Billability steigern: So wird deine Agentur profitabler

Volle To-do-Listen, knappe Deadlines, das Team gibt jeden Tag Gas – und trotzdem bleibt am Ende des Monats oft die Frage: Wofür haben wir eigentlich all die Stunden gearbeitet? Genau hier liegt einer der größten Hebel für Agenturen: Nicht jede Stunde, die du und dein Team investiert, landet auch wirklich auf der Rechnung. Und genau das misst die sogenannte Billability.

Billability zeigt dir schwarz auf weiß, wie viel deiner Arbeit tatsächlich abrechenbar ist – und damit auch, wie effizient und profitabel deine Agentur wirklich arbeitet. Eine hohe Billability bedeutet: Weniger Leerlauf, mehr Umsatz pro Kopf, gesündere Margen. In erfolgreichen Agenturen ist dieser Wert längst ein fester Bestandteil im Controlling.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was Billability genau bedeutet, warum sie so entscheidend für den Agenturerfolg ist und welche Faktoren sie beeinflussen. Außerdem zeigen wir dir, welche Stellschrauben du drehen kannst, um die Billability in deiner Agentur messbar zu verbessern – und wie smarte Software dich dabei unterstützt.

Billability – oder auf Deutsch: Abrechnungsfähigkeit – beschreibt den Anteil deiner Arbeitszeit, den du tatsächlich an Kund:innen fakturieren kannst. Kurz gesagt: Wie viel deiner Arbeit zahlt direkt auf den Umsatz deiner Agentur ein? 

Die Formel ist einfach: Verrechenbare Stunden ÷ Gesamtarbeitszeit × 100 = Billability in Prozent.

Ein Beispiel: Wenn ein:e Mitarbeiter:in 40 Stunden pro Woche arbeitet und davon 32 Stunden abrechenbar sind, liegt die Billability bei 80 %. Die restlichen 20 % fließen in Meetings, Weiterbildung oder interne Projekte – und genau das ist wichtig! Denn nicht jede Stunde muss fakturiert werden. Raum für strategische Arbeit, Teamkultur und Weiterentwicklung gehört genauso dazu.

Trotzdem: Je höher die Billability, desto gesünder und profitabler arbeitet deine Agentur. Laut dem Teamleader Agentur-Benchmark 2023 liegt der Branchendurchschnittswert bei 66 % – ein Viertel aller Agenturen kommt sogar nur auf unter 60 %. Top-Agenturen schaffen hingegen regelmäßig Werte zwischen 75 % und 85 %.

Kurz gesagt: Wer seine Billability kennt und aktiv steuert, legt den Grundstein für nachhaltigen Agenturerfolg.

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, welche Faktoren deine Billability konkret beeinflussen – und wo oft unnötig Potenzial verloren geht.

Viele Agenturen arbeiten intensiv – aber trotzdem nicht effizient.  Und das liegt selten an mangelnder Einsatzbereitschaft des Teams oder schlechten Projekten. Viel häufiger steckt der Grund in den internen Abläufen – und genau da lohnt es sich, hinzuschauen. Diese fünf Faktoren sind echte Billability-Killer:

Oft verschwimmen im Agenturalltag die Grenzen zwischen abrechenbarer und nicht-abrechenbarer Arbeit. Kurze Mails an den Kunden, ein schnelles internes Abstimmungsmeeting oder kleine Änderungen am Layout – alles kleine Tasks, die sich summieren, aber selten sauber dokumentiert werden. So geht viel Zeit unter, die eigentlich auf ein Projekt gebucht werden könnte.

Wenn du nicht genau weißt, wer in deinem Team woran arbeitet und wie ausgelastet die einzelnen Personen sind, wird’s schwierig, die Billability zu steuern. Unverplante Kapazitäten führen zu Leerlauf, Überlastung zu Qualitätsverlust und ineffizientem Arbeiten.

Viele Agenturen verlassen sich auf Bauchgefühl statt auf Daten. Zeit wird oft gar nicht oder nur unvollständig erfasst – oder die erfassten Daten werden später nicht ausgewertet und genutzt, um Prozesse zu optimieren.

Wer für jedes Problem ein neues Tool anschafft, verliert schnell den Überblick. Unzählige Insellösungen, Excel-Listen und manuelle Abstimmungen kosten nicht nur Zeit, sondern erschweren auch die Abrechnung und das Controlling.

