Facture

Une facture est un aperçu des biens ou services que vous avez fournis et de leur prix. Une facture oblige l’acheteur à payer et sert donc de demande de paiement (montant que le client doit à une entreprise pour les biens ou services fournis). Pour être valable juridiquement, une facture doit remplir certaines conditions. Vous saurez tout sur ce sujet dans la section Contenu d'une facture.

En résumé, une facture est la confirmation écrite d'un accord entre un fournisseur et un acheteur, listant les biens ou services et leur prix.

La facturation, quant à elle, est un terme collectif qui désigne le processus de création et d’envoi de factures pour un travail effectué. Pour les entreprises, cela correspond aux factures sortantes (factures envoyées à vos clients) comme aux factures entrantes (factures reçues de vos fournisseurs).

Conformément aux règles de l'UE, une facture est exigée aux fins de la TVA pour :

• la plupart des fournitures/prestations entre entreprises (B2B)
• certaines* transactions entre entreprises et consommateurs (B2C)

*Les entreprises doivent émettre une facture lorsqu'elles fournissent des biens à une personne non-assujettie (généralement une personne physique) dans le cas d'une vente à distance de biens imposables dans un autre pays de l'UE (Source : article 33 de la directive TVA).

Les factures sont importantes pour diverses raisons :

• Pour votre système comptable, car elles vous permettent de faire le suivi de vos transactions commerciales
• Pour votre processus commercial, car elles montrent les sommes d'argent que vous gagnez
• A des fins juridiques, car elles servent de preuve d'un accord avec votre client. Une facture invite également votre débiteur à payer.
• De pièces justificatives importantes en cas de problèmes de paiement, comme notamment les factures impayées ou manquantes. Vous pouvez mettre en place des actions officielles, telles que des relances de paiement par email, ou avoir recours à un tiers pour recouvrer la dette.
• Pour des raisons fiscales, pour établir votre déclaration de TVA et obtenir un droit à déduction de la TVA.

Composantes

De manière générale, une facture est composée de trois parties :

1. En-tête de la facture
2. Lignes de la facture
3. Récapitulatif de la facture

L'en-tête contient des éléments obligatoires tels que votre adresse. (Les autres éléments obligatoires sont énumérés ci-dessous.) Les lignes de la facture contiennent les biens et/ou services que vous avez fournis, ainsi que leur prix. Le récapitulatif de la facture contient :

1. Le montant net (hors TVA)
2. Le taux et le montant de la TVA
3. La montant total
4. Les conditions de paiement
5. Les options de paiement

Les factures peuvent être établies de différentes manières. Cependant, chaque facture doit contenir certains éléments pour être valable juridiquement :

1. Le mot « facture » doit être clairement mentionné en haut du document
2. Une date et un numéro séquentiel : utilisez un numéro différent pour chaque facture
3. L' adresse complète des deux parties
4. Informations de paiement : vos informations bancaires ou de compte PayPal
5. Votre numéro de TVA (ou numéro d'identification de votre entreprise)
6. La date de livraison
7. Une description de la nature et de la quantité des biens et/ou services pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient :
8. Les différentes composantes d'un projet ou produit et le prix unitaire de chacune de ces composantes
9. Votre tarif horaire et le temps consacré à chaque partie d'un projet
10. Le taux de TVA et son montant
11. Le montant dû hors TVA

Utilisez-vous un logiciel de facturation ? Si oui, il contient probablement l'option d'utiliser un modèle existant pour démarrer. Cela vous fera sans aucun doute gagner du temps lorsque vous élaborerez votre première facture.

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel, vous pouvez aussi utiliser Word ou Excel - même si cela vous prendra plus de temps et de travail. Pensez à suivre l'évolution des statuts de paiement, ou à envoyer des relances de paiement. Pour définir votre propre style personnel, n'hésitez pas à vous inspirer de nos modèles de factures.

Pourquoi facturer en ligne ? Chaque année, des millions de factures sont envoyées à travers le monde. Cela représente des tonnes de papier et des milliers d'arbres, sans parler du nombre d'enveloppes. Le seul aspect écologique devrait suffire à vous faire réfléchir. Mais les logiciels de facturation en ligne offrent bien plus d’avantages :

1. Vous avez moins de gestion administrative
2. Vous êtes payé plus rapidement
3. Vous économisez de l'argent (fini le papier, les enveloppes, les timbres)
4. Les factures sont consultables partout, tout le temps
5. Vous pouvez faire le suivi des factures plus facilement (et plus rien ne se perd)
6. Votre client peut payer immédiatement en ligne

Quand la facturation est-elle obligatoire ?

Tous les assujettis exerçant une activité professionnelle dans l'UE sont soumis aux règles de facturation applicables à l'échelle de l'UE (articles 217 à 240 de la directive TVA) et, dans certains domaines, à des règles nationales définies par chaque pays. Nous vous recommandons de vérifier auprès des autorités locales si des règles plus strictes s'appliquent dans votre pays. Ceci dit, les factures sont généralement obligatoires si vous vendez des biens à des personnes assujetties (indépendants, entreprises ou institutions gouvernementales). Certaines transactions B2C (entreprise à consommateur) nécessitent également une facture.

