Welke meerwaarde hebben tools bij projecten? “Ze zorgen voor houvast, overzicht en inzicht.”
Google de zoekterm ‘project management tool’ en je krijgt een slordige 7.670.000 (!) hits. Hoe scheid je het kaf van het koren? Is radicaal digitaal überhaupt een goed idee in een agency? En hoe zorg je ervoor dat je mensen de beschikbare tools optimaal – en met plezier – gebruiken? Dat lees je in dit Agency Life-stuk.
In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen knappe koppen uit de Belgische en Nederlandse agencywereld samen en bevragen hen honderduit.
Zij passeerden al de revue: een club interessant volk dat maar wat graag zijn visie deelde op business development en money matters. Dit seizoen duiken we in ‘project & team management’. Zij duiken met ons mee: Tomas Isarin (Unlimited Productions), Petra De Roos (LDV United) en Werner De Smet (oona).In aflevering 1 hadden ze het over project management. Vandaag: hoe hard zetten ze daarvoor in op tools?
Tools is natuurlijk een containerbegrip. Ze zijn er in alle maten en vormen en voor de meest uiteenlopende toepassingen. Sommige zijn complex, andere eenvoudig. Soms bewijzen ze jarenlang trouwe dienst, soms verdwijnen ze na een paar weken weer van het toneel.
Thomas Isarin, operations manager bij eventproductiebureau Unlimited Productions is zonder meer fan. “Net zoals – of misschien net omdát – ik van een strakke organisatie hou, ben ik ook een echte toolman. Software zorgt voor houvast, overzicht en inzicht, zowel voor het individu als voor het management. Het helpt iedereen om succesvoller te werken. Al weet ik ook wel dat je moet opletten voor een wildgroei aan tools. Iedereen kan zijn eigen to do-lijst gebruiken, maar om projectsucces in de hand te werken, is een centraal platform nodig. Dat is Teamleader Orbit in ons geval.”
“Als succesvol voor jou productief betekent, dan spreek ik je tegen”, reageert Petra De Roos, managing director van advertising agency LDV United. “Een tool betekent niet per se dat je beter gaat werken. Maar als je een tool goed inzet, dan kan ie wel voor mentale rust zorgen en tijd vrijmaken die je aan iets nuttiger kan besteden. Dan wordt het interessant.”
Tools zorgen voor houvast, overzicht en inzicht. Ze helpen onze mensen om succesvoller te werken.
Communicatiebureau oona gebruikt best wel veel tools, vertelt ceo Werner De Smet: “Ik weet echt niet hoe mijn leven eruit zou zien zonder. Sommige efficiëntietools bewijzen al jaren hun nut. Maar nu zijn er nog zoveel andere oplossingen voor onze branche. Sommige software voor bijvoorbeeld influencermarketing of voor content- en socialmediaplanning is echt fantastisch. Als je de markt blijft scannen, ontdek je alsmaar intelligentere mogelijkheden.”
“Je moet natuurlijk de juiste oplossingen kiezen én die ook goed gebruiken. Dan boek je gigantische tijdwinst. Onlangs rekende een collega het nog uit: een nieuw pakket om de impact van onze campagnes te berekenen, bespaarde ons op zes maanden tijd 127 dagen werk!
Je moet natuurlijk de juiste oplossingen kiezen én die ook goed gebruiken. Dan boek je gigantische tijdwinst.
Onlangs deed Teamleader Orbit zijn intrede bij oona. Werner is benieuwd, zij het met een gezonde dosis scepsis. Zo’n allesomvattend platform heeft best wat impact op de workflow – en dus op de mensen – in een agency, onderlijnt hij. Thomas en Petra, allebei tevreden Orbit-gebruikers, knikken: voor een vlotte overstap naar een nieuw systeem is change management een must.
