Von Whiteboard-Chaos zu klaren Prozessen: Wie Eugen Klink mit Teamleader seine Agentur vom Start-up zum Spezialisten skalierte

Wer?
Eugen Klink, Mitgründer einer SEO- & SEA-Agentur mit Spezialisierung auf Banken, Versicherer & FinTechs
Teamgröße: 30 Mitarbeitende
Teamleader-Nutzer seit: über 9 Jahren
Größte Herausforderung: Whiteboard-Planung, manuelle Prozesse, keine skalierbare Struktur für Projekte, Aufgaben, Zeit & Abrechnung

Eugen erinnert sich noch genau an die Anfänge: zwei Gründer, ein Whiteboard und jede Menge Improvisation. Kunden wurden händisch eingetragen, Aufgaben mündlich verteilt, Zeiten manuell erfasst. Ein Setup, das zu zweit irgendwie funktionierte. Doch mit den ersten Mitarbeitenden brach das System auseinander. Prioritäten wurden unklar, Aufgaben gingen verloren, Rechnungen mussten nachträglich korrigiert werden. Schnell wurde klar: Ohne echte Agentursoftware würde das Wachstum eher bremsen als tragen.

Die Suche nach Struktur führte sie zu Teamleader und zu einem Workflow, der vom ersten Kunden bis zum fertigen Projekt endlich durchgängig funktioniert.

Was viele Agenturen erst spät merken, wurde bei Eugen sehr schnell deutlich: Wachstum bedeutet nicht nur mehr Kund:innen und mehr Projekte. Es bedeutet auch, dass alte Strukturen plötzlich nicht mehr tragen.

„Zu zweit hat das Whiteboard gereicht. Aber sobald der erste Mitarbeiter da war, war klar: Unser System funktioniert nicht mehr“, erzählt Eugen. Es war nicht der Mangel an Motivation oder Organisation, es war schlicht fehlende Skalierbarkeit. Aufgaben verschwanden, Prioritäten änderten sich, Zeiterfassung wurde zum Ratespiel. Und jeder zusätzliche Lead erhöhte das Risiko, dass intern etwas durchrutschte.

Gleichzeitig wurde die Agentur in der Finanzbranche immer stärker nachgefragt. Mehr Projekte, mehr Anforderungen, mehr Verantwortung - aber kein System, das diesen Anspruch wirklich abbildet. „Wir brauchten etwas, das uns nicht bremst, sondern uns wachsen lässt.“

Der entscheidende Moment kam, als das Team seine internen Prozesse mit denen von Teamleader verglich. „Wir haben gesehen, dass ihr einen durchgängigen Workflow habt, von Kundenanlage über Projekte bis zu Rechnungen. Da war klar: Warum sollten wir das neu erfinden?“

Statt alte Strukturen zu verteidigen, hat die Agentur sie bewusst losgelassen und die eigenen Prozesse an einem System ausgerichtet, das seit Jahren für Agenturen entwickelt wird.

Ein Schritt, der Mut braucht. Aber einer, der sich bei ihnen ausgezahlt hat.

Was Eugen bis heute beeindruckt, ist nicht nur die Software, sondern der komplette Einstieg. „Wir wurden damals wirklich an die Hand genommen“, sagt er. Ein persönlicher Ansprechpartner, 10–15 Stunden Onboarding, regelmäßige Sessions über mehrere Monate. Jemand, der nicht nur technische Fragen klärte, sondern half, die neuen Prozesse sauber aufzusetzen.

Gerade im Agenturumfeld, in dem Projekte schnell ablaufen und Deadlines eng getaktet sind, war diese Begleitung Gold wert. „Wir hatten ständig Fragen - zur Rechnungsstellung, zum Design, zur Struktur. Und wir hatten immer jemanden, der uns sofort helfen konnte.“

Teamleader wurde damit nicht einfach ein Tool, sondern ein zentraler Baustein für ihr Wachstum.

Ein System, das nie im Weg steht, sondern Entscheidungen erleichtert.

Besonders sichtbar wurde das in der finanziellen Steuerung:
Die Agentur konnte Projekte sauber kalkulieren, Stunden richtig tracken und Margen frühzeitig erkennen. „Es gab in den letzten sechs Jahren kein Jahr im Minus. Wir hatten unsere Projekte immer im Blick und einfach keinen finanziellen Struggle.“

Und das Setup? Überraschend stabil.

„Wir arbeiten heute mit 30 Leuten und nutzen immer noch das gleiche Teamleader-Setup wie früher zu dritt. Es war nie nötig, alles umzubauen.“

Ein Zeichen dafür, dass die Basis stimmt.

Für Eugen ist klar: Teamleader hat ihnen geholfen, wachstumsfähig zu werden – ohne den Fokus zu verlieren.

Heute arbeitet Eugen mit seinem Team nicht mehr gegen die eigenen Prozesse an, sondern mit ihnen.

• Was früher improvisiert war, ist heute klar strukturiert.
• Was früher manuell war, läuft jetzt automatisiert.
• Und was früher Unsicherheit erzeugt hat – Auslastung, Budget, Prioritäten – ist inzwischen jederzeit sichtbar.

„Wir haben seit Jahren keinen finanziellen Struggle mehr gehabt“, sagt Eugen. Nicht, weil alles immer perfekt lief, sondern weil die Agentur durch Teamleader früh erkennt, wenn Projekte kippen, Stunden aus dem Ruder laufen oder Kapazitäten knapp werden.
Kurz: Sie steuern, statt zu reagieren.

Für eine Agentur in der Finanzbranche, die mit sensiblen Kundenprojekten arbeitet, ist genau das entscheidend: ein System, das Stabilität bringt, statt Komplexität zu erhöhen.
Ein System, das Teams entlastet, statt sie auszubremsen.
Ein System, das Wachstum ermöglicht, ohne Chaos.

Eugen bringt es selbst auf den Punkt:
„Teamleader ist ein Workflow, der funktioniert. Und genau das macht uns heute schneller, klarer und rentabler.“