I sette vizi capitali del project manager incompetente

Siamo tutti d’accordo che condividere informazioni e conoscenze in modo proattivo è essenziale per la buona riuscita di ogni progetto, non è così? Eppure una comunicazione inefficace è tuttora la ragione principale per cui i progetti non raggiungono gli obiettivi prestabiliti o semplicemente falliscono.

Sono molte le cause alla base di una cattiva comunicazione: barriere linguistiche, tratti della personalità che non collimano, aspetti dell’ambiente lavorativo, canali di comunicazione difettosi… E le possibili conseguenze sono anch’esse svariate: aspettative diverse possono portare a delusioni, orgoglio ferito, eccessivo stress causato da mancanza di supervisione, richieste dell’ultimo minuto e lavoro affrettato.

Quando vi trovate fra le mani un grosso progetto, il vostro riflesso incondizionato dovrebbe essere quello di mettervi subito al lavoro e iniziare a raccogliere gli strumenti necessari. La pianificazione viene spesso considerata un’attività secondaria, come qualcosa che deve essere fatto ma che non porta nessun valore aggiunto.

Nonostante ciò, fallire nel definire adeguatamente l’ambito, le responsabilità e le scadenze di un progetto significa incappare a colpo sicuro in problemi seri più avanti. Senza un buon piano, rischiate di non aver abbastanza supporto, risorse e tempo a disposizione ma anche di non rispettare le scadenze, attirandovi così le ire di colleghi o clienti.

Sono i dettagli a fare la differenza. Quando vi trovate a gestire molti progetti contemporaneamente, tenere traccia di tutto può risultare difficile. Quanto budget ci rimane? Chi è responsabile per cosa? Riusciremo a rispettare le scadenze di questo passo?

Tutti temono i silenzi imbarazzanti durante le riunioni di verifica o – figuriamoci! – parlare del progetto sbagliato al cliente sbagliato. Come minimo, sono atteggiamenti che non ispirano sicurezza. Nel peggiore dei casi, possono affossare l’intero progetto.

Come project manager, vi troverete ad utilizzare molti strumenti diversi per tenere sotto controllo gli incarichi, i membri del team di lavoro, i prodotti finali e lo stato di avanzamento dei progetti. In molti casi il software che utilizzate non soddisferà le vostre aspettative, non sarà abbastanza flessibile per il tipo di progetto che state gestendo o vi rallenterà molto a causa della sua complessità. E vi troverete in difficoltà, come a mangiare una zuppa con la forchetta.

Ipotizziamo che abbiate avviato il vostro progetto e creato un calendario inattaccabile… Ma che poi non riusciate a tener aggiornata la programmazione. Per fare in modo che tutto proceda come pianificato, dovrete effettuare controlli regolari e apportare le necessarie modifiche. Questo significa anche confrontarvi frequentemente con il vostro team di lavoro e valutare insieme come impedire che il processo si rallenti.

Dato che ogni progetto è unico, ognuno di essi porta con sé un certo livello di imprevedibilità. Quantificare e qualificare questa imprevedibilità, cercare di anticipare in modo proattivo i fattori che potrebbero andare storti e capire come rispondere se questo succede è la definizione di ‘gestione del rischio’. Ed è parte integrante del vostro lavoro di responsabile di progetto.

Ecco lo scenario classico: lo stakeholder di un progetto richiede una ‘leggera modifica’ o una ‘piccola aggiunta’ alla portata del progetto. Un cambio così poco rilevante da non condizionare né il budget né le tempistiche, giusto? La risposta è: sbagliato.

Ogni progetto è un delicato sistema in cui costi, tempi, prestazioni, qualità e rischio sono in equilibrio precario. Andare a turbare questo equilibrio significa quasi sempre danneggiare il progetto e i suoi risultati. Se siete un responsabile di progetto è vostro compito salvaguardare questo sistema e segnalare agli stakeholder se stanno mettendo a repentaglio l’equilibrio dell’intera operazione.

Eccoli qua: i sette vizi capitali relativi alla gestione dei progetti. E se la causa del fallimento varia a seconda del tipo di progetto, nella maggior parte dei casi si tratta di una di quelle presentate qui sopra. Ma non temete: la redenzione è vicina. Diamo un’occhiata a come impedire che accada il disastro: abbiamo preparato una breve guida alla gestione di progetti che potete scaricare gratuitamente qui sotto, buona lettura!