xRechnung für Agenturen: Pflicht, Fristen und Umsetzung im Überblick

Für Agenturen bringt die xRechnung-Pflicht gleich mehrere Baustellen mit sich. Du rechnest Projekte ab, buchst Freelancer-Rechnungen ein, stellst vielleicht auch öffentliche Auftraggeber in Rechnung. Jeder dieser Wege ist betroffen. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Setup ist die Umstellung kein Mammutprojekt, sondern ein überfälliger Schritt in Richtung effizienterer Prozesse.

Dieser Artikel zeigt dir, was die xRechnung genau ist, welche Fristen für deine Agentur gelten, wie sich xRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie du die Umstellung Schritt für Schritt angehst.

Die xRechnung ist ein XML-basierter Standard für die elektronische Rechnungsstellung, also ein maschinenlesbares Datenformat ohne PDF und ohne visuelles Layout. Entwickelt auf Basis der europäischen Norm EN 16931, die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU hervorging.

Was heißt das für dich? Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen seit 2020 im xRechnung-Format eingereicht werden. Und seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 bzw. 2028 musst du sie auch selbst versenden.

Agenturen trifft es gleich dreifach. Du stellst Rechnungen an Unternehmenskunden, manchmal an öffentliche Auftraggeber, und du empfängst Rechnungen von Freelancern und Dienstleistern. Jeder dieser Wege wird künftig über strukturierte E-Rechnungen laufen.

Die Begriffe klingen ähnlich, meinen aber unterschiedliche Dinge.

E-Rechnung ist der Oberbegriff für jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

xRechnung ist der offizielle deutsche XML-Standard. Rein maschinenlesbar, ohne visuelle Darstellung. Bei Rechnungen an Bundesbehörden ist die xRechnung Pflichtformat.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen die Rechnung als PDF, die Maschine verarbeitet die XML-Daten. Ab dem Profil BASIC ist ZUGFeRD EN 16931-konform und damit gesetzlich zugelassen.

Der Gesetzgeber hat einen Stufenplan eingeführt, und der erste Schritt gilt bereits. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme.

Für den Versand sieht der Zeitplan so aus: Bis Ende 2026 darfst du noch Papierrechnungen oder PDFs verschicken (mit Zustimmung des Empfängers). Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle.

Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich die Ausstellung, nicht den Empfang. Das ist ein Punkt, den viele Agenturen unterschätzen.

Bis Ende 2026 kannst du weiterhin klassische Rechnungen verschicken. Ab 2027 wird es für größere Agenturen ernst. Falls deine Agentur über 800.000 Euro Jahresumsatz liegt, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen an deine Unternehmenskund:innen senden.

Für EDI-Verfahren gibt es eine Sonderregelung: Bestehende EDI-Formate dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden, sofern die Daten EN 16931-konform extrahiert werden können.

Nicht jede Rechnung fällt unter die E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, steuerfreie Leistungen nach Paragraph 4 Nr. 8–29 UStG, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C). Auch grenzüberschreitende Umsätze unterliegen anderen Regelungen.

Für die meisten Agenturen, die inländische Unternehmenskunden abrechnen, greifen diese Ausnahmen allerdings kaum. Deine regulären Projektrechnungen an andere Unternehmen fallen klar unter die E-Rechnungspflicht.

Welches Format du wählst, hängt vom Empfänger ab.

Stellst du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, führt kein Weg an der xRechnung vorbei. Sie ist dort Pflichtformat. Für deine B2B-Rechnungen an Unternehmenskunden ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl. Dein Kunde sieht eine lesbare PDF, und die Maschine verarbeitet die strukturierten Daten im Hintergrund.

Das bestätigt auch die Praxis: In der Realität setzt sich ZUGFeRD als bevorzugtes B2B-Format durch, während die reine xRechnung vor allem im B2G-Bereich verbreitet ist. Der Grund liegt auf der Hand, ZUGFeRD verbindet Lesbarkeit mit Maschinenverarbeitung.

Meine Empfehlung: Setze auf ZUGFeRD für deine B2B-Rechnungen und auf xRechnung für B2G. So bist du in beiden Welten sicher aufgestellt.

Eine xRechnung manuell in XML tippen? Keine Option. Das übernimmt deine Software. Entscheidend ist, dass dein System die richtigen Pflichtfelder befüllt und die fertige Rechnung gegen den KoSIT-Standard validiert.

Für Agenturen heißt das konkret: Deine Projektabrechnungen sollten automatisch in ein EN 16931-konformes Format überführt werden. Kein Zwischenschritt, kein Export in ein anderes Tool. Je nahtloser dieser Prozess läuft, desto weniger Fehler entstehen.

Jede xRechnung muss bestimmte Felder enthalten. Die wichtigsten für deinen Agenturalltag: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Käuferreferenz (Feld BT-10), Verkäufer- und Käuferdaten mit USt-IdNr. sowie die einzelnen Rechnungspositionen mit Nettopreis und Umsatzsteuerkategorie.

Klingt technisch, ist aber in der Praxis unkompliziert. Die meisten dieser Angaben stehen ohnehin auf jeder ordentlichen Rechnung. Deine Software muss sie nur im richtigen Format ausgeben.

