Cos'è un diagramma di Gantt e perché dovresti conoscerne l’utilità?

Di solito un diagramma di Gantt contiene i seguenti elementi:

1. Le date: Le date di inizio e fine progetto consentono ai responsabili di vedere quando inizierà e terminerà l'intero progetto.
2. Attività: I progetti consistono in una serie di sotto-attività. Con un diagramma di Gantt è possibile tenere traccia di queste ultime, in modo da non dimenticare o dover posticipare nulla.
3. Tempistiche previste: il grafico indica quando ogni attività dovrebbe essere realizzata. Questo aiuta a garantire che ogni sotto-attività — e di conseguenza l’intero progetto— sia portato a termine nelle tempistiche previste.
4. Dipendenze: Alcune attività possono essere eseguite in qualsiasi momento, mentre altre devono essere completate prima o dopo l'inizio o la fine di un'altra attività. Un diagramma di Gantt mostra tali dipendenze.
5. Progressi: Il grafico ti mostra l’esatto andamento del progetto e ti fa vedere quali attività sono già state eseguite. Grazie all’indicazione della data, avrai una panoramica di quanto ti resta da fare, per renderti conto se sei sulla buona strada per terminare in tempo il progetto.

L'uso di un diagramma di Gantt nel processo di gestione del progetto offre i seguenti vantaggi:

1. Chiarezza
2. Panoramica semplificata
3. Approfondimenti sulle prestazioni
4. Migliore gestione del tempo
5. Flessibilità

Un diagramma di Gantt suddivide più attività e timeline in un'unica panoramica. In questo modo saprai a che punto si trova il tuo team in ciascuna della fasi di un progetto. Utilizza il grafico per mostrare agli stakeholder come sono organizzati i compiti e quali risorse vengono assegnate. Potrai così fornire loro un quadro chiaro dell’andamento del progetto e mostrargli se sarà completato entro i termini accordati.

I team di lavoro utilizzano diagrammi di Gantt per sostituire le riunioni e fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto, aiutando i membri del gruppo ad avere una chiara visione d'insieme dei progressi delle attività.

Grazie a una visione d'insieme chiara, i membri del team possono comprendere meglio le loro prestazioni complessive e sono in grado di inserire le proprie abitudini di lavoro nella pianificazione del progetto. Saranno inoltre più coscienti delle dipendenze tra i compiti e avranno una migliore consapevolezza dell'impatto dei ritardi sul progetto. Ciò favorisce una collaborazione più stretta e incentiva una migliore organizzazione dei compiti.

I diagrammi di Gantt ti aiutano a impostare tempi realistici. Le barre sul grafico indicano entro quale intervallo di tempo deve essere completato un determinato compito. In questo modo, puoi anche assicurarti che altri progetti che consumano risorse e tempo non siano compromessi.

I progetti sono spesso soggetti a cambiamenti. Avendo a disposizione una panoramica dei cambiamenti inattesi a livello di attività o di tempistiche, è possibile adattare di conseguenza le attività e le risorse.

I progetti composti da un elevato numero di attività e risorse possono dare come risultato diagrammi di Gantt molto complessi, specialmente se si lavora su un progetto esteso o se il team coinvolto è composto da numerosi membri. Visualizzare decine, o anche centinaia di attività su un diagramma di Gantt potrebbe rivelarsi un’ardua impresa. Pertanto, è fondamentale pensare in anticipo a diversi compiti e sottocompiti e designare qualcuno che si occupi di tutti i dettagli.

Il successo del tuo diagramma di Gantt è strettamente legato alla mappatura lineare dell’intero progetto. Ciò significa che è necessario avere un'idea del risultato finale e dei passi da compiere prima ancora di iniziare. Può sembrare logico, ad esempio, quando si costruisce una casa, ma diventa molto più difficile se si è un team di sviluppatori web che lavora per un cliente, senza un obiettivo finale ben delineato.

Come accennato in precedenza, i progetti cambiano. Se hai intenzione di utilizzare un diagramma di Gantt, dovrai adattarlo di conseguenza. Il project manager responsabile del progetto deve aggiornare frequentemente il diagramma — mansione che viene semplificata utilizzando un software di gestione del progetto.

