Teamleader vs. QuoJob: Welche Software ist die bessere Wahl für Agenturen?

Viele Agenturen stehen heute an einem Wendepunkt: Was mit einem kleinen Team, überschaubaren Prozessen und ein paar praktischen Tools gut funktioniert hat, wird mit dem Wachstum zur echten Belastung. Mehr Kunden, mehr parallele Projekte, mehr Teammitglieder – aber keine zentrale, skalierbare Struktur, um all das sauber zu steuern.

Oft beginnt das Chaos schleichend: Projektinfos verstreut in E-Mails, Deadlines in Excel, Aufgaben in Trello, die Zeiterfassung… irgendwo dazwischen. Spätestens wenn du beginnst, die Profitabilität deiner Projekte nur noch zu schätzen oder dein Team regelmäßig am Limit arbeitet, wird klar: So geht’s nicht weiter.

Solche Herausforderungen gehören zum Alltag vieler Agenturen, die wachsen, aber (noch) keine passende Systembasis haben. Früher oder später stellt sich die Frage: Brauchen wir eine moderne All-in-One-Lösung, die mit uns wächst? Oder setzen wir auf ein etabliertes ERP-System, das viel kann – aber auch viel Komplexität mitbringt?

Hier setzt der Vergleich zwischen Teamleader Orbit und QuoJob an. Beide Tools adressieren den steigenden Bedarf an professionellem Agenturmanagement – aber auf sehr unterschiedliche Weise. In diesem Artikel bekommst du einen ehrlichen, praxisnahen Vergleich: Welche Lösung passt besser zu deinem Team, deinen Abläufen – und deinen Wachstumsplänen?

QuoJob gehört zu den etablierten Agentursoftware-Lösungen im deutschsprachigen Raum – und hat sich vor allem bei Agenturen mit klassischen Strukturen und langjährig gewachsenen Prozessen bewährt.

Besonders stark ist QuoJob, wenn …

• viele interne Abläufe standardisiert sind,
• ein hohes Maß an individueller Anpassung gewünscht ist,
• tiefe ERP-Funktionalitäten wie Controlling oder Jobnummernverwaltung gefragt sind.

Die Software bietet ein breites Funktionsspektrum und ermöglicht eine sehr detaillierte Konfiguration – von der Rechtevergabe bis hin zu komplexen Workflows. Für größere Agenturen, die mit ERP-Systemen vertraut sind und Wert auf eine tiefgreifende Steuerung legen, kann das ein großer Pluspunkt sein.

Zu beachten ist jedoch:
Mit der Tiefe kommt auch Komplexität. Die Nutzeroberfläche wirkt in manchen Bereichen technischer, die Bedienung ist weniger intuitiv als bei modernen, cloudbasierten Tools – und die Einführung kann entsprechend aufwendiger sein. Viele Prozesse müssen individuell eingerichtet werden, was zwar maximale Flexibilität erlaubt, aber auch Zeit und Ressourcen bindet.

Unser Fazit:
QuoJob ist eine solide Lösung für Agenturen, die ein klassisches, tief konfigurierbares ERP-System suchen – und bereit sind, in ein strukturiertes Setup zu investieren. Wer hingegen nach einer intuitiven Nutzerführung, schnellen Implementierung und modernen Workflows sucht, sollte auch Alternativen wie Teamleader Orbit in Betracht ziehen.

Teamleader Orbit ist nicht einfach ein weiteres ERP-System – es wurde speziell für Agenturen entwickelt, die den nächsten Wachstumsschritt machen wollen. Orbit richtet sich an Teams, die bereits strukturiert arbeiten, aber merken: Mit unseren bisherigen Tools stoßen wir an Grenzen – bei der Planung, im Controlling oder beim Skalieren. Orbit bietet genau für diese Phase eine durchdachte, flexible und praxisnahe Lösung.

Viele klassische ERP-Tools wirken überladen und technisch – was nicht nur die Akzeptanz im Team bremst, sondern echte Produktivität verhindert. Orbit geht bewusst einen anderen Weg: Die Oberfläche ist klar, logisch und auf die realen Workflows von Agenturen ausgerichtet. Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht, Projektleiter:innen können Projekte ohne Einarbeitungsmarathon aufsetzen, und selbst komplexe Ressourcenplanung fühlt sich nicht nach Raketenwissenschaft an.

