Tutti i segreti del perfetto project management
Cosa sono i progetti?
Secondo il Project Management Institute, un progetto è un'iniziativa temporanea con un inizio e una fine definiti. Pensa allo sviluppo di un nuovo sito web, ad esempio, o alla costruzione di una nuova casa da zero.
Ogni progetto prevede una serie di compiti che fanno capo ad un unico obiettivo. Presentano dei vincoli, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto. I progetti possono essere gestiti manualmente o tramite un software gestione progetti.
In genere, un progetto si compone di cinque fasi: Avviamento, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Conclusione. Ogni fase contiene compiti specifici che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi del progetto.
L’ ABC del project management
Ecco i sei termini che ogni responsabile di progetto dovrebbe conoscere:
- Stakeholder (parti interessate): gli stakeholder sono individui, organizzazioni o gruppi che possono condizionare una decisione (un’attività o il risultato di un progetto), esserne influenzati o percepire di esserne influenzati. In altre parole: le parti interessate sono quelle che hanno un interesse per il risultato del tuo progetto.
- Risorse: sono necessarie per svolgere i compiti del progetto. Possono essere immateriali (persone e tempo) o tangibili (attrezzature, materiali e finanze). Le risorse sono spesso definite durante la fase di pianificazione del progetto.
- Risultati (deliverable): sono beni o servizi materiali o immateriali prodotti a seguito di un progetto. La definizione, il monitoraggio e la gestione dei risultati del progetto sono fondamentali per il successo del progetto stesso.
- Dipendenze: le dipendenze sono le interrelazioni tra attività, che determinano l'ordine in cui devono essere eseguite. Ci sono quattro tipi di dipendenze dei compiti: Fine-Inizio, Inizio-Inizio, Fine-Fine e Inizio-Fine.
- Timesheet: i tracciamento del tempo sono un metodo efficace per registrare e tracciare il tempo trascorso su un compito specifico o un’attività all'interno del progetto. I timesheet possono quindi essere utilizzati per il calcolo delle retribuzioni, per la fatturazione o l'ottimizzazione.
- Il Triangolo di ferro (o “Triplice Vincolo”): il Triangolo di ferro della gestione di un progetto è la combinazione dei tre vincoli più rilevanti rispetto ai progetti: ambito, tempi e costi. Tutti e tre sono interdipendenti: nessuno può essere modificato senza condizionare uno degli altri (o entrambi).
Cos'è il project management?
In poche parole, il project management è l'arte di gestire uno o più progetti. Il dizionario Macmillan lo definisce così: il project management coinvolge la pianificazione e l'organizzazione del lavoro che comporta un progetto, compresa la decisione di quanto denaro, tempo e persone saranno necessari.
Di solito chi fa tutto ciò è il project manager. In generale, la responsabilità di questa figura professionale è quella di combinare la strategia (pianificazione) con le operazioni (esecuzione) per portare a termine il progetto in modo adeguato. In primo luogo, è necessario pianificare i progressi di un progetto e decidere gli obiettivi strategici con le parti interessate. Successivamente si esegue il piano, gestendo le risorse (materiali, persone, etc.) e i vincoli (ambito, tempi e costi) lungo il percorso.
Nota importante: un project manager efficace esige una gestione risolutiva dei compiti. I progetti sono spesso suddivisi in parti più piccole e gestibili (compiti, attività o milestone). Poiché il successo del vostro progetto dipende in larga misura dal fatto che i compiti vengano portati a termine in modo tempestivo, spesso le attività vengono assegnate in ordine di priorità e pianificate secondo una determinata timeline. È importante rispettare i tempi ed eseguire i compiti in funzione delle dipendenze e delle priorità per assicurare che il progetto proceda secondo i termini previsti.
Naturalmente, essere più efficaci nella gestione dei progetti comporta non pochi vantaggi:
- Soddisfare le aspettative di tutte le parti interessate
- Fare ordine e chiarezza
- Mantenere una chiara focalizzazione sugli obiettivi
- Massimizzare le risorse
- Impostare una pianificazione di progetto realistica
- Assicurare il controllo qualità
- Gestire i rischi
- Mantenere una sorveglianza continua
- Ridurre la probabilità di fallimento
- Gestire il successo e il fallimento (e imparare!)