Segui il processo sottostante per creare il tuo primo diagramma di Gantt:

1. Elenca tutte le attività
2. Elenca le dipendenze delle attività
3. Crea una timeline del progetto
4. Assegna le attività ai membri del team

Scrivi tutte le attività necessarie per portare a termine con successo il progetto. Prendi anche nota delle scadenze e dei membri del team responsabili.

Ammettiamo ad esempio che tu sia alle prese con la riprogettazione di un sito web. Una delle “attività” principali è la creazione dei mockup in Photoshop.

Questa attività può essere suddivisa in diversi compiti, come ad esempio:

• Creazione di wireframe
• Revisione delle performance di usabilità dei wireframe
• Creazione di mockup utilizzando i wireframe con le migliori prestazioni
• Creazione di un prototipo dal mockup
• Test di usabilità
• Esaminare e convalidare il prototipo

Lo stesso vale per altri progetti, come la ristrutturazione di una casa. Anch’esso potrebbe essere suddiviso in diversi compiti, quali:

• Ordinare i materiali
• Inviare una fattura proforma
• Posare il pavimento
• Dipingere le pareti
• Fatturare le ore lavorate

Spesso è necessario terminare una mansione prima di poter iniziare quella successiva. Facciamo il paragone con una cena: bisogna innanzitutto cucinare il cibo (compito A) prima di poterlo servire ai tuoi ospiti (compito B). Altri compiti possono essere invece gestiti allo stesso tempo, come tritare le verdure e lessare le patate; per portare a termine il primo compito (compito A) non bisogna aspettare che le patate siano cotte (compito B). Fai una mappatura delle relazioni tra i compiti.

Quanti giorni — o più precisamente — quante ore hai a disposizione per questo progetto? Tieni presente che ogni progetto potrebbe subire dei ritardi: tenere un registro cronologico dei progetti precedenti e monitorare il tempo ti aiuta a stimare meglio la flessibilità di cui hai bisogno per creare la tua timeline.

Ancora una volta, è utile tenere traccia delle singole performance. Per esempio, se i tuoi dati mostrano che un determinato collaboratore porta solitamente a termine in ritardo i propri compiti, puoi evitare di assegnargli mansioni ad alta priorità o assicurarti che disponga del tempo sufficiente per svolgere i propri compiti entro le scadenze fissate.

Dovrai inoltre considerare:

1. A quali altri progetti stanno contemporaneamente lavorando i colleghi
2. Assenze o ferie programmate dei membri del team

Se hai completato tutti i passaggi precedenti, ora hai una visione d'insieme:

• Nomi delle attività
• Date di inizio delle attività
• Tempo per portare a termine i compiti

Inizia a creare un nuovo foglio di calcolo con Excel e a scrivere tutte le attività, con le date di inizio e fine.

Aggiungi un'altra colonna ed etichettala come “Giorno d'inizio”. Trasforma la data di inizio in un intero utilizzando la funzione int(). Calcola il giorno di inizio sottraendo la data di inizio dell'attività dalla data di inizio del progetto.

Nel nostro caso, useresti questa formula per il primo compito:
=int(B2)-int($B$2)

Nota: è necessario aggiungere $B$2 invece di B2 per determinare la posizione assoluta della cella B2 nella formula.

Di conseguenza, la colonna dovrebbe avere questo aspetto:

Ora sai in quale giorno dovrebbe essere iniziato ogni compito.

Sottrai la data di inizio della prima attività dalla data di fine dell'attività corrente utilizzando la seguente formula:
=int(C2)-int($B$2)

Sottrai il giorno finale dal giorno d'inizio con questa semplice formula:
=E2-D2

Ora hai tutti i dati necessari per creare un diagramma di Gantt.

Seleziona le seguenti colonne di dati nel foglio di calcolo:

• Nome dell'attività
• Giorno d'inizio
• Durata dell'attività

Una volta selezionato, vai su Inserisci > Grafico e seleziona “Grafico a barre orizzontali impilate”.

