispiel eine Website, ein Rebranding oder eine Kampagne. Ist das Projekt abgeschlossen, fehlt die Anschlussplanung und du startest wieder bei null.
Retainer setzen genau hier an. Denk an ein Abo-Modell für deine Agenturleistung. Dein Kunde kauft nicht ein einzelnes Produkt, sondern sichert sich den Zugriff auf dein Team und deine Expertise für einen festen Zeitraum. Er zahlt monatlich eine feste Summe und du lieferst dafür kontinuierlich Ergebnisse, etwa durch laufende Beratung, Social Media Management oder technische Wartung. So stärkst du Kundenwerbung und Kundenbindung.
Für dich als Agentur bedeutet das vor allem eines: mehr Planbarkeit. Du startest nicht jeden Monat bei null, sondern mit einem stabileren Fundament. Das verändert nicht nur deinen Cashflow, sondern auch, wie du dein Team einsetzt und deine Ressourcen steuerst.
Sind wir ehrlich: Projektarbeit hat ihren Reiz. Sie bringt kreative Höhepunkte und, wenn das Pricing stimmt, hohe Margen auf einen Schlag. Planungssicherheit liefert sie aber selten.
Wenn sich ein großes Projekt um zwei Wochen verschiebt, hast du plötzlich ein teures Team, das wartet. Im nächsten Monat müssen dann alle Überstunden schieben, weil mehrere Deadlines gleichzeitig näher rücken.
Retainer bringen hier die nötige Struktur ins Spiel. Wenn du weißt, dass Kunde X jeden Monat 20 Stunden Design und 10 Stunden Beratung abruft, kannst du diese Kapazitäten fest blocken. Das Risiko verteilt sich. Fällt ein kleines Projekt weg, bricht nicht direkt der ganze Monatsumsatz ein.
Genau hier hilft ein Blick auf den Planner in Teamleader Orbit: Retainer-Stunden und Projektarbeit lassen sich in einer Ansicht planen, sodass du sofort erkennst, wo noch Luft ist und wo es eng wird.
Natürlich gibt es auch Nachteile. Ein Retainer kann zur „goldenen Fessel“ werden, wenn der Leistungsumfang schwammig definiert ist. Wenn dein Kunde für 2.000 Euro im Monat plötzlich eine 24/7-Verfügbarkeit erwartet, wird das Modell schnell unprofitabel.
Deshalb gilt: Kein Retainer ohne klaren Scope. Sonst zahlst du am Ende drauf.
Planbare Umsätze entstehen nicht nur durch bessere Verträge, sondern durch klare Prozesse dahinter.
Mit Teamleader Orbit siehst du, wie Retainer und Projektarbeit deine Kapazitäten, Auslastung und Ressourcen beeinflussen und kannst dein Team fundierter steuern.
Nicht jedes Modell passt zu jeder Phase deiner Agentur und ihre Geschäftsstruktur. Bauchgefühl ist gut, aber für diese Entscheidung brauchst du mehr als das.
Viele Agenturen steigen zu früh in Retainer ein, bevor Prozesse und Kapazitäten stabil sind. Andere bleiben zu lange in der Projektlogik und kämpfen weiter mit schwankendem Cashflow.
Um fundiert zu entscheiden, brauchst du Klarheit über drei Dinge: deinen aktuellen Cashflow, deine Ressourcen und die Art deiner Kundenbeziehungen. Genau hier zeigt sich, welches Modell wirklich zu dir passt.
Die folgende Entscheidungsmatrix hilft dir, diese Faktoren strukturiert einzuordnen und den nächsten Schritt für deine Agentur bewusst zu wählen.
Kriterium | Projektarbeit ist besser, wenn... | Retainer ist besser, wenn... |
Cashflow | Du hohe Liquiditätsreserven hast und Schwankungen von Monat zu Monat locker wegsteckst. | Du deine Fixkosten (Miete, Gehälter) durch sichere, monatliche Einnahmen decken musst. |
Kundenbeziehung | Ihr euch noch beschnuppert. Ein Pilotprojekt ist ideal, um Vertrauen aufzubauen. | Das Vertrauen da ist. Ihr kennt die Arbeitsweisen des anderen und wollt eine langfristige „Ehe" eingehen. |
Ressourcenplanung | Du ein großes Netzwerk an Freelancern hast, um Spitzen flexibel abzufangen. | Du ein festes Team hast, das du mit Ressourcenplanung für Agenturen gleichmäßig auslasten willst, ohne Burnout oder Leerlauf (Boreout). |
Skalierbarkeit | Du schnell wachsen willst durch aggressive Akquise neuer Logos. | Du den Customer Lifetime Value bestehender Kunden maximieren willst, ohne den Vertriebsaufwand explodieren zu lassen. |
Wenn du gerade abwägst, welches Modell wirklich zu deiner Agentur passt, brauchst du vor allem eines: Transparenz über Auslastung, Projekte und Cashflow.