Die Leitweg-ID ist ein Adressierungsmerkmal für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie identifiziert den Empfänger eindeutig und muss im Feld BT-10 hinterlegt werden.

Rechnest du Unternehmenskund:innen ab, brauchst du keine Leitweg-ID. Das Feld BT-10 ist dann frei wählbar, deine Kund:innen können dort eine eigene Referenz angeben. Hast du allerdings öffentliche Auftraggeber, musst du die Leitweg-ID direkt beim Auftraggeber erfragen und in deinem System hinterlegen.

Der Übertragungsweg hängt davon ab, ob du an öffentliche Auftraggeber oder an Unternehmenskunden rechnest.

Für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden nutzt du die OZG-RE, die zentrale Rechnungseingangsplattform. Dort kannst du Rechnungen per Weberfassung eingeben, als Datei hochladen, per E-Mail senden oder automatisiert über Peppol übermitteln. Ende 2025 stellte der Bund die alte ZRE-Plattform ein.

Für B2B-Rechnungen ist der häufigste Weg schlicht die E-Mail. Du sendest die xRechnung- oder ZUGFeRD-Datei als Anhang. Automatisierter und zukunftssicherer ist Peppol, ein standardisiertes Netzwerk für den Maschine-zu-Maschine-Austausch. Einige größere Kund:innen nutzen zudem eigene Portale für den Rechnungsempfang.

Beim Empfang von E-Rechnungen reicht technisch ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, die XML-Daten zu interpretieren und in deine Buchhaltung zu überführen. Eine einfache PDF-Ansicht genügt nicht, die strukturierten Daten müssen verarbeitet werden.

Gerade für Agenturen mit vielen Eingangsrechnungen, etwa von Freelancern, Druckereien oder Mediabuchungen, lohnt sich eine Software, die E-Rechnungen automatisch ausliest und verbucht. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler bei der manuellen Datenübernahme.

Wenn deine Agentursoftware Peppol unterstützt, bist du für die nächsten Jahre gut aufgestellt, denn Peppol setzt sich langfristig als Standard durch.

Ja, die E-Rechnung-Pflicht bedeutet Umstellung. Aber sie ist auch ein Anlass, die Rechnungsstellung in deiner Agentur grundlegend zu modernisieren.

Agenturen, die ihre Prozesse standardisieren, arbeiten effizienter. Von der Kapazitätsplanung bis zur Rechnungsstellung lohnt es sich, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren. Die xRechnung ist ein konkreter Anlass, genau damit zu starten.

Denk mal einen Schritt weiter. Wenn deine Projektabrechnungen ohnehin digital laufen, warum dann nicht direkt eine E-Rechnung erzeugen? Kein separater Schritt, kein manueller Export in ein Buchhaltungstool. Stattdessen ein durchgängiger Prozess, von der Zeiterfassung über die Projektabrechnung bis zur fertigen Rechnung.

Statt die Umstellung als lästige Pflicht zu betrachten, nutze sie als Impuls. Automatisierte Rechnungserstellung spart Zeit, reduziert Fehler und gibt deinem Finance-Team Kapazität für wichtigere Aufgaben. Gleichzeitig verbessert sich deine Liquidität, denn strukturierte Rechnungen werden schneller verarbeitet und schneller bezahlt.

Teamleader Orbit adressiert genau diesen Bedarf. Als Agentursoftware mit eigenem Revenue-Management-Bereich integriert Orbit die Rechnungsstellung direkt in deine Projektabrechnung. Du erstellst Angebote, trackst Zeiten, rechnest Projekte ab, und am Ende steht eine konforme E-Rechnung – ohne Medienbruch und ohne Zwischenschritt. Und mit der kürzlich gelaunchten Arbeitszeiterfassung zeigt Orbit, dass deutsche Compliance-Anforderungen aktiv umgesetzt werden, nicht erst nachträglich.

Die Umstellung auf die E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit diesen sechs Schritten bist du auf der sicheren Seite.

1. Agentursoftware prüfen. Kann dein System E-Rechnungen im xRechnung- und ZUGFeRD-Format empfangen und erstellen? Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel.
2. Format wählen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchst du xRechnung. Für deine B2B-Kund:innen ist ZUGFeRD die praxisnahe Wahl.
3. Geschäftspartner informieren. Sprich frühzeitig mit deinen Kund:innen und Lieferant:innen über Format und Übertragungsweg. Je klarer die Abstimmung, desto reibungsloser die Umstellung.
4. Testlauf starten. Erstelle Musterrechnungen und validiere sie. So erkennst du Fehler, bevor sie bei deinen Kund:innen landen.
5. Mitarbeitende schulen. Dein Projektmanagement- und Finance-Team muss wissen, was sich ändert. Die E-Rechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Projektabrechnung.

Archivierung sicherstellen. E-Rechnungen müssen GoBD-konform im Originalformat archiviert werden. Für Rechnungen, die ab 2025 ausgestellt werden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Kein Ausdruck auf Papier, kein USB-Stick, sondern ein revisionssicheres System.