Agenturen, die zuvor mit QuoJob gearbeitet haben, berichten häufig, dass der Umstieg auf Orbit ein echter Gamechanger war. Keine überfrachteten Masken, keine zehn Klicks für eine einfache Projektanlage – stattdessen: klare Prozesse, übersichtliche Dashboards und ein echtes Gefühl von Kontrolle. Kurz: weniger Softwarekampf, mehr Fokus auf Kundenprojekte.

Mit Orbit arbeitest du nicht mehr mit Insellösungen, sondern hast wirklich alles in einem System: von der Angebotserstellung bis zur finalen Rechnung. Das Besondere: Orbit denkt Agenturprozesse durch – und verbindet sie intelligent. Erstellst du ein Angebot, kannst du direkt auf Ressourcenverfügbarkeiten zugreifen. Beim Projektstart übernimmst du automatisch Aufgaben, Budgets und Zeitrahmen. Und während das Projekt läuft, zeigt dir das System tagesaktuell, ob du im Plan bist – personell wie finanziell.

Gerade in Agenturen mit mehreren Teams oder Fachbereichen ist das ein echter Vorteil. Du erkennst frühzeitig, wenn sich ein Projekt in die falsche Richtung entwickelt, kannst Budgets umverteilen oder Aufgaben neu priorisieren – ohne aufwendig Daten aus fünf verschiedenen Tools zusammensuchen zu müssen.

Mal ehrlich: In vielen Agenturen ist die Zeiterfassung ein Dauerproblem. Sie wird vergessen, verzögert nachgetragen – oder gar nicht gemacht. Die Folge: Intransparenz, fehlerhafte Abrechnungen und wenig belastbare Erkenntnisse für die Projektplanung.

Orbit räumt mit diesem Problem auf. Die Zeiterfassung ist nahtlos in den Projektworkflow integriert, funktioniert mobil und im Browser – und ist so einfach, dass sie zur Gewohnheit wird. Mitarbeitende erfassen Zeiten direkt im Projekt oder auf Basis ihrer Aufgaben – ohne Umwege, ohne Widerstand. Das bringt mehr Abrechenbarkeit, mehr Kontrolle und eine deutlich bessere Planungsgrundlage.

Wächst deine Agentur, wachsen auch die Anforderungen – an Prozesse, Reporting und Tool-Ökosystem. Orbit ist darauf vorbereitet. Über die offene REST API lässt sich die Software flexibel erweitern – zum Beispiel mit BI-Tools, HR-Systemen oder individuellen Reportings. Standard-Integrationen wie Google Calendar, Outlook, DATEV oder Slack sind bereits an Bord – und lassen sich in wenigen Minuten aktivieren.

Das bedeutet: Orbit passt sich an dein Setup an, nicht umgekehrt. Du bleibst flexibel, kannst neue Prozesse abbilden oder bestehende automatisieren – ohne ein IT-Großprojekt daraus zu machen. Und genau das ist für wachsende Agenturen entscheidend: eine Software, die mitzieht, statt bremst.

Ein leistungsstarkes Tool bringt dir nichts, wenn du bei Fragen im Regen stehst. Teamleader ist bekannt für seinen engagierten, deutschsprachigen Support – ob in der Einführungsphase oder im laufenden Betrieb. Du bekommst keine anonyme Ticketnummer, sondern echte Ansprechpartner:innen, die deine Branche und deine Herausforderungen kennen.

Das strukturierte Onboarding begleitet dich Schritt für Schritt: vom Datenimport bis zur Prozessabbildung. Workshops, Hilfeartikel und ein aktiver Support-Chat sorgen dafür, dass du schnell produktiv bist – ohne versteckte Zusatzkosten oder endloses Customizing. Besonders für Agenturen, die aus der QuoJob-Welt kommen, ist das oft eine ganz neue Erfahrung: weniger Komplexität, mehr Pragmatismus.

Wenn du eine gewachsene Agentur mit sehr spezifischen Altprozessen bist und viel Budget für Customizing übrig hast, kann QuoJob gut funktionieren. Die Software ist umfangreich und anpassbar – aber auch komplex, technisch und nicht immer intuitiv.

Wenn dein Ziel Wachstum, Transparenz und moderne Prozesse ist, ist Teamleader Orbit die bessere Wahl. Teamleader Orbit ist die All-in-One Agentursoftware für ambitionierte Teams, die skalieren wollen, ohne sich in Tools zu verlieren. Du bekommst Struktur, Kontrolle und Flexibilität – alles in einem Tool.