A sua volta, raggiungere questi obiettivi ti aiuterà enormemente a motivare il tuo team. Il che, inutile dirlo, porta ancora una volta a progetti migliori. Una situazione in cui vincono davvero tutti.
La storia del project management
Tendiamo a pensare che il project management sia un concetto moderno; in realtà risale alla Grande Piramide di Giza (2580-2560 a.C.) o addirittura a Stonehenge (3100 a.C.). Si potrebbe inoltre sostenere che la caccia ai mammut fosse una sorta di project management — almeno nella misura in cui comportava un'attenta e deliberata pianificazione, programmazione ed esecuzione.
Per vedere emergere le prime vere metodologie dobbiamo tornare indietro fino agli albori del XX secolo. Pensa ai Diagrammi di Gantt del 1917, elaborati da Henry Gantt e utilizzati per grandi progetti infrastrutturali come la Hoover Dam e l'Interstate Highway System negli Stati Uniti. Fino ad oggi, i diagrammi di Gantt rimangono un importante project management tool per molte piccole imprese.
Tuttavia si fa generalmente risalire l’inizio della storia del project management agli anni ’50, con l'introduzione del Metodo del Percorso Critico (CPM) nel 1957, e della Tecnica di Valutazione e Revisione del Programma (PERT) nel 1958. Quest'ultima è stata utilizzata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti per gestire il progetto Polaris.
Nella seconda metà del XX secolo, le persone avrebbero contribuito a gestire i progetti utilizzando metodi personalizzati e processi autocostruiti. Questa situazione è cambiata, nel 1998, con l’accreditamento ANSI della guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. Per di più, gli ultimi anni sono stati segnati da alcuni grandi cambiamenti nella pratica del project management: l'introduzione della norma ISO per la gestione dei progetti (IS21500) ne è solo un esempio.
Il più rilevante di tutti i cambiamenti, senz’ombra di dubbio, è stata l'ascesa del personal computer. I computer hanno portato la produttività e la comunicazione in primo piano, e con la crescita della tecnologia negli anni '90, anche Internet è diventato ampiamente disponibile. La diffusione di internet ha poi portato allo sviluppo di applicazioni di project management basate sul web, permettendoci di gestire un progetti online.
E a mano a mano che venivano sviluppate opzioni controllate da computer e algoritmi complessi, i project manager iniziavano a poter terminare una mole maggiore di lavoro in meno tempo, facendo meno errori che mai.
La gestione professionale del progetto richiede un approccio disciplinato. Anche se ogni progetto è diverso, ci sono una serie di principi fondamentali e principi universali di project management che puoi applicare per aumentare drasticamente le tue possibilità di successo.
Secondo il rapporto 2018 del Project Management Institute, il 9,9% di ogni dollaro viene sprecato per le scarse performance del progetto
Prima e durante un progetto, fatti queste domande:
- Cosa deve essere fatto?
- Quando deve essere fatto e in quale ordine?
- A che punto è il progetto?
Le 5 fasi del project management
I ruoli nel project management
Il project management è raramente gestibile da una sola persona. Ecco una lista dei ruoli principali di cui avrai bisogno:
1. Project manager: la persona che guida il team e organizza il lavoro. Guida il progetto in ogni fase ed è responsabile della sua vendita agli stakeholder, della definizione dello scopo e della pianificazione.
2. Sponsor del progetto: uno sponsor è un individuo (spesso un manager) con responsabilità generale per il progetto. Lo sponsor è colui che ha avviato il progetto o che lo ha pensato per primo, e si preoccupa principalmente di garantire che il progetto produca i benefici e i risultati concordati.
3. Consulente esterno: non è mai una cattiva idea coinvolgere persone esterne nel vostro progetto: offrono una nuova prospettiva e possono suggerire un approccio diverso quando si è bloccati..
4. Membro del team: specialisti ed esperti nel loro campo, i membri del team sono la forza motrice del successo di un progetto. Ogni membro del team sarà responsabile del completamento di una parte del progetto.