Mit Teamleader Focus siehst du auf einen Blick, wie deine Projekte laufen, wo Kapazitäten frei sind und ob sich deine Arbeit wirklich rechnet.
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Ob Retainer oder Projekt: Mit einer klaren Kapazitätsansicht, etwa im Planner von Teamleader Orbit, siehst du auf einen Blick, wie sich beide Modelle auf die Auslastung deines Teams auswirken.
Viele Agenturen machen beim Wechsel auf Retainer einen klassischen Fehler: Sie schätzen den Aufwand zu optimistisch. „Ach, das bisschen Social Media machen wir nebenbei.“
Das stimmt selten. Wer den Aufwand eines Retainers zu optimistisch kalkuliert, verliert am Ende Marge statt zu gewinnen. Ein Retainer ist kein All-you-can-eat-Buffet. Und wer den Scope nicht schriftlich fixiert, riskiert, unter Marge zu arbeiten.
Du musst deine Preise deshalb auf Basis von Daten kalkulieren, nicht auf Hoffnung.
Der entscheidende Begriff ist Billability. Wenn du einen Retainer über 5.000 Euro verkaufst, dein Team dafür aber Stunden im Wert von 7.000 Euro verbrennt, hast du ein Problem.
Du brauchst eine Mischkalkulation. Plane neben den reinen Arbeitsstunden auch Overhead für Abstimmung, Projektmanagement und einen Puffer für Unvorhergesehenes ein.
Tools wie Teamleader Orbit helfen dir dabei, die tatsächlichen Stunden gegen das Budget zu tracken. So siehst du schon Mitte des Monats, ob ihr noch im grünen Bereich seid, oder ob du beim Kunden auf die Bremse treten musst.
Das Bundesarbeitsgericht verpflichtet Arbeitgeber bereits heute zur Zeiterfassung. Ab 2027 gilt die Pflicht gesetzlich für alle. Wer seine Retainer-Stunden jetzt schon sauber trackt, hat nicht nur die Marge im Griff, sondern ist auch rechtlich vorbereitet.
Retainer klingen planbar. Profitabel werden sie erst, wenn du Zeiten, Budgets und Ressourcen sauber im Blick hast.
Mit Teamleader Orbit erkennst du, ob deine Retainer wirklich im grünen Bereich bleiben und wo du früh nachsteuern solltest.
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Retainer machen dich nicht weniger flexibel, sie geben dir die Freiheit, bewusster zu entscheiden. Wenn deine Fixkosten durch planbare Einnahmen gedeckt sind, kannst du Projekte gezielter auswählen und dich auf die konzentrieren, die wirklich zu dir passen, statt jeden Auftrag annehmen zu müssen.
Das schafft die Ruhe, die du brauchst, um langfristig zu wachsen, statt nur von Projekt zu Projekt zu arbeiten. Gleichzeitig gilt: Ein Retainer-Modell funktioniert nur, wenn du deine Zahlen im Blick hast. Ohne sauberes Tracking wird aus Planung schnell ein Blindflug. Erst wenn du genau weißt, wie viel Zeit, Budget und Kapazität wirklich in deine Projekte fließen, kannst du rechtzeitig nachsteuern und sicherstellen, dass deine Retainer auch langfristig profitabel bleiben.
Das ist der häufigste Streitpunkt. Du hast zwei Optionen: „Use it or lose it" (Verfall am Monatsende) oder ein „Rollover" (Übertrag in den nächsten Monat). Wir empfehlen eine klare Grenze. Ein unbegrenzter Übertrag baut einen riesigen Berg an geschuldeten Stunden auf, den du irgendwann nicht mehr abarbeiten kannst.
Vergiss Stunden. Verkauf Verfügbarkeit, Reaktionszeit und die Gewissheit, dass der Kunde sich um nichts kümmern muss. Argumentiere mit dem Wegfall ständiger neuer Angebote und Freigabeschleifen. Kunden lieben es, wenn Dinge einfach laufen.
Nein. Auch Design- und Entwicklungsagenturen profitieren davon. Wartungsverträge für Software, laufende Markenführung oder regelmäßige Strategie-Workshops sind klassische Retainer-Leistungen.
