1. L'avant-projet
Il s’agit de la phase de collecte d’informations indispensables et pertinentes à l’étude d’opportunité. Celle-ci détermine le commencement et le bon déroulement du projet.
Secondo il Project Management Institute, un progetto è un'iniziativa temporanea con un inizio e una fine definiti. Pensa allo sviluppo di un nuovo sito web, ad esempio, o alla costruzione di una nuova casa da zero.
Ogni progetto prevede una serie di compiti che fanno capo ad un unico obiettivo. Presentano dei vincoli, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto. I progetti possono essere gestiti manualmente o tramite un software gestione progetti.
In genere, un progetto si compone di cinque fasi: Avviamento, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Conclusione. Ogni fase contiene compiti specifici che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi del progetto.
Tendiamo a pensare che il project management sia un concetto moderno; in realtà risale alla Grande Piramide di Giza (2580-2560 a.C.) o addirittura a Stonehenge (3100 a.C.). Si potrebbe inoltre sostenere che la caccia ai mammut fosse una sorta di project management — almeno nella misura in cui comportava un'attenta e deliberata pianificazione, programmazione ed esecuzione.
Per vedere emergere le prime vere metodologie dobbiamo tornare indietro fino agli albori del XX secolo. Pensa ai Diagrammi di Gantt del 1917, elaborati da Henry Gantt e utilizzati per grandi progetti infrastrutturali come la Hoover Dam e l'Interstate Highway System negli Stati Uniti. Fino ad oggi, i diagrammi di Gantt rimangono un importante project management tool per molte piccole imprese.
Tuttavia si fa generalmente risalire l’inizio della storia del project management agli anni ’50, con l'introduzione del Metodo del Percorso Critico (CPM) nel 1957, e della Tecnica di Valutazione e Revisione del Programma (PERT) nel 1958. Quest'ultima è stata utilizzata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti per gestire il progetto Polaris.
Nella seconda metà del XX secolo, le persone avrebbero contribuito a gestire i progetti utilizzando metodi personalizzati e processi autocostruiti. Questa situazione è cambiata, nel 1998, con l’accreditamento ANSI della guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. Per di più, gli ultimi anni sono stati segnati da alcuni grandi cambiamenti nella pratica del project management: l'introduzione della norma ISO per la gestione dei progetti (IS21500) ne è solo un esempio.
Il più rilevante di tutti i cambiamenti, senz’ombra di dubbio, è stata l'ascesa del personal computer. I computer hanno portato la produttività e la comunicazione in primo piano, e con la crescita della tecnologia negli anni '90, anche Internet è diventato ampiamente disponibile. La diffusione di internet ha poi portato allo sviluppo di applicazioni di project management basate sul web, permettendoci di gestire un progetti online.
E a mano a mano che venivano sviluppate opzioni controllate da computer e algoritmi complessi, i project manager iniziavano a poter terminare una mole maggiore di lavoro in meno tempo, facendo meno errori che mai.
Come già menzionato in precedenza, i progetti si articolano generalmente in 5 fasi.
Ogni fase contiene compiti e attività specifiche da svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto.
On reconnaît généralement 10 domaines types dans la gestion de projet :
La gestion de l’intégration (Project Integration Management) : pour la bonne maîtrise du projet et afin d’éviter de s’écarter de ses objectifs ;
La gestion du périmètre (Project Scope Management) : pour déterminer le travail à réaliser ;
La gestion des délais (Project Time Management) : pour garder toutes les échéances à l'œil grâce à un planning bien défini ;
La gestion des coûts (Project Cost Management) : pour fixer les budgets nécessaires et être certain de les respecter ;
La gestion de la qualité (Project Quality Management) : pour confirmer que le travail réalisé correspond aux attentes du client ;
La gestion des ressources humaines (Project Human Resource Management) : pour constituer une équipe projet impliquée et compétente ;
La gestion des communications (Project Communications Management) : pour orchestrer tous les briefings, échanges, réunions, reporting, etc. ;
La gestion des risques (Project Risk Management) : pour identifier et prévenir les obstacles qui pourraient entraver la bonne réalisation du projet ;
La gestion des approvisionnements (Project Procurement Management) : pour prendre les meilleures décisions et être certain de mener le projet à bien ;
La gestion des parties prenantes (Project Stakeholders Management) : pour gérer leurs attentes ainsi que leur engagement dans cette collaboration.
Naturellement, une bonne gestion de projet comporte bien des avantages :
Vous fixez des objectifs clairs et précis pour un travail rigoureux et de qualité, afin que vos clients s’en retrouvent plus satisfaits ;
Vous tirez le meilleur parti de vos ressources et évitez de les gaspiller inutilement ;
Vous impliquez et motivez davantage vos équipes en donnant du sens à ce qu’ils font et en facilitant leur collaboration à travers un plan d’actions réaliste ;
Vous maîtrisez vos budgets et vos échéances grâce à une bonne planification ;
Vous gérez bien vos risques ainsi que le changement et pouvez intervenir dès que nécessaire en suivant attentivement l’avancement de vos équipes ;
Vous prenez de meilleures décisions, et ce, plus rapidement ;
Vous tirez des leçons de votre expérience pour mieux appréhender vos projets dans le futur ;
Vous vous montrez plus transparent (avec vos clients et avec vos équipes), grâce à une communication plus efficace.
