Facture
Une facture est de loin le document le plus important pour votre entreprise. D'une part, elle peut servir à prouver que vous avez fourni un service ou un produit, d'autre part, elle vous permet de vous faire payer.
Même si une facture en elle-même n'offre aucune garantie dans ce domaine. Saviez-vous que les retards de paiement concernent une facture sur dix ? Ou que les entreprises perdent 2,6 % de l'ensemble de leur chiffre d'affaires rien qu'à cause des factures impayées ?
Ce qui peut entraîner de graves problèmes financiers. Parce que l'argent que votre entreprise ne perçoit pas à la date prévue est de l'argent que vous ne pouvez évidemment pas dépenser (ou investir) vous-même.
C'est la raison pour laquelle nous avons rédigé ce guide pratique. Pour vous permettre d'établir une facture parfaite et vous montrer en quoi consiste exactement la facturation.
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Objet d'une facture
1. Faites-vous payer pour votre travail
Vous recevez de l'argent pour chaque facture que vous envoyez, ce qui vous permet de maintenir l'activité de votre entreprise.
2. Connaissez votre situation financière dans les moindres détails
Gardez une trace de vos factures entrantes et sortantes dans un système unique pour savoir exactement ce que vous gagnez et dépensez. Cela simplifie aussi considérablement votre déclaration de revenus.
3. Faites preuve de transparence sur les produits et services que vous facturez
Présentez vos services et produits de façon claire, pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient. Cela vous fera aussi gagner du temps et éviter des malentendus.
4. Promouvez votre entreprise
La facture est le moyen idéal pour développer l'image de votre entreprise. Démarquez-vous en y ajoutant votre logo, des informations commerciales pertinentes et un lien vers vos médias sociaux.
Les conditions générales de vente
De nombreuses entreprises choisissent d'inclure leurs conditions générales au verso de leur facture. Ceci n'est pas une obligation légale. En effet, le fait de joindre vos conditions générales à la facture est dans la plupart des cas une cause de litige. Les consommateurs, comme les clients professionnels, peuvent dire qu'ils auraient dû être en mesure de consulter ces conditions générales au préalable et que, par conséquent, celles-ci ne sont pas applicables.
C'est la raison pour laquelle vous devriez toujours indiquer vos conditions sur votre devis (avant que le produit/service ne soit fourni). Pour les transactions B2B, il suffit de faire référence à vos conditions générales sur votre site web. Ceci ne s'applique pas aux transactions B2C : vous devez ajouter vos conditions générales à votre devis.
Remarque : Il est toujours judicieux d'indiquer une nouvelle fois vos conditions générales sur votre facture, mais vérifiez qu'elles correspondent bien aux conditions générales sur votre devis initial. Cela permettra d'éviter les imprécisions et un éventuel débat sur les conditions applicables ou non à cette transaction.
Les différents types de facture
Facture standard
Un format basique pour une facture où figurent toutes les informations de base. Elle peut être utilisée pour différents types de transactions commerciales dans plusieurs secteurs d'activité.
Utilisation : très courante
Facture commerciale
Une facture spécialement conçue pour le commerce international, notamment l'expédition de marchandises d'un pays à un autre. Elle contient les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, les articles vendus, le prix de ces articles et les taxes à payer. Elle contient aussi des informations spécifiques telles que le numéro d'identification du transporteur, le pays d'origine, le code harmonisé pour chaque article et une déclaration d'authenticité de la facture.
Utilisation : moins courante, déclaration en douane d'un produit qui traverse des frontières internationales
Facture de situation
Une facture envoyée de temps à autre pour montrer l'avancement d'un gros projet et établir le montant d'un acompte. Ce dernier devra être versé pour que l'entreprise paye ses employés travaillant sur ce projet.
Utilisation : généralement secteur du bâtiment pour des travaux qui s'étalent sur une longue période et sont aussi très coûteux (construction d'une maison, par exemple)
Feuille de temps
Type de facture particulier que privilégient les professionnels des services. Ceux-ci facturent habituellement au temps passé et mentionnent donc des heures plutôt que des produits.