5. Stakeholder (parti interessate): una persona o un gruppo che prende in qualche modo parte al progetto. Uno stakeholder potrebbe essere un gruppo o un'agenzia interna all'organizzazione, o il pubblico in generale per un progetto di lavori pubblici. Il project manager di solito comunica con le parti interessate per tutta la durata del progetto e cerca attivamente un feedback sui risultati e sulle prestazioni del progetto, continuando nel contempo a gestire le loro aspettative.
6. Cliente: il più delle volte il cliente non fa parte dell'organizzazione che esegue un progetto, ma paga per il risultato finale. Poiché il cliente definisce il valore di un progetto, sia che questo ruolo sia assunto da un individuo che da un team o da un terzo, non deve mai essere preso alla leggera. Gli obiettivi di ogni progetto devono essere in linea con le aspettative e i desideri del cliente già prima di iniziare.
Chi è un project manager?
Come detto in precedenza, il project manager è alla guida del progetto in ogni sua fase. È responsabile della vendita del prodotto alle parti interessate, della definizione dello scopo e, infine, della pianificazione e della realizzazione del progetto.
Il project manager determina quali compiti sono necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questa persona forma una squadra, si procura gli strumenti necessari e gerarchizza le attività in un programma chiaro.
È anche responsabile della creazione del budget del progetto, della gestione dei rischi e del monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto per garantire che le persone lavorino senza ostacoli e nei tempi previsti.
È importante notare che un project manager può guidare il team e fungere da leader di un progetto, ma non ne è il capo. Il project manager ha venduto l'idea di un progetto a uno sponsor o a uno stakeholder, e lo tiene informato sui progressi del progetto.
In generale i project manager sono persone ben organizzate, orientate agli obiettivi e appassionate. Lavorano bene sotto pressione, usano la loro capacità di leadership e sanno motivare i collaboratori. Oltre alle competenze interpersonali, la comunicazione è un altro prerequisito fondamentale. E questo ci porta dritti al punto successivo:
Quali caratteristiche hanno in comune i project manager di successo?
Perché i progetti falliscono?
Ti è ormai chiaro che il project management è spesso una sfida, specialmente se devi destreggiarti tra più progetti allo stesso tempo. Ci sono molte ragioni per cui i progetti potrebbero andare a picco:
1. Cattiva comunicazione
La scarsa comunicazione è il motivo principale per cui i progetti non hanno il risultato desiderato o semplicemente falliscono. È una situazione che può avere molte cause:
- Barriere linguistiche
- Tratti di personalità non complementari
- Fattori relativi al luogo di lavoro
- Canali non funzionanti
Anche le conseguenze di una comunicazione inadeguata sono molteplici:
- Aspettative diverse (e delusione)
- Bassa autostima
- Stress
- Mancanza di visione d'insieme
- Richieste dell'ultimo minuto
- Lavoro affrettato
2. Inadempimento della pianificazione (pianificazione al fallimento)
A volte la pianificazione è vista come un'attività di secondo livello, qualcosa che deve essere fatto ma che non aggiunge valore diretto. Tuttavia, se non riesci a definire con precisione l'ambito, le responsabilità e le tempistiche del tuo progetto, ti troverai in seguito alle prese con gravi problemi. Ecco ciò che rischi senza un buon piano:
- Mancanza di supporto al business
- Mancanza di risorse e di tempo
- Scadenze non rispettate
- Membri del team o clienti arrabbiati
3. Problemi di tracciamento dei dettagli
Quanto ti è rimasto del tuo budget? Chi è responsabile di una determinata cosa? Sei in grado di rispettare le tue scadenze?
Tra gli spauracchi più imbarazzanti di qualsiasi riunione di aggiornamento sullo stato di un progetto troviamo i silenzi o il fatto di parlare del progetto sbagliato con il cliente sbagliato (speriamo che ciò non accada mai!). Non conoscere i dettagli non ispira affatto fiducia. Nel peggiore dei casi, potrebbe addirittura mandare all’aria l'intero progetto.