“Wij brachten eerst en vooral onze workflow in kaart. Het is bijzonder nuttig om die eerst uit te schrijven en dan te kijken welke software er best bij aansluit. Daarna introduceerden we Teamleader stap voor stap”, vertelt Thomas. “Om een draagvlak te creëren, stelden we Orbit-ambassadeurs aan die hun collega’s warm maken voor de tool, vragen beantwoorden en opleidingen geven. Pas op, we zorgen wel voor de nodige flexibiliteit. Je mag geen procesneuker zijn. Wij vinden het belangrijk dat er ruimte is binnen de tool – zolang alles maar klopt aan het einde van de rit.”
LDV United heeft een ‘queen of Teamleader’. Zij is het aanspreekpunt voor all things Orbit. Petra: “Bij ons zijn procedures en workflows in steen gebeiteld, omdat wij deel zijn van een Amerikaanse organisatie. Teamleader Orbit was de beste fit. We hebben onze processen dus niet aangepast, maar er is natuurlijk wel een hele rits afspraken nodig als je zo’n nieuw platform invoert. Die hebben wij nu in manuals gegooid. Zijn daar vragen over, dan kan iedereen daarmee bij onze queen of Teamleader terecht.”
Wij hebben een queen of Teamleader. Zij is het aanspreekpunt voor alle vragen.
Moraal van het verhaal: zet de juiste tools goed in en je haalt er voordeel uit. Maar vergeet niet dat je mensen op de eerste plaats staan. Als zij de tool maar niets vinden en dus niet gebruiken, dan is ie ook … tja, waardeloos.
Mensen, mensen, mensen. Dat is gewoon een agency, zo blijkt nog maar eens. Hoe zorgen Thomas, Petra en Werner ervoor dat de juiste mensen op de juiste job werken? In onze volgende episode hebben ze het over capaciteit. En – spoiler alert – daarna gaat het nog drie blogs lang over – inderdaad – mensen.
Ook interessant
Het 15%-drama: winst en verlies in agencyland - met Olivier Zeestraten (#Masterjecijfers) en Peter Van Wijnaerde (Teamleader)
Een bedrijfseconoom die via omwegen een KPI thought leader werd, en een creatieve schipperszoon die zich ontpopte tot time cheater (sic): op papier zijn Olivier Zeestraten en Peter Van Wijnaerde geen verwante zielen. Maar kijk, ze hebben elkaar toch gevonden in hun gemeenschappelijke liefde voor cijfers en hoe bureaus ernaar moeten kijken. Een gesprek over winst en verlies in agencyland, de nood aan breder gedragen inzicht in de cijfers en de magische marge van 20%.
Over ambitie 2.0, divers denken & the Idea Economy - met Senta Slingerland (Fala, Mesa)
Ambitie draait niet zozeer om je eindbestemming, maar wel om wat je doet onderweg. Dat is een beetje de visie van merkstrateeg Senta Slingerland. Ze schreef boeken over reclame en over innovatie; ze startte in Cannes jaren geleden het ‘See It Be It’-initiatief om vrouwen in de sector unieke kansen te geven; ze helpt de C-suites van bedrijven levenslang leren met Fala, en tackelt business challenges met innovatie binnen Mesa. We praatten met haar over haar drijfveren, haar inspiraties, en een beetje over cyborgs. Een boeiend gesprek met een wereldburger die niet kan stoppen met ontdekken.
Confessions of a funny freelancer: met Dave 'The Word Man' Harland (UK)
"The anti-bullshit copywriter with massive fingers” is de meest toepasselijke meta description ooit voor Dave 'The Word Man' Harland, founder van boutique agency Copy Or Die. Misschien ken je hem van zijn ludieke LinkedIn-posts waarin hij online scammers en AI-goeroe's op de korrel neemt, en zo een publiek van 95.000 volgers verzamelde. Zijn klanten kennen hem als freelance, B2B en agency copywriter, gespecialiseerd in het transformeren van corporate lingo naar woorden die mensen écht willen lezen. Wij interviewden hem over humor, freelance werk vs agencywerk, en zo goed worden in je vak tot je werk voor zich spreekt.