De eeuwige strijd met capaciteit? “In een creatief agency is capaciteit ontzettend rekbaar.”
Een dringende opdracht en niemand met de juiste skills die kan inspringen. Een groot project wordt op de lange baan geschoven, net als je nieuwe mensen hebt aangeworven. Eén van je teams gaat in het rood, terwijl andere collega’s ruimte hebben. Herkenbaar? Vast wel. Hoe strak ook de planning, capaciteit blijft lastig in een agency.
In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen knappe koppen uit de Belgische en Nederlandse agencywereld samen en bevragen hen honderduit.
Zij passeerden al de revue: een club interessant volk dat maar wat graag zijn visie deelde op business development en money matters. Dit seizoen duiken we in ‘project & team management’. Duiken met ons mee: Tomas Isarin (Unlimited Productions), Petra De Roos (LDV United) en Werner De Smet (oona). Na een gesprek over tools polsen we in deze aflevering hoe ons panel omgaat met capaciteitsplanning. Volg de discussie.
Petra De Roos, managing director van advertising agency LDV United, gooit het zonder gêne op tafel: capaciteitsplanning is bij hen een eeuwige strijd. “Wij worstelen al sinds onze begindagen met de balans tussen vraag en aanbod. En het wordt steeds moeilijker om onze ploeg te matchen met het werk dat op de plank ligt. Klanten willen vandaag alsmaar korter op de bal spelen.” Werner De Smet, ceo van communicatiebureau oona, steekt haar een hart onder de riem: bij oona zitten ze vaak in hetzelfde gevecht verwikkeld.
Eventproductiebureau Unlimited Productions vindt heil in Teamleader Orbit om de capaciteit te plannen, vertelt operations manager Thomas Isarin: “Iedere medewerker duidt vaste blokken aan waarop hij niet beschikbaar is. Dan kijken we: hoeveel tijd rest er nog om projecten bij te pakken? Uiteraard plannen we de agenda nooit helemaal vol met concrete opdrachten. Iedereen moet op 70% van zijn capaciteit zitten.”
Medewerkers van een eventproductiehuis werken uiteraard veel op locatie. Dat is makkelijker in te plannen dan creatief werk, onderstreept Petra: “Een creatief idee komt soms spontaan onder de douche. Maar je kan er ook drie dagen naar zoeken. Dat is een pak moeilijker voor je capaciteitsplanning.”
Wij worstelen al sinds onze begindagen met de balans tussen vraag en aanbod. En het wordt er niet makkelijker op.
“Capaciteitsplanning en kijken of mensen zo optimaal mogelijk worden ingezet, zijn zinvol. Maar onze mensen moeten vooral ruimte krijgen om creatief bezig te zijn”, vult Werner aan. Hij maakt meteen de sprong naar timesheets: “Daarom vind ik timesheets, bijvoorbeeld, niet echt zaligmakend. Gebruik je die in dagelijkse discussies rond planning in een creatief agency, dan creëer je een toxische sfeer. Efficiëntie mag bij ons nooit het hoogste doel zijn.” Petra gaat volmondig akkoord: “Wij beloven mensen dat we de timesheets nooit op een individueel niveau gebruiken. Dat is niet relevant.”
“Daar hebben jullie een punt. Maar dan hebben we het eigenlijk over billability eerder dan capaciteitsplanning”, countert Thomas. “Dat is een ander verhaal. Met de gepresteerde uren houden ook wij ook weinig rekening. In Orbit kan je wel zien wat de potentiële druk is van een project op een persoon of op een projectgroep. Dat is interessant.”
Dat is echter niet het volledige verhaal, vindt Werner: “In een creatieve agency is capaciteit een ontzettend rekbaar begrip. Eigenlijk is de echte discussie: wie heeft er ruimte in zijn hoofd? Het is niet omdat een collega volgens zijn planning ruimte heeft, dat hij nog meer werk aan kan. Of andersom. Naar mijn gevoel is een tool voor capaciteitsplanning nuttig, maar nooit zonder begeleidend gesprek.”
In een creatief agency is capaciteit een ontzettend rekbaar begrip. Eigenlijk is de echte discussie: wie heeft er ruimte in zijn hoofd?
Bij oona en LDV United gebruiken ze timesheets en capaciteitsbepaling wel volop om te begrijpen op welke projecten ze hun medewerkers het beste kunnen inzetten en hoe ze de workload kunnen spreiden.
Ook voor jaarplannen en aanwervingen zijn die inzichten interessant, bevestigen al onze panelleden. “Wij hebben een snoeiharde forecasting”, aldus Werner. “Elke maand bespreken we met alle teams waar de opportuniteiten liggen. Op basis daarvan vullen we in wie op wat werkt en welke profielen we eventueel nodig hebben. Ik moet toegeven dat ik dat de voorbije 15 jaar vooral op instinct heb gewerkt. Teamleader Orbit kan nu mijn primitieve boerenverstand – of noem het toch maar mijn ondernemersverstand – corrigeren of bevestigen.”
Als je aan forecasting doet, kijk je naar je doelstellingen, naar de mensen die je in huis hebt en naar de profielen die je nodig hebt om die doelstellingen te bereiken. Of is het eerder omgekeerd en begin je beter bottom-up: je team in kaart brengen en er projecten voor zoeken?
Petra: “Het is altijd een afweging: wat vind je het plezantste, wat vinden mensen het leukst, welke profielen kan je vlot rekruteren, waar kan je best je kost mee verdienen, en wat vind je de belangrijkste criteria. Het is vooral belangrijk om daar open over in dialoog te gaan.”
“Klopt, want dat is uiteindelijk het belangrijkste: zorgen dat je al je medewerkers een leuke job en een leuke werkplek kan geven”, besluit Thomas.
Dat is uiteindelijk het belangrijkste: zorgen dat je al je medewerkers een leuke job en een leuke werkplek kan geven.
We ontsnappen er niet aan tijdens deze rondetafel: elk gesprek over project management mondt uit in verwijzingen naar mensen en people management. Hoog tijd dus voor een aantal episodes die volop inzoomen op de mensen. Die krijg je de volgende weken van ons.