4. Utilizzo degli strumenti sbagliati
I project manager spesso si trovano a dover utilizzare più strumenti per tenere traccia di compiti, membri del team, risultati e stati. In molti casi però:
- Il tuo software non è abbastanza flessibile per il progetto di cui ti occupi
- Ti rallenta a causa della sua complessità
Pensa di dover mangiare una zuppa con una forchetta: il risultato sarebbe molto simile.
5. Mancanza di monitoraggio e controllo
Supponiamo che tu abbia iniziato a lavorare a un progetto e creato un programma a prova di bomba, ma poi non aggiorni mai la tua pianificazione. Non ci vorrà molto tempo prima che tu perda la visione d'insieme, perché:
- Le scadenze sono cambiate
- Le attività hanno cambiato posto
- Le risorse sono state riassegnate
Per garantire che tutto vada secondo i piani, è necessario eseguire controlli regolari e apportare le modifiche necessarie. Questo significa anche fare frequenti verifiche con il tuo team per vedere come poter evitare rallentamenti.
6. Nessuna gestione dei rischi
Poiché ogni progetto è unico, l'imprevedibilità dovrebbe sempre essere presa in considerazione come fattore intrinseco. La qualificazione e la quantificazione di questo fattore, insieme all'anticipazione proattiva di ciò che potrebbe andare storto, e di come reagirai qualora ciò accada, prende il nome di “gestione del rischio”. E sì, rientra anche nei compiti del project manager.
7. Modifiche del campo di applicazione (o “scope creep”)
Scenario classico: uno stakeholder del progetto richiede un “piccolo cambiamento” o una “piccola aggiunta” all’ambito del progetto. Talmente insignificante che non ci si aspetta che il budget o i tempi ne siano influenzati. Giusto? Sbagliato!
Ogni progetto è un attento bilanciamento del "triplice vincolo": ambito, tempi e costi. Sappiate che cambiare uno qualsiasi di questi fattori influenza anche uno degli altri (o entrambi): se l’ambito di applicazione cambia, le scadenze dovranno essere posticipate e il costo del vostro progetto aumenterà.
7 passi per creare il piano di progetto perfetto
Ecco una checklist dei passi fondamentali che dovrai considerare quando inizierai il tuo prossimo progetto:
1. Documentare l’ambito del progetto
È qui che inizia il divertimento. Il primo passo dovrebbe essere quello di riunirsi con tutte le parti interessate per discutere i bisogni, le aspettative e le linee guida del progetto. Questi includono:
- L'ambito
- Il budget
- La timeline
Documentate queste informazioni nel vostro piano di progetto per mettere tutti al corrente e ridurre la possibilità di costosi errori di comunicazione.
SUGGERIMENTO: Assicurati di promettere meno di quello che consegnerai effettivamente. Guarda oltre quello che gli stakeholder dicono di aver bisogno, e cerca di identificare il beneficio sottostante che stanno perseguendo. Questi sono gli obiettivi che il tuo progetto dovrebbe raggiungere.
2. Suddividi il tuo progetto in fasi, milestone e compiti
È quindi necessario determinare la tempistica del tuo progetto. Quali sono i primi compiti fondamentali con cui dovrai fare i conti e quale, invece, l'ultimo in assoluto? È possibile accorpare compiti minori correlati tra loro in milestone più grandi. Suddividere i progetti in azioni più piccole fa sì che il tuo team non si senta sopraffatto dal lavoro e rende più fluido lo sviluppo del progetto.
3. Stima le risorse di cui hai bisogno
Di quante persone hai bisogno per il tuo progetto, e di quali risorse? Assicurati di elencarlo nel modo più realistico possibile, cercando di non fare stime per eccesso o per difetto, in grado di mettere a repentaglio le tempistiche e il budget del tuo progetto.
4. Metti insieme le tue risorse
Ora che conosci le risorse di cui hai bisogno, è il momento di far salire a bordo le persone giuste. Assicurati che tutti abbiano gli strumenti giusti per il lavoro. Da qui inizia l'organizzazione vera e propria delle varie parti del progetto.
5. Collega i compiti tra loro
Prima di iniziare la pianificazione del progetto, è necessario definire quali attività dipendono da altre. In altre parole: quali compiti devono essere completati prima di poterne iniziare un altro? Ci sono quattro tipi di dipendenze:
- Fine-Inizio: l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa iniziare.