Seleziona la prima serie ("Start Day") nel grafico. Cambia il colore in "Nessuno" nel menu pop up.

Una volta cambiato il colore, il tuo grafico dovrebbe assomigliare a questo:

Congratulazioni, hai appena creato il tuo primo diagramma di Gantt!

Considera che questo grafico presenta alcune limiti.

1. Non disponi di un modo semplice per assegnare compiti alle persone.
2. Non puoi apportare modifiche in modo rapido e semplice
3. Non hai una chiara visione d'insieme delle dipendenze tra i compiti

Per i progetti più grandi, ti consigliamo di prendere in considerazione l'utilizzo di un software di gestione dei progetti con grafici Gantt integrati. Ti raccontiamo come Teamleader è in grado di facilitarti il lavoro.

Con Teamleader è possibile suddividere i progetti in compiti più grandi (le “pietre miliari”) e compiti più piccoli. Le pietre miliari sono rappresentate su una tabella di marcia, ma è possibile controllare tutte le attività ad esse connesse nel diagramma di Gantt scaricabile. Se vuoi avere maggiori informazioni sul tempo rimanente e su quanto ne dovresti ancora avere in uno scenario ideale, puoi sempre dare un'occhiata a un grafico burn-down.

Un'altra caratteristica utile sono i rapporti di progetto. Forniscono una panoramica dettagliata circa i budget pianificati e spesi, il tempo trascorso da ogni collaboratore per il monitoraggio delle attività e per le riunioni, nonché i prodotti ordinati. Queste informazioni sono utilissime per migliorare le stime di tempo e budget, il che aiuta a creare grafici di Gantt più forti.

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Ti stai chiedendo come puoi usare i diagrammi di Gantt per il tuo tipo di business? Negli esempi che seguono, descriveremo come le agenzie e le imprese di costruzione possono utilizzare al meglio questo strumento per migliorare la gestione dei loro progetti.

Anche se le agenzie creative e quelle più orientate al settore IT presentano grandi differenze tra loro, entrambe condividono alcuni importanti aspetti relativi al project management:

• Sia le agenzie creative che quelle dedicate alle tecnologie dell’informazione dipendono dalle richieste (a volte in rapido cambiamento) di svariati stakeholder.
• Per soddisfare le aspettative di tutte le parti coinvolte, i progetti sono spesso soggetti a ritardi e alla necessità di aumentare il budget.
• Esiste un mix di attività che possono essere fatte simultaneamente e attività che devono essere completate prima di iniziare quelle successive.

Vuoi saperne di più sulla gestione dei progetti nella tua agenzia? Scopri qual è l'approccio che le società di informatica dovrebbero applicare e cosa rende un buon project manager in un'agenzia creativa.

Indica nei dettagli le tempistiche previste, in modo da gestire le aspettative dei tuoi clienti fin dall'inizio. Coinvolgi tutti i membri del tuo team nel processo di creazione e aggiorna la timeline non appena una riunione o un'attività viene spostata.

Se stai sviluppando un sito web, per esempio, probabilmente seguirai un procedimento simile a questo:

1. Sviluppo del wireframe dell'interfaccia utente
2. Creazione mockup in Photoshop
3. Sviluppo del sito web
4. Test del sito web

In questo processo ci sono compiti interdipendenti. I designer devono creare i wireframe prima che gli sviluppatori possano iniziare a lavorare sul sito web, il quale a sua volta non potrà essere testato finché non sarà disponibile un prodotto grezzo.

Esiste anche un’elevata possibilità che le fasi debbano essere iterate prima di essere portate a termine. I designer potrebbero aver bisogno di fare diversi modelli prima che il cliente sia completamente soddisfatto, ad esempio. Tutti questi compiti possono essere tracciati con un diagramma di Gantt.