Utilisation : entreprises de services intellectuels (sociétés de conseil) offrant des services basés sur le temps passé
Facture récurrente
Ce sont des factures avec un montant fixe qui sont habituellement envoyées à la fin de chaque mois.
Utilisation : typiquement secteur de la location (pour des outils, un espace, par exemple)
Facture pro forma, offre, devis ou estimation
Facture qui donne à l'acheteur une idée du prix des produits et services et peut typiquement être utilisée comme engagement pour le vendeur de livrer des biens ou services au prix estimé. Elle peut aussi correspondre à un acompte sur le montant total estimé du projet.
Facturation basée sur la valeur
Facturation basée sur les services fournis au client et la valeur de ces services. Le montant de la facture dépend de la quantité de travail effectué pour le client plutôt que du temps nécessaire à la réalisation d'un projet.
Utilisation : lorsque la valeur d'un service ou produit peut être déterminée à l'avance
Facturation au forfait
Facturation la plus adaptée aux projets dont les exigences sont bien définies et pour lesquels un tarif fixe peut donc être proposé.
Utilisation : petites entreprises ou indépendants
Facturation basée sur le temps
Facturation basée sur un taux horaire et un nombre d'heures consacrées à un projet. La règle d'or de la facturation au temps passé est de ne pas sous-facturer vos services.
Utilisation : travaux de création pour lesquels vous ne savez pas exactement combien de temps est nécessaire à la réalisation d'un projet
Créer une facture avec Word ou Excel
1. Ouvrez Word ou Excel et sélectionnez « Nouveau fichier » (« Fichier » → « Nouveau »).
Vous pouvez démarrer de zéro et choisir votre mise en page ou sélectionner l'un des modèles prédéfinis, tels que « Facture » ou « Facture commerciale ».
2. Saisissez les informations relatives à votre entreprise et les produits ou services que vous fournissez.
3. Saisissez les informations relatives à votre client, le numéro de facture, la date et éventuellement un objet.
Veillez à n'oublier aucun élément légalement obligatoire !
4. Additionnez les sommes et vérifiez les montants.
5. Sauvegardez le fichier, envoyez-le à votre client et enregistrez-le aussi (le cas échéant) dans votre logiciel comptable.
L’avantage d’Excel est que vous pouvez utiliser des formules pour calculer les sommes totales ou la TVA due. Si vous utilisez toujours le même modèle, vous n'avez pas à recalculer ces montants à chaque fois.
Une fois votre facture établie, vous pouvez l’imprimer et l’envoyer par courrier postal ou par email.
Facturation électronique
« L’Italie est le premier État membre de l’UE à introduire la facturation électronique obligatoire pour les transactions inter-entreprises. On dit que d'autres pays, tels que l'Espagne, la Grèce et la France, devraient bientôt suivre. »
N'oubliez pas que, pour le moment, les consommateurs peuvent encore refuser la facturation électronique. Si un client préfère une facture papier, aucun coût additionnel ne doit lui être appliqué. Les entreprises n'ont pas le droit d'augmenter le prix de leurs produits ou services parce que leur client refuse une facture électronique. Vous pourriez cependant proposer une remise spéciale aux clients qui optent pour la facturation électronique.
Si vous décidez d’adopter la facturation électronique, une question importante demeure : pourquoi choisir un outil de facturation en ligne plutôt que des outils éprouvés comme Word et Excel ? C'est simple : étant donné qu'ils n'ont pas été conçus comme des outils de facturation, vous en découvrirez vite les limites :
- Suivi des factures et relances de paiement inexistants
- Important traitement manuel nécessaire pour chaque nouvelle facture
Et qu'en est-il de ces modèles avec votre propre style personnel créés dans Word ou Excel ? Un logiciel de facturation vous permet de les importer en quelques clics.
Clause de non-responsabilité
Les informations diffusées sur cette page sont fournies à titre purement informatif et ne doivent en aucun cas être interprétées comme des conseils juridiques, fiscaux ou financiers. Tenez compte du fait que la législation en matière de facturation est sujette à modification et peut être différente dans votre pays de résidence.