Le moment où vous devez envoyer vos factures dépend principalement du client et du type de travail que vous effectuez. Le plus souvent, les factures sont envoyées une fois les commandes honorées ou les tâches terminées. Si vous travaillez sur un gros projet, vous pouvez choisir d'envoyer des factures intermédiaires au fur et à mesure qu'un travail est effectué. Et si vous vendez des abonnements, vous envoyez des factures récurrentes à intervalles réguliers.

Pour récupérer la TVA payée en amont, il vous faut une facture avec un numéro de TVA valide. Toutefois, l'administration fiscale ne doit pas s'arrêter au libellé des factures mais consulter les autres informations mises à leur disposition lors de l’examen de la demande. Donc, même si toutes les informations légalement obligatoires ne figurent pas sur une facture, l'administration fiscale ne peut refuser la demande pour ces seuls motifs.

Si vous oubliez de faire figurer l'une des informations obligatoires sur une facture, vous risquez une amende administrative en fonction de votre pays de résidence. Cependant, en règle générale, les erreurs de facturation arrivent et la plupart des clients font preuve de compréhension quant à la correction de ces erreurs - tant que cela n'est pas trop compliqué et n'arrive pas trop souvent. Quoi qu'il en soit, prendre le temps de vérifier vos factures avant de les envoyer en vaut vraiment la peine !

Travaillez-vous parfois pour des clients étrangers ? Vous avez sans doute déjà entendu parler de facture pro forma. Les factures pro forma peuvent être obligatoires pour les transactions internationales (selon le pays d'importation). Une facture pro forma ressemble beaucoup à une facture simple, mais il y a plusieurs différences importantes :

1. La facture pro forma concerne les marchandises pour lesquelles aucun paiement n'a été effectué, comme par exemple des échantillons, des pièces détachées, etc. Par conséquent, les factures pro forma ne contiennent pas de demande de paiement.
2. Une facture pro forma doit clairement indiquer le mot pro forma.
3. En règle générale, la facture pro forma est suivie d’une facture réelle.

Étant donné qu'une facture pro forma n’est pas une facture réelle, elle n'a pas la même valeur probante. Les factures pro forma ont une valeur légale uniquement contre l'émetteur et non contre le destinataire.

Exemple : vous envoyez une facture pro forma à votre client à sa demande. Ce client décide finalement de s’adresser à un autre fournisseur. Dans ce cas, vous ne pouvez pas le poursuivre en justice pour facture impayée car la facture pro forma n'a aucune valeur légale contre votre client.

Au sein de l'Union européenne, la directive TVA permet aux pays d'imposer leurs propres délais de stockage des factures. Cela signifie que la durée de conservation obligatoire de vos factures dépend de l’État membre dans lequel vous résidez.

Dans quelle langue faut-il créer les factures ?

La réglementation de l'UE stipule que l'administration fiscale locale ne peut exiger la traduction des factures qu'à des fins de contrôle fiscal (ce qui arrive parfois). Il n'existe pas de règles européennes spécifiques à la langue des factures. Donc, dans la pratique, toute langue nationale est utilisable dans la mesure où elle est compréhensible par votre clientèle cible.

Une solution très répandue consiste à émettre des factures bilingues : rédigées dans la langue locale et en anglais. Si vous choisissez de communiquer avec les consommateurs dans une langue, vous devez l’utiliser de manière cohérente. Par exemple, si votre site web est en français, de même que vos conditions générales, un consommateur peut exiger une facture en français.

Il peut y avoir plusieurs raisons au non-paiement de factures. Votre client est peut-être insatisfait de votre produit ou service, votre facture est peut-être peu claire, voire erronée. Une facture erronée donne évidemment une mauvaise impression et l'idée d'un manque de professionnalisme. Si vous établissez des factures manuellement sans outil de facturation en ligne, le mieux est de tout revérifier avant de les envoyer.

Vous devriez également faire attention aux points suivants :

1. Inutile d'attendre une semaine avant d'établir votre facture. Plus vite votre client reçoit votre facture, plus vite vous en recevez le paiement.
2. Envoyez une relance de paiement dès l'expiration du délai de paiement.
3. Si possible, vérifiez la solvabilité ou la santé financière de votre client, grâce par exemple à des outils d’évaluation de risque-crédit.

La règle générale pour les factures est la suivante : vous devez toujours contester une facture dans un délai raisonnable à compter de sa réception. En pratique, plus vite vous le faites, mieux c'est. Essayez de réagir dans un délai maximal d'une semaine, même si cette période n'est pas « absolue » : selon les circonstances, c'est le tribunal qui décide de la durée de cette période.

Après tout, le délai raisonnable pour contester dépend aussi du motif exact de votre contestation. Plus une facture est complexe et doit donc être étudiée, plus le délai pour contester est long. Dans le cas où, par exemple, votre fournisseur vous a envoyé sa facture en retard, ou encore si vous pouvez prouver que vous étiez en déplacement ou que vous aviez des questions supplémentaires à poser, vous disposerez de plus de temps pour contester.

N'oubliez pas que les conditions générales ou le contrat d'un fournisseur peuvent contenir la période de temps précise pendant laquelle vous pouvez contester. Vous devez respecter ces conditions générales. Si cette période n'est pas excessivement courte, le tribunal estimera probablement que les deux parties sont tenues de la respecter, sauf si votre client avait une bonne raison de ne contester que plus tard.