Un settore in cui i diagrammi di Gantt trovano largo impiego è l'industria edile. La gestione di un progetto nell’ambito delle costruzioni è molto diversa, dal momento in cui le singole mansioni sono altamente interdipendenti. Non è possibile iniziare a lavorare sul soffitto fino a quando non si sono piantate le fondamenta. E non si può piastrellare il pavimento del bagno senza prima aver costruito il soffitto.

Allo stesso tempo, le ore di lavoro in qualsiasi progetto di costruzione sono relativamente scalabili. Un muratore può, in linea di massima, posare lo stesso numero di mattoni nell’arco di una giornata.

Poiché le ore di lavoro sono scalabili, un diagramma di Gantt rende facile stimare la programmazione di un progetto.

Se stai lavorando a progetti più grandi, sicuramente un’ottima cosa che puoi fare è cercare strumenti diversi per la gestione dei progetti. In alternativa, puoi sfruttare facilmente i nostri suggerimenti per creare un diagramma di Gantt in Excel. In un modo o nell'altro, ora sai tutto ciò che c'è da sapere sui diagrammi di Gantt.

I diagrammi di Gantt sono davvero utili per avere una visione d'insieme di tutti i compiti della tua azienda, con le relative date di inizio e fine. Ti aiutano a vedere come sono organizzate le attività e le risorse e come il tuo team sta portando a termine con successo ciascuna di esse. Rappresentano anche un ottimo strumento per facilitare la comunicazione e avere un'idea delle prestazioni complessive del tuo team.

Di seguito troverai una selezione di FAQ sui diagrammi di Gantt.

• Qual è lo scopo di un'analisi del percorso critico?

  La Critical Path Analysis (CPA) è una tecnica fondamentale per i project manager. Aiuta a identificare quali attività devono essere completate per un determinato compito, compresi il tempo necessario per portare a termine ciascuna attività e le relazioni tra esse. In questo modo, una CPA serve a prevedere se un progetto sarà consegnato in tempo.

• Cos'è lo scorrimento libero (free float) nella gestione dei progetti?

  Nell’ambito del project management, il free float o free slack rappresenta la quantità di tempo per cui un'attività può essere ritardata senza causare un ritardo a un'attività successiva all'interno dello stesso progetto.

• Che cos'è la WBS nella gestione del progetto?

  Nella gestione del progetto, WBS è l'acronimo di Work Breakdown Structure. Una WBS è una suddivisione gerarchica di un progetto in componenti più piccoli, che ti aiuta a comprenderne l'intera portata e a organizzare il lavoro di squadra, trasformandolo in sezioni gestibili.

• Cosa sono i grafici PERT?

  PERT è l'acronimo di Program Evaluation Review Technique. Originariamente sviluppato dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti negli anni '50 per aiutare a gestire il progetto Polaris, il metodo PERT serve a determinare il tempo minimo necessario per completare il progetto totale, incorporando anche il fattore di incertezza.

• Che cos'è lo scorrimento totale (total float) relativamente alla gestione del progetto?

  Il total float stabilisce per quanto tempo una data attività di un progetto può essere ritardata senza causare un ritardo alla data di completamento del progetto globale.

• Che cos'è lo scorrimento negativo (negative float) relativamente a un compito?

  Il negative float (o negative slack) indica la quantità di tempo necessario per portare a termine un'attività che eccede la quantità oraria pianificata all’inizio del progetto. In sostanza, questo significa che lo scorrimento negativo rappresenta il tempo che deve essere risparmiato per terminare un progetto in tempo.

• Perché si chiama diagramma di Gantt? / Chi era Gantt?

  I diagrammi di Gantt prendono il nome dal loro inventore, Henry Laurence Gantt (1861-1919), un ingegnere americano e consulente gestionale. I diagrammi da lui inventati sono stati utilizzati per grandi progetti infrastrutturali, tra cui la diga di Hoover e l'Interstate, e continuano ad essere ancora oggi un importante strumento di riferimento per la gestione dei progetti.

• Cosa si intende per pianificazione del progetto?

  La pianificazione del progetto è una metodologia atta a comunicare quali compiti devono essere svolti e quali risorse saranno assegnate per portare a termine tali compiti, e in quale arco di tempo.