Esempio: Prima di iniziare a costruire una strada (compito B), è necessario acquistare un terreno (compito A). - Inizio-Inizio: l'attività A deve essere avviata prima che l'attività B possa iniziare.
Esempio: Prima di iniziare a posare l'asfalto (compito B), è necessario iniziare a scavare la strada (compito A). - Fine-Fine: l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa essere completata.
Esempio: Prima di poter dipingere i segnali stradali (compito B), è necessario stendere l'asfalto (compito A). - Inizio-Fine: l'attività A deve essere avviata prima che l'attività B possa essere completata.
Esempio: Prima di poter dipingere i segnali stradali (compito B), è necessario iniziare a scavare la strada (compito A).
6. Fai una tabella di marcia
Accorpa tutte le informazioni raccolte ai punti 2 e 5 e inizia a raggruppare le attività lungo una timeline. Utilizza tutti i compiti e le milestone per ogni fase del progetto e allineali in una pianificazione chiara. Assicurati di fissare scadenze fisse per le milestone e per i deliverable.
CONSIGLIO: Se tutto è importante, allora niente è importante. La definizione delle priorità è la chiave del successo in questa fase del progetto. Se hai problemi a farlo, inizia a classificare le attività in base alla loro urgenza e alla loro importanza utilizzando la matrice di Eisenhower.
7. Registra tutto, ma proprio tutto
L'importanza di documentare tutti i dettagli non può essere sopravvalutata. Ogni membro del team di progetto dovrebbe essere in grado di controllare in ogni momento lo stato di ogni compito, milestone o consegna di cui è responsabile. Non dimenticare di registrare il tempo. In questo modo, avrai una migliore stima delle scadenze e dei budget quando ti troverai ad affrontare progetti simili in futuro.
Crea il tuo piano di progetto personale
Non sottovalutare la pianificazione del progetto, ma non averne paura: si tratta di prendere la teoria e di plasmarla su una linea temporale realistica. Sia che tu sia un avido project manager per natura o che lo sia diventato cammin facendo, il framework qui sopra funziona per tutti i tipi di project manager o verticali.
Come creare un piano di progetto impeccabile (modello gratuito)
Metodologie di project management
Nel corso degli anni, le persone hanno escogitato e collaudato vari modi per portare a termine la gestione di un progetto. Qui ci troverai quelli più comuni, in ordine di apparizione:
Waterfall
La metodologia Waterfall è una metodologia sequenziale. Ciò significa che ogni fase (o compito) di un progetto segue quella precedente senza soluzione di continuità. In primo luogo si definiscono i requisiti di un progetto, poi si mette insieme il progetto, si costruisce la soluzione, la si testa e la si implementa, quindi si passa ad una fase di manutenzione. Non ci sono sovrapposizioni.
Va bene per: progetti con requisiti chiari o cambiamenti poco attesi (scope creep)
Da evitare se: non sai davvero dove andrà a parare il progetto, e se i requisiti non sono molto chiari in anticipo.
Agile
La metodologia Agile ti aiuta ad essere flessibile e ad adattarti a esigenze in continuo cambiamento. Si tratta di un lavoro iterativo in brevi e sostenibili slanci di attività, denominati “sprint”. Il lavoro è temporizzato: il team cerca di fare il più possibile in un dato lasso di tempo prima di passare alla fase successiva del progetto.
Va bene per: progetti in cui si desidera ottenere traguardi rapidi e costruire in modo iterativo.
Da evitare se: lavori in un ambiente tradizionale o sei alle prese con grandi progetti (in quanto diventa più difficile stimare il tempo necessario con l'approccio Agile).
Scrum
La metodologia Scrum si basa sull'approccio Agile, ma punta all'eliminazione della complessità dall’attività di project management. I compiti possono sovrapporsi e si mette in conto che ci saranno modifiche durante il processo. Il metodo Scrum è fondamentalmente una sequenza di sprint. Prima di ogni sprint, verificherai se sono cambiate le richieste degli stakeholder.
Va bene per: progetti di miglioramento iterativi, ad esempio sviluppo del prodotto.
