Von Workarounds zum Workflow: Wie die Online Marketing Solutions AG mit Teamleader endlich Struktur ins Agenturmanagement bringt

Wer? Stefan Schäfer, Agenturleitung der OMS AG
Was? Full-Service-Agentur aus Süddeutschland
Teamleader-Nutzer seit: 2025
Größte Herausforderung: Insellösungen, fehlende Übersicht über Kapazitäten, keine zentrale Datenbasis

Stefan erinnert sich schmunzelnd an die Anfänge. „Wir kommen aus einer Zeit, in der es Agentursoftware schlicht nicht gab“, sagt er. Also wurde improvisiert: Excel-Tabellen, selbst gebaute Mini-Lösungen, Workarounds in ClickUp und HubSpot – und dazu eine separate Buchhaltungssoftware. Über die Jahre entstand ein Flickenteppich aus Einzellösungen, der irgendwie funktionierte, aber nie wirklich zusammenspielte.

Doch mit wachsender Agentur, höheren Kundenerwartungen und komplexeren Projekten stieg der Druck: Wie behalten wir Auslastung, Zahlen und Kapazitäten im Griff? Genau hier begann ihre Suche nach einer integrierten Lösung und der Weg zu Teamleader.

Unternehmertum heißt weiterentwickeln und manchmal auch loslassen. Genau an diesem Punkt stand Stefan Schäfer mit seinem Team. Über die Jahre hatte sich ein System aus Excel-Tabellen, selbst gebauten Lösungen, ClickUp, HubSpot und einer separaten Buchhaltung angesammelt. Es funktionierte bis die Anforderungen der Agentur stiegen:

• Projekte wurden komplexer
• Kunden erwarteten mehr Transparenz
• Kapazitäten mussten sauber planbar sein
• Workarounds fraßen immer mehr Zeit

„Wir hatten am Ende zig Insellösungen – aber keinen zentralen Ort, an dem alles zusammenläuft“, sagt Stefan. Besonders die Kapazitätsberechnung wurde zur Herausforderung: „Als Agentur kannst du nicht einfach Leute rein- und rausschieben, wie es gerade passt. Du musst genau wissen, wie ausgelastet du bist.“

Spätestens hier wurde klar:
Wenn eine Agentur wächst, stoßen gewachsene Einzellösungen irgendwann an ihre Grenzen. Wachstum heißt nicht nur mehr Projekte, sondern auch die Bereitschaft, alte Strukturen zu überdenken, um Platz für professionelle Prozesse zu schaffen.

Für Stefan fühlte sich der Start mit Teamleader sofort anders an, weniger wie ein Verkaufsgespräch, mehr wie ein ehrlicher Austausch. „Der Sales-Prozess war unglaublich harmonisch“, sagt er. Kein Druck, keine schnellen Abschlüsse. Stattdessen echtes Interesse daran, wie ihre Agentur arbeitet und welche Herausforderungen sie wirklich hat.

Besonders das Agency-Life-Event in Frankfurt blieb hängen:
„Man hatte sofort das Gefühl, man kennt sich schon ewig. Ruhig, entspannt, ganz anders als typische Sales-Events.“

Was Teamleader für ihn zum Gamechanger machte:

• Echter Tiefgang statt Oberflächenberatung
  Vier bis fünf Sessions à zweieinhalb Stunden, in denen gemeinsam geprüft wurde: Passt das wirklich?
  
• Ein Ansatz, der Agenturen versteht
  Kapazitäten, Projekte, Buchhaltung, Reporting – alles wird in einem System gedacht.
  
• Vertrauen statt Verkaufsdruck
  „Man hatte nie das Gefühl, dass jemand etwas durchdrücken will.“
  

Und genau dieses Vertrauen hat bei Stefan den entscheidenden Schritt ermöglicht:
bereit zu sein, alte Tools loszulassen und die Agentur auf ein modernes Fundament zu stellen.

Am Ende geht es für Stefan und sein Team um genau eine Sache: wieder mehr Raum für gute Arbeit zu haben. Weniger Tool-Wechsel, weniger Improvisation, weniger Verwaltungs-Baustellen und stattdessen ein System, das ihren Alltag trägt.

„Ich freue mich am meisten auf das Projektmanagement und die Kapazitätenplanung“, sagt Stefan. „Endlich können wir Projekte agil vorantreiben, ohne ständig zu prüfen, ob irgendwo etwas fehlt.“ Teamleader soll dabei nicht nur Übersicht bringen, sondern auch das Team entlasten: klare Prozesse, transparente Auslastung, verlässliche Zahlen.

Gleichzeitig sieht Stefan Teamleader als Chance, die Kolleg:innen auf einen neuen, strukturierten Arbeitsalltag vorzubereiten. „Jetzt bekommen sie etwas an die Hand, das sie wirklich unterstützt.“ Das bedeutet: weniger Reibung und mehr Fokus auf Kreativität, Beratung und hochwertige Umsetzung.

Für Stefan steht fest: Teamleader wird ihnen helfen, Zeit zurückzugewinnen. Zeit für Projekte, die Spaß machen. Zeit für Kund:innen. Zeit für Weiterentwicklung.
Und genau dafür wurde Teamleader entwickelt. Damit Agenturen das tun können, was sie am besten können: Wert schaffen.

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