Teamleader vs. QuoJob: Welche Software ist die bessere Wahl für Agenturen?

Deine Agentur wächst. Die Projekte werden komplexer, das Team größer, die Anforderungen an Planung und Compliance steigen. Und irgendwann merkst du: Die Tools, die euch bis hierhin gebracht haben, reichen nicht mehr aus. Du brauchst eine Software, die Projektmanagement, Kapazitätsplanung, Controlling und Arbeitszeiterfassung unter einem Dach vereint, ohne Insellösungen, ohne doppelte Datenpflege.

Genau an diesem Punkt stehen viele Agenturen, wenn sie Teamleader Orbit und QuoJob vergleichen. Beide richten sich an Agenturen. Beide versprechen Struktur. Doch in zentralen Bereichen, von der rechtskonformen Arbeitszeiterfassung bis zur kombinierten Makro- und Mikroplanung, unterscheiden sich die Ansätze deutlich.

In diesem Vergleich zeigen wir dir, wo die Unterschiede liegen und welche Lösung zu deiner Agentur passt.

Du kennst das: Montag, 9 Uhr, drei Projekte gleichzeitig in der heißen Phase, ein:e Mitarbeitende:r krank, und der CFO fragt nach den Zahlen vom letzten Quartal. In solchen Momenten zeigt sich, ob deine Software mithält oder ob du zwischen fünf Tabs und zwei Excel-Sheets jonglierst.

Die richtige Agentursoftware ist kein Nice-to-have. Sie entscheidet darüber, ob dein Team effizient arbeitet oder wertvolle Stunden mit Administration verliert. Laut einer Analyse von OMR Reviews gehen in projektbasierten Unternehmen rund 15 % der geleisteten Stunden durch mangelhafte Dokumentation verloren. Bei einer Agentur mit 500.000 Euro Jahresumsatz sind das 75.000 Euro, einfach weg.

Die Frage ist also nicht, ob du eine zentrale Lösung brauchst. Die Frage ist, welche.

QuoJob richtet sich an Agenturen, die eine umfassende Agentursoftware suchen und dabei Wert auf Flexibilität beim Hosting legen. Das Tool bietet neben Cloud-Zugang auch eine Buy-and-Self-Host-Option, ein Ansatz, der Agenturen anspricht, die ihre Daten vollständig in der eigenen Infrastruktur verwalten möchten.

Funktional deckt QuoJob die wesentlichen Bereiche ab: Projektmanagement mit Gantt-Charts und Kanban-Boards, Zeiterfassung, CRM und Ressourcenplanung mit Kapazitätsvisualisierung. Agenturen, für die ein eigener Server und die volle Kontrolle über die Hosting-Umgebung wichtig sind, finden in QuoJob einen soliden Ansatz.

Orbit ist für Agenturen gebaut, die nicht nur verwalten, sondern steuern wollen. Die Plattform verbindet CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Kapazitätsplanung und Controlling in einem System mit einer Datentiefe, die trusted.de als "Goldstandard in Sachen Multiprojektmanagement und Controlling" bezeichnet.

Orbit bietet als einziges getestetes Tool bei trusted.de die Möglichkeit, über individuelle Webformulare Leads direkt in eine visuelle Sales-Pipeline zu überführen. Das bedeutet: Keine Leads, die in E-Mail-Postfächern verloren gehen. Kein manuelles Übertragen von Kontaktdaten. Vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Angebot, alles in einem Fluss.

Jede Stunde, die dein Team auf ein Projekt bucht, fließt direkt in Controlling und Abrechnung. Orbit entkoppelt dabei bewusst die operative Zeiterfassung (was hat wer an welchem Projekt gearbeitet?) von der Arbeitszeiterfassung (wann hat wer gearbeitet?). Zwei unterschiedliche Fragen, zwei saubere Systeme.

Das Ergebnis: Projektmanager:innen sehen ihre Budgets in Echtzeit. Und die Buchhaltung bekommt die Compliance-Daten, die sie braucht, ohne dass Projektzeiten und Arbeitszeiten vermischt werden.

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 steht fest: Arbeitgeber:innen in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Das kommende Arbeitszeiterfassungsgesetz, das voraussichtlich 2027 in Kraft tritt, wird die Details regeln, von der Art der Erfassung bis zu den Aufbewahrungspflichten.

Für Agenturen bedeutet das: Es reicht nicht, Projektzeiten zu tracken. Du brauchst ein System, das Arbeitszeiten rechtssicher dokumentiert, nachweist und im Prüfungsfall vorlegen kann.

