Workload berechnen: So bringst du die Auslastung deiner Agentur ins Gleichgewicht

Eine ausbalancierte Workload ist der Schlüssel zu zufriedenen Teams und erfolgreichen Projekten - gerade in Agenturen, wo mehrere Projekte parallel laufen und Deadlines Druck machen. Kennst du das? Montag, 10 Uhr: Drei Kundenwünsche trudeln ein, zwei Projekte brauchen dringend Feedback, und plötzlich merkst du: Einige im Team arbeiten bis spät in die Nacht, während andere Leerlauf haben. Nach diesem Artikel weißt du genau, was Workload bedeutet, wie du sie berechnest und wann sie wirklich in Balance ist.

Workload und Arbeitsdruck werden oft verwechselt - dabei sind es zwei verschiedene Dinge:

• Workload (Auslastung)
  Das ist die faktische Belastung eines Teammitglieds. Also: Wie viele Arbeitsstunden sind verfügbar und wie viele davon sind bereits verplant?
• Arbeitsdruck
  Während Workload eine objektive Rechnung aus verfügbaren und geplanten Stunden ist, geht es beim Arbeitsdruck um das subjektive Empfinden. Also: Wie fühlt sich jemand bei der Menge an Arbeit?

Arbeitsdruck kann steigen, wenn die Workload zu hoch ist - aber auch durch andere Faktoren. Denk an knappe Deadlines, fehlende Unterstützung oder persönliche Umstände. Wenn du die Workload deines Teams gut im Griff hast, sinkt automatisch das Risiko für zu hohen Arbeitsdruck.

100% produktiv sein? Das ist praktisch unmöglich, denn es gibt immer Ad-hoc-Themen. Denk an spontane Meetings, Abstimmungen oder dringende Kundenanfragen. Das bedeutet: Ein Teammitglied mit voller Auslastung kann nicht alle diese Stunden direkt abrechnen oder produktiv nutzen. Mehr dazu? Lies hier alles überBillability.

Die Formel für die Workload-Berechnung ist eigentlich ganz simpel:

So berechnest du die Workload:

1. Erfasse alle Aufgaben und Projekte
   Bring alle Aufgaben und Projekte, an denen dein Team arbeitet, auf den Tisch. Achte darauf, dass diese Übersicht vollständig ist – inklusive Deadlines und Prioritäten.
   
2. Schätze die benötigte Zeit pro Aufgabe
   Mach eine möglichst genaue Schätzung, wie viel Zeit jede Aufgabe braucht. Nutze dafür vorhandene Daten, Erfahrungswerte oder frag dein Team direkt.
   
3. Berechne die gesamten geplanten Stunden pro Teammitglied
   Addiere alle geschätzten Stunden pro Aufgabe für jedes Teammitglied. So bekommst du die Gesamtzahl der geplanten Arbeitsstunden.
   
4. Bestimme die verfügbaren Stunden
   Berechne für jedes Teammitglied die Gesamtzahl der Arbeitsstunden, die in einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind. Zieh dabei Urlaub, Feiertage und andere nicht verfügbare Stunden von den Vertragsstunden ab.
   
5. Berechne die Workload
   Nutze die Formel, um für jedes Teammitglied die Workload zu berechnen:
   (geplante Arbeitsstunden ÷ verfügbare Arbeitsstunden) × 100.
   Das gibt dir einen Prozentsatz, der zeigt, wie ausgelastet das Teammitglied ist.

Ehrlich gesagt: Das hängt stark von der Funktion und der Branche ab. Du willst auf jeden Fall Unterauslastung vermeiden, denn das führt oft zu Ineffizienz oder Langeweile. Gleichzeitig erhöht Überauslastung das Risiko für Stress, Fehler oder sinkende Arbeitsqualität.

Achte darauf, dass du in deiner Workload-Planung immer Puffer einbaust für:

• Unerwartete Aufgaben, Rückstände und Ad-hoc-Themen.
• Das Abfedern von Krankheit oder Urlaub bei Kolleg:innen.
• Persönliche Entwicklung, Schulungen und Wissensaustausch.

So vermeidest du, dass du zu viel Produktivität von deinem Team erwartest, während die Stunden trotzdem sinnvoll genutzt werden.

Workload Management ist wichtig, wenn du die Auslastung deines Teams in Balance halten willst. Aber wie machst du das? Mit diesen fünf Schritten startest du direkt mit Workload Management:

• Schritt 1:
  Erfasse die Arbeit deines Teams. Erstelle eine Übersicht aller Verantwortlichkeiten und Aufgaben pro Teammitglied, inklusive der Stunden, die dafür eingeplant sind.
  
• Schritt 2:
  Verknüpfe die Stunden aus Schritt 1 mit den verfügbaren Stunden des jeweiligen Teammitglieds. So bekommst du direkt einen Überblick über die aktuelle Workload.
  
• Schritt 3:
  Prüfe die Auslastung pro Teammitglied und die Verteilung der Workload über das gesamte Team. Vielleicht wird das eine Teammitglied stärker belastet als das andere. Das ist gut zu wissen für eine eventuelle (Neu-)Verteilung der Arbeit.
  
• Schritt 4:
  Check den empfundenen Arbeitsdruck bei deinen Teammitgliedern. Du hast jetzt ein klares Bild von der Verteilung der Workload in deinem Team. Aber stimmt das auch mit dem überein, wie der Arbeitsdruck empfunden wird?
  
• Schritt 5:
  Passe deine Kapazitätsplanung bei Bedarf an. Du hast jetzt ein klares Bild von der Workload und dem empfundenen Arbeitsdruck im Team. Falls nötig, kannst du die Kapazitätsplanung anpassen, um die Workload besser auszubalancieren und/oder den Arbeitsdruck zu senken.

Wenn du diese Schritte befolgst, legst du die Basis für effektives Workload Management. Willst du es noch einfacher machen? 

Natürlich kannst du Workload in Excel berechnen. Aber sobald dein Team wächst oder mehrere Projekte parallel laufen, wird es unübersichtlich. Mit einer Agentursoftware wie Teamleader Focus arbeitest du nicht nur strukturierter – du erkennst Engpässe früh, planst realistisch und entlastest dein Team spürbar.

Mit Teamleader Focus:

✓ Planst du Aufgaben intuitiv und siehst sofort, wie sich jede Änderung auf die Auslastung auswirkt. Kein Rätselraten mehr, ob jemand überlastet ist.

✓ Behältst du aktuelle & zukünftige Workload im Blick, um rechtzeitig nachzusteuern – bevor Deadlines wackeln oder Stress entsteht.

✓ Reagierst du flexibel auf spontane Änderungen. Aufgaben kannst du einfach verschieben oder neu priorisieren, ohne dass deine gesamte Planung ins Chaos rutscht.

Teamleader Focus macht Workload-Management nicht nur präziser – sondern vor allem alltagstauglich, sodass dein Team fokussiert arbeiten kann und du bessere Entscheidungen triffst.