Strakke planning of flexibiliteit? “Projectplanning is een eeuwige worsteling”
Projectplanning. Er zijn bibliotheken vol over geschreven en duizenden tools voor gebouwd. Maar hoe doen agencies dat nu echt, projecten plannen? En kan dat eigenlijk wel, een creatief project – en alle creatievelingen die eraan werken – in een vast stramien stoppen, zonder dat het verstikkend aanvoelt?
In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen knappe koppen uit de Belgische en Nederlandse agencywereld samen en bevragen hen honderduit.
Passeerden al de revue: een pak interessant volk dat maar wat graag zijn visie deelde op business development en money matters. Dit seizoen duiken we in ‘project & team management’. Duiken met ons mee: Tomas Isarin (Unlimited Productions), Petra De Roos (LDV United) en Werner De Smet (oona).
Een heldere scope, duidelijke verantwoordelijkheden en netjes afgelijnde fases met deadlines en kosten: enkel met een strak plan lever je op tijd een project af dat je klanten op ‘wows’ onthalen, vindt Thomas Isarin van eventproductiebureau Unlimited Productions: “Projecten organiseren doen wij graag volgens het boekje. We gebruiken een duidelijke template met fases en piketpaaltjes: to-do’s die onze mensen moeten afvinken voor ze de volgende stap kunnen zetten. Daar rekenen we hen ook op af, want die ijkpunten zijn nodig voor de continuïteit.”
Werner De Smet, founder van communicatiebureau oona moet even slikken bij zoveel structuur. Van alle petten die hij opzet, zit die van projectmanager hem het minste goed, geeft hij toe: “Ik vind het lastig om vaste patronen uit te tekenen voor onze mensen. We bepalen natuurlijk wel een scope en we zoeken ijkpunten. Maar door de veelheid aan kanalen en de continue stroom van nieuwe projecten, blijft projectplanning een eeuwige worsteling.”
“Ik snap wat je bedoelt”, stelt Petra De Roos van advertising agency LDV United hem gerust. “In onze branche speel je vaak uitvindertje. Maar dat neemt niet weg dat er vaste templates en methodologieën zijn waar je je aan kan vasthouden.”
De twijfel van onze panelleden is herkenbaar. Projectplanning en flexibiliteit is een eeuwige spreidstand in bureaus. Want hoe uiteenlopend ook de uitspraken van Werner, Petra en Thomas, allemaal zijn ze het erover eens: hun medewerkers stop je niet in een keurslijf.
“In de eventsector werken geen nine-to-fivers”, aldus Thomas. “Onze teams stellen zich razend flexibel op voor onze klanten. Dus zijn wij ook flexibel voor onze mensen. Iedereen mag zijn eigen accenten leggen. Dat maakt het juist prettig.”
“Wij zoeken ook naar die balans tussen vaste patronen en autonomie”, bevestigt Petra. “Met een belangrijke nuance: wat wij doen, is veelal ploegsport. Het team primeert.”
En dat team wordt best zorgvuldig samengesteld, zo blijkt. Werner: “oona werkt voor heel wat nicheklanten: entertainment, lifestyle, enz. Elke sector wordt bediend door een community van specialisten, mensen die die wereld kennen en er zich goed in voelen.”
Petra gelooft in dedicated teams, maar wil vermijden dat bepaalde teams op één enkele klant werken. “Kruisbestuiving leidt tot mooie resultaten in onze branche, al moet er uiteraard een raakpunt zijn met de leefwereld van je medewerkers. Iemand van 24 laten we niet werken op een familiemerk. Wat niet betekent dat hij niet kan aansluiten bij zo’n team. Dat kan net voor vuurwerk zorgen. Als die persoon er tenminste zin in heeft. Een stukje casting zorgt ervoor dat mensen hun job graag doen.”
Een episode over projectplanning zonder het over tools te hebben? Yep, dat was de bedoeling. Want uiteraard komen de tools nog aan bod. Onze panelleden hebben er zelfs best heftige meningen over. Die onthullen we in onze volgende episode.