Mais, vous vous en doutez, la gestion de projet peut aussi rencontrer quelques limites :
Malgré tous vos efforts, il y aura parfois un écart trop conséquent entre la demande du client et ce dont vous êtes capable avec les ressources dont vous disposez ;
Vos estimations peuvent s’avérer imprécises, mais pour pallier cela, nous vous recommandons de toujours fonctionner avec une petite marge ;
Selon le projet, une gestion classique ne sera pas toujours adaptée et il vous faudra revoir votre manière de fonctionner.
Ti è ormai chiaro che il project management è spesso una sfida, specialmente se devi destreggiarti tra più progetti allo stesso tempo. Ci sono molte ragioni per cui i progetti potrebbero andare a picco:
Poiché ogni progetto è unico, l'imprevedibilità dovrebbe sempre essere presa in considerazione come fattore intrinseco. La qualificazione e la quantificazione di questo fattore, insieme all'anticipazione proattiva di ciò che potrebbe andare storto, e di come reagirai qualora ciò accada, prende il nome di “gestione del rischio”. E sì, rientra anche nei compiti del project manager.
Scenario classico: uno stakeholder del progetto richiede un “piccolo cambiamento” o una “piccola aggiunta” all’ambito del progetto. Talmente insignificante che non ci si aspetta che il budget o i tempi ne siano influenzati. Giusto? Sbagliato!
Ogni progetto è un attento bilanciamento del "triplice vincolo": ambito, tempi e costi. Sappiate che cambiare uno qualsiasi di questi fattori influenza anche uno degli altri (o entrambi): se l’ambito di applicazione cambia, le scadenze dovranno essere posticipate e il costo del vostro progetto aumenterà.
Ecco una checklist dei passi fondamentali che dovrai considerare quando inizierai il tuo prossimo progetto:
Nel corso degli anni, le persone hanno escogitato e collaudato vari modi per portare a termine la gestione di un progetto. Qui ci troverai quelli più comuni, in ordine di apparizione:
Fortunatamente ne è passato di tempo dalla pianificazione ad hoc o addirittura dall’elaborazione manuale di programmi di progetto. La nascita di internet ha portato gradualmente allo sviluppo di numerose risorse utili: oggi ci troviamo di fronte ad una vasta project management tool che ci vengono in aiuto per alleviare il nostro carico di lavoro.
Ma perché questi strumenti sono così utili? Quali vantaggi offrono rispetto alle modalità più tradizionali di gestione dei progetti?
Pianificazione
La funzione di pianificazione è il cardine del tuo software gestione progetti. Il software deve aiutarti a tenere traccia delle attività e delle scadenze programmate. Un calendario condiviso può rivelarsi un grande vantaggio, proprio come le notifiche automatiche quando le scadenze si avvicinano.
Strumenti più sofisticati consentono di distribuire compiti e responsabilità a specifici membri del team, tenendo conto anche della distribuzione del carico di lavoro e dei tempi.
Gestione dei compiti
La gestione delle attività è una caratteristica di base della maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti. Un buon task manager permette di suddividere i progetti in milestone e compiti, che possono essere collegati a scadenze e budget. Strumenti più avanzati includono anche il “Percorso Critico”: l'ordine in cui i compiti devono essere completati per far avanzare il progetto.
Collaborazione e comunicazione
La chiave del successo dei progetti risiede in una comunicazione rapida. Strumenti ben progettati fungono da hub centrali per i dati fondamentali e le informazioni dettagliate sul progetto.
Alcuni facilitano anche la condivisione delle informazioni con i clienti. Questo può essere un modo semplice per offrire al cliente trasparenza sullo stato di avanzamento del progetto, senza perdere tempo nella pianificazione di riunioni ricorrenti.
Segnalazione
Rapporti e statistiche sono un ottimo modo per avere una visione d'insieme diprogetti precedenti o in corso. Per quale motivo hai sforato il budget? Perché non hai rispettato una scadenza? Queste informazioni ti aiuteranno ad apprendere e a migliorare i tuoi metodi di lavoro.
Budget e gestione delle risorse
I migliori strumenti offrono caratteristiche specifiche di gestione delle risorse. Grazie alle informazioni sulle sale riunioni prenotate, sulle risorse pianificate e utilizzate e sui relativi costi, il software ti permette di rispettare il tuo budget, evitare doppieprenotazioni e non restare a corto di risorse.
Timesheet
Si tratta spesso di versioni leggere degli strumenti gestione progetti online. Un'applicazione mobile offre accesso remoto ai membri del team in trasferta o alle persone sul campo. In questo modo, sarai in grado di aggiornare attività o milestone al volo, tracciare e creare fatture basate sulle ore di lavoro e mantenere il vostro team aggiornato indipendentemente da dove ti trovi.
Integrazioni
Tu e il tuo team utilizzate altri strumenti oltre al software gestione progetti, dalle e-mail e calendari personali alle applicazioni CRM. Essere in grado di collegarli con il software di project management offre maggiore trasparenza, rendendo le informazioni facilmente disponibili ed evitando i silos di dati.
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