Von Anfang an strukturiert arbeiten: Warum Claneo Teamleader Focus seit Tag 1 nutzt

Claneo gehört zu den Agenturen, die schon früh verstanden haben: Wenn man wächst, braucht man ein System, das mitwächst. Während viele Agenturen erst nach Jahren merken, dass Insellösungen und Excel-Tabellen zum Bremsklotz werden, hat Claneo die Weichen direkt anders gestellt.

„Wir wussten, dass wir keine Zeit verlieren dürfen – weder in der Kundenpflege noch in der Abrechnung“, erzählt Matthäus. Ein Tool, das Deals nachvollziehbar macht, Prozesse abbildet und Skalierung unterstützt, war Pflicht.

Der Anspruch: Ein System, das den Agenturalltag nicht komplizierter macht, sondern verlässlich strukturiert. Genau an dieser Stelle begann die Reise mit Teamleader Focus – und bis heute bildet es das Herzstück der Agentur.

Viele Agenturen wachsen erst und suchen dann nach Struktur. Bei Claneo lief es umgekehrt. „Uns war klar, dass wir mit 2, 5 oder 10 Leuten noch improvisieren können. Aber spätestens bei 20 bricht jedes System ohne klare Prozesse zusammen“, sagt Matthäus.

Gerade in einem dynamischen Umfeld wie SEO und Performance Marketing, in dem Projekte schnell starten, Deadlines eng liegen und mehrere Teams gleichzeitig zusammenarbeiten, ist ein verlässliches Fundament entscheidend. Ohne eine zentrale Lösung wäre Claneo ständig damit beschäftigt gewesen, Daten zu suchen, Aufgaben zu sortieren oder Rechnungen zu korrigieren statt Kundenergebnisse voranzutreiben.

Struktur schafft Geschwindigkeit.
Nicht weil man mehr Regeln einführt, sondern weil man Reibung reduziert: weniger Doppelarbeit, weniger Rückfragen, weniger Abstimmungsschleifen.

Für Matthäus war deshalb klar:
„Je länger man wartet, desto größer wird das Chaos. Wir wollten nie an den Punkt kommen, an dem Prozesse uns ausbremsen.“

Teamleader wurde so nicht einfach ein Tool, sondern die Basis für ein Agenturmodell, das Wachstum nicht verwaltet, sondern ermöglicht.

Wenn Matthäus heute über ihren Agenturalltag spricht, fällt ein Satz besonders oft:
„Im Grunde läuft alles, was für uns geschäftskritisch ist, über Teamleader.“

Was als pragmatische Entscheidung bei der Gründung begann – „Excel kann’s einfach nicht“ – hat sich über die Jahre zu einem stabilen Fundament entwickelt. Deals, Angebote, Projektfortschritt, Kommunikation, Rechnungen, Mahnwesen: Alles greift zentral ineinander, ohne dass das Team zusätzliche Tools jonglieren muss.

Gerade bei 75 Mitarbeitenden wäre eine fragmentierte Tool-Landschaft ein echter Bremsklotz. Stattdessen hat Claneo ein System, das:

• Deals übersichtlich steuert, inklusive klarer Phasen & sauberer Übergaben
• Angebotsvorlagen automatisiert nutzt, damit nichts jedes Mal neu gebaut werden muss
• Rechnungen & Mahnungen verlässlich abbildet, ohne Fehler oder manuelle Nacharbeit
• Bestandskund:innen proaktiv organisiert, ob Upsells, Verlängerungen oder Follow-ups

Für Matthäus ist besonders wertvoll, dass Teamleader Focus nie „zu viel“ ist:
„Es ist so intuitiv, dass wir kaum Schulungsaufwand hatten. Jeder versteht es – und das macht es zum Herzstück.“

So entsteht ein Setup, das mitwächst, ohne überladen zu wirken. Genau das, was moderne Agenturen brauchen, um stabil zu skalieren.

Heute ist Claneo eine mehrfach ausgezeichnete SEO Agentur, spezialisiert auf internationales SEO und Content Marketing; mit über 75 Expert:innen, einem klaren Prozessverständnis und einer Software, die all das zuverlässig trägt.

• Was früher manuell war, läuft heute sauber strukturiert.
• Was früher Fehlerpotenzial hatte, ist jetzt transparent und nachvollziehbar.
• Und was früher wertvolle Zeit gefressen hat, ist heute automatisiert.

Für Matthäus ist die Sache eindeutig:

„Teamleader bildet so viele Bereiche unserer Agentur ab, dass wir uns gar nicht mehr vorstellen können, ohne zu arbeiten.“

Ein System, das vom Deal bis zur Rechnung alles zusammenführt, sorgt nicht nur für Ordnung, es schafft Raum für das, was eine Agentur wirklich voranbringt:
bessere Projekte, stärkere Kund:innenbeziehungen und nachhaltiges Wachstum.