Da evitare se: non sono ammesse modifiche dei requisiti o se la tua organizzazione non è disposta ad adattarsi e a impegnarsi pienamente in questa metodologia.
Naturalmente queste tre metodologie di project management sono solo la punta dell'iceberg. Ci sono molte altre opzioni da esplorare.
Software di project management
Fortunatamente ne è passato di tempo dalla pianificazione ad hoc o addirittura dall’elaborazione manuale di programmi di progetto. La nascita di internet ha portato gradualmente allo sviluppo di numerose risorse utili: oggi ci troviamo di fronte ad una vasta project management tool che ci vengono in aiuto per alleviare il nostro carico di lavoro.
Ma perché questi strumenti sono così utili? Quali vantaggi offrono rispetto alle modalità più tradizionali di gestione dei progetti?
I vantaggi del software di project management
I principali vantaggi dell'utilizzo di un software gestione progetti includono:
- Un approccio standardizzato alla gestione dei progetti
- Decisioni più informate
- Assegnazione ottimale delle risorse
- Miglioramento della gestione dei compiti e della visibilità
- Gestione del rischio, previsione e budgeting migliori
- Risparmio di tempo e denaro
- Collaborazione efficiente del team
- Miglioramento della soddisfazione del cliente
Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a centralizzare le informazioni, a tenere traccia delle attività pianificate, a comprendere il carico di lavoro e ad adattarsi senza perdere di vista la concentrazione. Tra tutte le caratteristiche che offrono, di quali hai veramente bisogno?
8 Caratteristiche essenziali del software di project management
Pianificazione
La funzione di pianificazione è il cardine del tuo software gestione progetti. Il software deve aiutarti a tenere traccia delle attività e delle scadenze programmate. Un calendario condiviso può rivelarsi un grande vantaggio, proprio come le notifiche automatiche quando le scadenze si avvicinano.
Strumenti più sofisticati consentono di distribuire compiti e responsabilità a specifici membri del team, tenendo conto anche della distribuzione del carico di lavoro e dei tempi.
Gestione dei compiti
La gestione delle attività è una caratteristica di base della maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti. Un buon task manager permette di suddividere i progetti in milestone e compiti, che possono essere collegati a scadenze e budget. Strumenti più avanzati includono anche il “Percorso Critico”: l'ordine in cui i compiti devono essere completati per far avanzare il progetto.
Collaborazione e comunicazione
La chiave del successo dei progetti risiede in una comunicazione rapida. Strumenti ben progettati fungono da hub centrali per i dati fondamentali e le informazioni dettagliate sul progetto.
Alcuni facilitano anche la condivisione delle informazioni con i clienti. Questo può essere un modo semplice per offrire al cliente trasparenza sullo stato di avanzamento del progetto, senza perdere tempo nella pianificazione di riunioni ricorrenti.
Segnalazione
Rapporti e statistiche sono un ottimo modo per avere una visione d'insieme diprogetti precedenti o in corso. Per quale motivo hai sforato il budget? Perché non hai rispettato una scadenza? Queste informazioni ti aiuteranno ad apprendere e a migliorare i tuoi metodi di lavoro.
Budget e gestione delle risorse
I migliori strumenti offrono caratteristiche specifiche di gestione delle risorse. Grazie alle informazioni sulle sale riunioni prenotate, sulle risorse pianificate e utilizzate e sui relativi costi, il software ti permette di rispettare il tuo budget, evitare doppieprenotazioni e non restare a corto di risorse.
Timesheet
Si tratta spesso di versioni leggere degli strumenti gestione progetti online. Un'applicazione mobile offre accesso remoto ai membri del team in trasferta o alle persone sul campo. In questo modo, sarai in grado di aggiornare attività o milestone al volo, tracciare e creare fatture basate sulle ore di lavoro e mantenere il vostro team aggiornato indipendentemente da dove ti trovi.
Integrazioni
Tu e il tuo team utilizzate altri strumenti oltre al software gestione progetti, dalle e-mail e calendari personali alle applicazioni CRM. Essere in grado di collegarli con il software di project management offre maggiore trasparenza, rendendo le informazioni facilmente disponibili ed evitando i silos di dati.