Mit Teamleader Orbit macht Level Level seine Zahlen so zugänglich wie seine Plattformen

Seit zwanzig Jahren entwickelt die Rotterdamer Agentur Level Level komplexe WordPress-Plattformen. Vor zehn Jahren ergänzte sie ihr Leistungsspektrum um digitale Barrierefreiheit. In der Praxis bedeutet das: Menschen mit Seh- oder Hörbeeinträchtigungen sowie motorischen oder kognitiven Einschränkungen können die Plattformen von Level Level problemlos nutzen.

Bei Level Level ist Barrierefreiheit keine Zusatzleistung, sondern ein Qualitätsstandard. Alles, was die Agentur entwickelt, entspricht den WCAG-Richtlinien, den internationalen Standards für digitale Barrierefreiheit – unabhängig davon, ob der Kunde danach fragt oder nicht.

Diese wachsende Nischenexpertise blieb nicht unbemerkt. Große Organisationen mit eigenen Design- und Entwicklungsteams fragten zunehmend, ob Level Level ihnen dabei helfen könne, dieselben Richtlinien in ihre eigenen Workflows zu integrieren. Heute steht die Agentur deshalb auf zwei Säulen: Level Platforms und Level Accessibility.

Christien kam vor dreizehn Jahren als sechste Mitarbeiterin und erste Projektmanagerin zu Level Level. Sie brachte Erfahrung aus anderen Agenturen mit und jede Menge Neugier. „Ich habe viele Fragen gestellt“, sagt Christien lachend. „Zum Beispiel: Woher wissen wir eigentlich, wie viel Zeit wir in unsere Projekte investieren?“
Um diese Frage beantworten zu können, übernahm sie neben ihren eigenen Projekten auch operative Aufgaben. So wuchs sie mit der Agentur: von der Projektmanagerin zur Managing Director und Partnerin.

Wie ist die Tool-Landschaft bei Level Level über die Jahre gewachsen?
„Die klassische Geschichte“, wie Christien es selbst nennt. Harvest für die Zeiterfassung. Forecast für die Planung. Zoho CRM für den Vertrieb. Dazu eine weitere separate App für die Buchhaltung. Jedes Tool war gut in einer klar definierten Aufgabe. „Aber dann brauchte ich ziemlich viele Excel-Tabellen, um alles miteinander zu verbinden“, sagt Christien.

Diese Excel-Tabellen wurden auf zweierlei Weise zunehmend zur Einschränkung. Erstens sind Daten in Excel per Definition Daten von gestern. „Wir haben oft zurückgeblickt. Und je mehr Kontrolle wir bekamen, desto stärker wollten wir nach vorn schauen.“ Zweitens lässt sich eine Excel-Datei nicht ohne Weiteres weitergeben. Christien wollte, dass auch ihr Team die Kontrolle hat.Also machte sich Level Level auf die Suche nach einer Software, die alle Datenquellen zusammenführt. Diese Suche endete bei Teamleader Orbit.

Bei Level Level fließen alle Mitarbeitenden in die Planung ein. Für die Spezialistinnen und Spezialisten beginnt der Arbeitstag deshalb in Orbit. Dort sehen sie, woran sie arbeiten und zu welchem Projekt die Aufgabe gehört. Dort erfassen sie auch ihre Zeiten.

Christien selbst ist nicht mehr in die operative Umsetzung eingebunden. Sie schaut vor allem auf die finanzielle Seite: Wie viel Umsatz wurde erzielt? Und geht der Forecast für den laufenden Monat auf? Zusätzlich arbeitet sie täglich im CRM, mit separaten Pipelines für die einzelnen Produkte. Wie viel Umsatz müssen wir diesen Monat noch abschließen, um unser Budget zu erreichen? Gerade in Sales-Meetings sind das sehr hilfreiche Informationen.

Auch verkaufte Leistungen werden über Orbit abgerechnet – inklusive eines klaren Überblicks über überfällige Zahlungen. Und auch Mitarbeitende, die nicht auf Projekten arbeiten, sind im System erfasst. „Sogar unsere Office Managerin arbeitet in Orbit“, erklärt Christien. „Sie hilft nicht nur dabei, Stunden zu kontrollieren und Rechnungen zu erstellen. Wenn wir ein Event organisieren, weiß sie genau, wen sie einladen muss, weil jeder Kontakt in Orbit sauber mit Labels versehen ist.“

Billability ist in der Agenturwelt ein sensibles Thema. Je enger die wirtschaftliche Lage, desto härter wird häufig darauf gesteuert. Level Level macht überraschenderweise das Gegenteil: Die Agentur steuert heute weniger stark auf diese Kennzahl.

Nicht, weil die Kennzahl keine Rolle spielt, sondern weil sie als individuelle KPI Druck auf Mitarbeitende ausübt. Bei großen Projekten reicht es schon, wenn ein Kunde seine Planung verschiebt, und die Billability einer Person sinkt. „Das erzeugt negativen Druck bei unseren Mitarbeitenden, obwohl die Ursache dafür in externen Faktoren liegt.“

„Früher habe ich sehr stark darauf gesteuert, weil es eine der wenigen harten Kennzahlen war, die wir hatten“, sagt Christien. „Heute haben wir so viele andere wichtige Kennzahlen, dass wir diesen Druck auf unsere Kolleginnen und Kollegen nicht mehr ausüben müssen.“

Auf welche Kennzahlen schaut Christien stattdessen?  Die Marge bildet die Basis. Dazu kommt ein Budget, das konsequent nach vorn schaut: Was darf ein Monat kosten, was muss er einbringen?

Auf Projektebene wiederum zählt für Christien vor allem der effektive Stundensatz.

„Wenn du Projektmargen mit einem soliden Forecast kombinierst und deine Planung im Griff hast, kannst du die individuelle Billability etwas lockerer sehen“, ergänzt sie.

Als frisch ernanntes Vorstandsmitglied von Dutch Digital Agencies, dem niederländischen Branchenverband für Digitalagenturen, hört Christien immer wieder dieselbe Frage: Wäre Orbit auch etwas für uns? Ihre Antwort kommt mit einer Einschränkung. „Du kannst nicht erwarten, dass ein Tool all deine Probleme löst. Du musst wissen, was du wissen willst und als Agentur bereit dafür sein.“

Entscheidend ist die Haltung, mit der man eine solche Migration angeht. „Wenn du es halbherzig machst, lass es lieber. Du musst dich voll darauf einlassen – mit dem ganzen Team“, sagt Christien. „Und dann musst du auch wirklich alles aus dem System herausholen. Dann funktioniert es richtig gut.“

Und wie blickt Christien auf die Zukunft von Level Level? „Unsere Mission bleibt dieselbe: das Internet barrierefreier zu machen. Aber Gehälter müssen bezahlt werden, und wirtschaftlich sind die Zeiten volatil“, sagt sie. „Umso wichtiger ist es für uns, nach vorn zu schauen und auch in einer Zukunft handlungsfähig zu bleiben, die sich eigentlich nicht vorhersagen lässt. Deshalb ist es gut, dass Orbit uns diesen Einblick gibt und wir Entscheidungen auf Basis der Daten treffen können, die wir gesammelt haben.“