Orbit bringt eine vollständig integrierte Arbeitszeiterfassung mit, die von Grund auf für Compliance gebaut ist:

• Check In, Pause, Check Out: Ein einfaches Clock-Widget, mit dem Mitarbeitende ihren Arbeitstag starten, Pausen nehmen und den Tag beenden. Kein Nachbuchen, kein Raten.
• Manipulationssicherer Audit-Trail: Jede Buchung wird revisionssicher protokolliert. Änderungen sind nachvollziehbar, nichts geht verloren.
• Arbeitsnachweis per Klick: Du exportierst den rechtlich konformen Arbeitsnachweis mit einem einzigen Klick. Fertig für die Prüfung, fertig für die Ablage.
• Drei Benutzerrollen: Employee, Manager/HR und Auditor. Jede Rolle sieht genau das, was sie sehen darf. Kein Mehr, kein Weniger.

Der entscheidende Vorteil: Du brauchst kein separates Tool für die Arbeitszeiterfassung. Projektmanagement, operative Zeiterfassung und rechtskonformes Arbeitszeit-Tracking laufen in Orbit in einer zentralen Plattform zusammen, mit einem Login und miteinander verknüpfen Daten.

Wie OMR Reviews feststellt: Agenturen profitieren am meisten, wenn Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung in einer zentralen Plattform zusammenlaufen. Genau das ermöglicht Orbit.

Orbit liefert die technische Grundlage für rechtssichere Arbeitszeiterfassung, damit du dich auf Kundenprojekte konzentrieren kannst, statt auf Compliance-Checklisten.

Lange war Kapazitätsplanung in Agenturen zweigeteilt: Ein Tool für die Wochenübersicht, ein anderes für die tägliche Detailplanung. Manche Teams nutzten Awork oder Monday für die Makroebene und Orbit für die Projektarbeit. Das ist vorbei.

Der komplett neu gebaute Orbit Planer vereint Makro- und Mikroplanung in einem einzigen Tool. Zum ersten Mal befinden sich langfristige Planung und tägliche Umsetzung am selben Ort.

Makroplanung gibt dir die Übersicht über Wochen und Monate: Wo stehen deine Projekte? Wie verteilt sich die Kapazität deines Teams? Wo entstehen Engpässe, bevor sie zum Problem werden? Flexible Timelines und eine projektübergreifende Kapazitätssicht machen das möglich.

Mikroplanung bringt dich in den Tag: Welche Tasks stehen an? Wer arbeitet woran? Wie sieht der Tagesplan im Detail aus? Mit Drag-and-Drop, hybridisierten Reservierungen und einer projektzentrierten Ansicht wird die tägliche Ausführung greifbar.

• Drag-and-Drop: Aufgaben und Reservierungen verschieben, Kapazitäten anpassen, Pläne justieren. Intuitiv und schnell.
• Hybride Reservierungen: Kombiniere feste Buchungen mit flexiblen Zeitblöcken, damit du auf Änderungen reagieren kannst, ohne den gesamten Plan umzuwerfen.
• Projektzentrierte Ansicht: Sieh alle Projekte und ihre Kapazitätsanforderungen auf einen Blick. Nicht pro Person, sondern pro Projekt.
• Google Calendar Visualisierung: Dein Team sieht den Orbit-Plan direkt im gewohnten Kalender. Keine doppelte Pflege, kein Kontextwechsel.
• Live Capacity Insights: Auslastung in Echtzeit. Du erkennst sofort, ob jemand überlastet ist oder noch Kapazität hat.
  

Die Zahlen sprechen für sich: Agenturen, die ihre Kapazitäten im Voraus planen, erreichen eine Auslastung von rund 70 %. Bei Agenturen ohne strukturierte Kapazitätsplanung liegt dieser Wert hingegen bei etwa 60 %. Das hat CTO Ben Vloemans in seiner Analyse der Planungsdaten gezeigt. Zehn Prozentpunkte mehr Billability, das ist bei einer Agentur mit 30 Mitarbeitenden kein kleiner Unterschied.

Auch trusted.de hebt den neuen Planer hervor: "Damit verwaltest du Projekte nahtlos über mehrere Wochen bis Monate hinweg." Die Gesamtbewertung von 1,0 (Sehr gut) unterstreicht, dass Orbit in der Kategorie Kapazitätsplanung zur Spitze gehört.

"Das Kapazitätsplanungstool ist eines der besten. Wenn ich die einzelnen Berichte ansehe, sehe ich sofort Rückstände oder Überlastungen. Ich weiß sofort, ob ich Hilfe dazuholen muss." – Simon Erdmann, Product Owner bei Basilicom

Beide Tools haben ihre Berechtigung. QuoJob bietet einen soliden Funktionsumfang und die Flexibilität eines Self-Hosting-Modells. Teamleader Orbit setzt auf eine andere Philosophie: maximale Datentiefe, integrierte Compliance und ein Planungssystem, das Makro- und Mikroebene in einem Tool vereint.