Am Ende fehlt oft der Blick aufs große Ganze: Wie profitabel sind Projekte wirklich? Wie ausgelastet ist das Team? Ohne zentralisierte Daten und aussagekräftige Reports bleibt die Steuerung der Billability ein Blindflug.

All diese Faktoren haben eines gemeinsam: Sie sorgen dafür, dass Potenziale ungenutzt bleiben und viel wertvolle Zeit im Tagesgeschäft versickert. Doch das muss nicht so bleiben – was ihr dagegen tun könnt, erfahrt ihr im nächsten Abschnitt.

Viele Agenturen wissen: Die Billability könnte besser sein – aber im Alltagsstress bleibt wenig Zeit, gezielt daran zu arbeiten. Dabei ist genau das entscheidend: Mit den richtigen Hebeln kannst du deine abrechenbare Auslastung nachhaltig verbessern – ohne Überstunden. Hier sind vier wesentliche Stellschrauben:

Der erste Schritt: Schaff Klarheit, welche Aufgaben verrechenbar sind – und welche nicht. Viele Agenturen verlieren Stunden mit internen Abstimmungen, Endlos-Mails oder kleinen Gefälligkeiten für Kund:innen, die am Ende nirgends erfasst werden. Definiere deshalb verbindlich, welche Tätigkeiten ins Projektbudget gehören – und sensibilisiere dein Team dafür.

Eine gesunde Billability entsteht nicht durch Mehrarbeit, sondern durch kluge Planung. Verteile Kapazitäten so, dass die wichtigsten Projekte priorisiert werden und niemand dauerhaft über- oder unterfordert ist. Plane bewusst Zeitpuffer für Non-Billable Hours ein – für Teammeetings, Weiterbildung und interne Projekte.

Viele Agenturen erfassen zwar Stunden, aber nutzen die Daten nicht. Wertvolle Insights entstehen erst, wenn du regelmäßig analysierst: Wie viel Zeit fließt in Kund:innenprojekte? Wo entstehen Leerlauf oder Mehraufwände? Nur wer die eigenen Zahlen kennt, kann seine Prozesse optimieren.

Mit der richtigen Software hast du alle Zahlen auf einen Blick: Wer arbeitet woran? Welche Projekte sind profitabel? Wie hoch ist die aktuelle Billability? Eine All-in-One Software wie Teamleader Orbit verknüpft Zeiterfassung, Projekte, Ressourcen und Reporting in einem System – und macht so Optimierung endlich steuerbar.

Erfahre im nächsten Abschnitt, wie Teamleader Orbit deine Agentur dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten - und profitabler zu werden.

Die beste Strategie nützt nichts, wenn im Alltag der Überblick fehlt. Damit du die Stellschrauben für eine bessere Billability auch wirklich drehen kannst, brauchst du ein System, das dir die nötige Transparenz und Steuerung gibt. Genau hier kommt Teamleader Orbit ins Spiel – und hilft dir, die Auslastung deiner Agentur messbar zu verbessern:

• Zentrale Zeiterfassung
  Mit wenigen Klicks erfasst dein Team alle Arbeitszeiten – direkt im jeweiligen Projekt. Die Billability wird dabei automatisch auf Mitarbeitenden-, Team- oder Unternehmensebene berechnet. So hast du jederzeit im Blick, wie viel deiner Arbeit tatsächlich abrechenbar ist.
  
• Projekt- und Budgetübersicht in Echtzeit
  Alle wichtigen Informationen zu deinen Projekten und Budgets findest du an einem Ort. So erkennst du frühzeitig, ob Projekte auf Kurs sind oder aus dem Ruder laufen.
  
• Ressourcenplanung & Auslastungsübersicht
  Du siehst auf einen Blick, wer woran arbeitet, wie ausgelastet die Teams sind und wo Kapazitäten frei sind. So kannst du Projekte realistisch planen und Über- oder Unterauslastung vermeiden.
  
• Automatisiertes Reporting
  Detaillierte Reports liefern dir klare Insights zu Profitabilität, Auslastung und Billability – ohne Excel-Chaos.

Alles an einem Ort
Mit Teamleader Orbit steuerst du Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Projektmanagement und Reporting zentral in einem Tool – für weniger Aufwand und bessere Entscheidungen.