Welke meerwaarde hebben tools bij projecten? “Ze zorgen voor houvast, overzicht en inzicht.”

In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen knappe koppen uit de Belgische en Nederlandse agencywereld samen en bevragen hen honderduit.

Zij passeerden al de revue: een club interessant volk dat maar wat graag zijn visie deelde op business development en money matters. Dit seizoen duiken we in ‘project & team management’. Zij duiken met ons mee: Tomas Isarin (Unlimited Productions), Petra De Roos (LDV United) en Werner De Smet (oona).In aflevering 1 hadden ze het over project management. Vandaag: hoe hard zetten ze daarvoor in op tools?

Tools is natuurlijk een containerbegrip. Ze zijn er in alle maten en vormen en voor de meest uiteenlopende toepassingen. Sommige zijn complex, andere eenvoudig. Soms bewijzen ze jarenlang trouwe dienst, soms verdwijnen ze na een paar weken weer van het toneel.

Thomas Isarin, operations manager bij eventproductiebureau Unlimited Productions is zonder meer fan. “Net zoals – of misschien net omdát – ik van een strakke organisatie hou, ben ik ook een echte toolman. Software zorgt voor houvast, overzicht en inzicht, zowel voor het individu als voor het management. Het helpt iedereen om succesvoller te werken. Al weet ik ook wel dat je moet opletten voor een wildgroei aan tools. Iedereen kan zijn eigen to do-lijst gebruiken, maar om projectsucces in de hand te werken, is een centraal platform nodig. Dat is Teamleader Orbit in ons geval.”

“Als succesvol voor jou productief betekent, dan spreek ik je tegen”, reageert Petra De Roos, managing director van advertising agency LDV United. “Een tool betekent niet per se dat je beter gaat werken. Maar als je een tool goed inzet, dan kan ie wel voor mentale rust zorgen en tijd vrijmaken die je aan iets nuttiger kan besteden. Dan wordt het interessant.”

Communicatiebureau oona gebruikt best wel veel tools, vertelt ceo Werner De Smet: “Ik weet echt niet hoe mijn leven eruit zou zien zonder. Sommige efficiëntietools bewijzen al jaren hun nut. Maar nu zijn er nog zoveel andere oplossingen voor onze branche. Sommige software voor bijvoorbeeld influencermarketing of voor content- en socialmediaplanning is echt fantastisch. Als je de markt blijft scannen, ontdek je alsmaar intelligentere mogelijkheden.”

“Je moet natuurlijk de juiste oplossingen kiezen én die ook goed gebruiken. Dan boek je gigantische tijdwinst. Onlangs rekende een collega het nog uit: een nieuw pakket om de impact van onze campagnes te berekenen, bespaarde ons op zes maanden tijd 127 dagen werk!

Onlangs deed Teamleader Orbit zijn intrede bij oona. Werner is benieuwd, zij het met een gezonde dosis scepsis. Zo’n allesomvattend platform heeft best wat impact op de workflow – en dus op de mensen – in een agency, onderlijnt hij. Thomas en Petra, allebei tevreden Orbit-gebruikers, knikken: voor een vlotte overstap naar een nieuw systeem is change management een must.

“Wij brachten eerst en vooral onze workflow in kaart. Het is bijzonder nuttig om die eerst uit te schrijven en dan te kijken welke software er best bij aansluit. Daarna introduceerden we Teamleader stap voor stap”, vertelt Thomas. “Om een draagvlak te creëren, stelden we Orbit-ambassadeurs aan die hun collega’s warm maken voor de tool, vragen beantwoorden en opleidingen geven. Pas op, we zorgen wel voor de nodige flexibiliteit. Je mag geen procesneuker zijn. Wij vinden het belangrijk dat er ruimte is binnen de tool – zolang alles maar klopt aan het einde van de rit.”

LDV United heeft een ‘queen of Teamleader’. Zij is het aanspreekpunt voor all things Orbit. Petra: “Bij ons zijn procedures en workflows in steen gebeiteld, omdat wij deel zijn van een Amerikaanse organisatie. Teamleader Orbit was de beste fit. We hebben onze processen dus niet aangepast, maar er is natuurlijk wel een hele rits afspraken nodig als je zo’n nieuw platform invoert. Die hebben wij nu in manuals gegooid. Zijn daar vragen over, dan kan iedereen daarmee bij onze queen of Teamleader terecht.”

Moraal van het verhaal: zet de juiste tools goed in en je haalt er voordeel uit. Maar vergeet niet dat je mensen op de eerste plaats staan. Als zij de tool maar niets vinden en dus niet gebruiken, dan is ie ook … tja, waardeloos.

Mensen, mensen, mensen. Dat is gewoon een agency, zo blijkt nog maar eens. Hoe zorgen Thomas, Petra en Werner ervoor dat de juiste mensen op de juiste job werken? In onze volgende episode hebben ze het over capaciteit. En – spoiler alert – daarna gaat het nog drie blogs lang over – inderdaad – mensen.