Teamleader Orbit vs PROAD: welche Agentursoftware passt zu dir?

Du leitest eine Agentur und dein Alltag besteht aus parallelen Projekten, wechselnden Teams und dem ständigen Balanceakt zwischen Kreativität und Profitabilität. Dazu kommt: Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist die lückenlose Arbeitszeiterfassung Pflicht und ab 2027 muss sie elektronisch und manipulationssicher erfolgen. Gleichzeitig entscheidet die Qualität deiner Planung darüber, ob dein Team produktiv arbeitet oder im Blindflug untergeht.

Die richtige Software hilft dir, all das unter einen Hut zu bringen. In diesem Vergleich schauen wir uns PROAD und Teamleader Orbit genauer an, zwei Lösungen, die speziell für Agenturen entwickelt wurden.

Angaben basieren auf öffentlich verfügbaren Produktinformationen und dem trusted.de-Testbericht für Teamleader Orbit (2026).

PROAD ist eine Agentursoftware aus Deutschland, die Projektmanagement, Zeiterfassung, Angebotswesen und Ressourcenplanung in einer Lösung vereint. Die Software richtet sich an Werbe-, Kommunikations- und Digitalagenturen und bildet den gesamten Workflow von der Anfrage bis zur Rechnung ab.

PROAD bietet eine durchgängige Jobverwaltung, die den Agenturalltag strukturiert. Die Software deckt die klassischen Agenturprozesse ab, von der Angebotserstellung über die Projektsteuerung bis hin zur Abrechnung. Für Agenturen, die eine bewährte deutsche Lösung suchen, ist PROAD eine etablierte Option im Markt.

Teamleader Orbit ist das operative System für Agenturen ab 20 Mitarbeitenden. Die Software verbindet Projektmanagement, CRM, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Controlling in einer Plattform und wurde von trusted.de mit der Note 1,0 (Sehr gut) bewertet.

Was Orbit besonders macht: Du bekommst nicht einfach eine Projektmanagement-Software mit angehängten Extras. Du bekommst ein System, das Vertrieb, Projekte und Ressourcen wirklich miteinander verknüpft. Jede gebuchte Stunde, jeder Deal, jede Kapazitätsentscheidung fließt in ein Gesamtbild ein.

Dazu kommen zwei Bereiche, die für deutsche Agenturen 2026 besonders relevant sind: eine vollständig neu entwickelte Planungsfunktion und ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungssystem, das die Anforderungen des BAG-Urteils erfüllt.

Beide Tools unterstützen Agenturen bei der Projektsteuerung. Teamleader Orbit setzt dabei auf ein besonders tiefes Multiprojektmanagement: Du siehst in Echtzeit, wie profitabel jedes einzelne Projekt läuft, kannst Budgets live überwachen und erkennst Abweichungen, bevor sie deine Marge auffressen. trusted.de bezeichnet Orbit als „Goldstandard in Sachen Multiprojektmanagement und Controlling".

PROAD bietet eine solide Jobverwaltung, die den klassischen Agentur-Workflow abbildet, von der Anfrage über die Kalkulation bis zur Abrechnung.

Teamleader Orbit bringt ein vollständiges CRM mit visueller Sales-Pipeline mit. Besonders hervorzuheben: die Leadgenerierung über individuelle Webformulare, die Anfragen direkt in die Pipeline einspeisen. Laut trusted.de ist dieses Feature unter den getesteten Agentursoftware-Lösungen einzigartig.

PROAD bietet ein Kontaktmanagement, das Kundenkommunikation und Angebotsprozesse unterstützt.

Orbit bietet alles, was Agenturen für den täglichen Betrieb brauchen - von Projekt- und Kapazitätsplanung über CRM und Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung und Reporting. Besonders stark ist Orbit in der Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Mit visuellen Dashboards siehst du auf einen Blick, wie dein Team ausgelastet ist, wo Engpässe drohen und welche Kapazitäten noch frei sind. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop umplanen, während die Daten in Echtzeit aktualisiert werden.

Das BAG-Urteil vom September 2022 verpflichtet Arbeitgebende dazu, Beginn, Ende, Dauer und Pausen der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Ab 2027 muss diese Erfassung elektronisch und manipulationssicher erfolgen.

Teamleader Orbit hat dafür ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungssystem entwickelt, vollständig getrennt vom operativen Projekt-Timetracking. Das bedeutet: Projektzeiten und Anwesenheitszeiten sind zwei unabhängige Systeme, die jeweils ihren eigenen Zweck erfüllen.

Die Arbeitszeiterfassung in Orbit funktioniert über ein Clock-Widget direkt in der Software. Mitarbeitende checken ein, pausieren (mit Angabe des Grundes) und checken aus. Jede Änderung wird in einem manipulationssicheren Audit-Trail dokumentiert, nichts lässt sich unbemerkt korrigieren.

Drei klar definierte Rollen sorgen für Struktur: Mitarbeitende erfassen und bearbeiten ihre eigenen Zeiten. Manager und HR sehen die Einträge ihres Teams, erhalten Hinweise bei Auffälligkeiten und können Korrekturen vornehmen. Auditoren haben Zugriff auf das vollständige Änderungsprotokoll.

Der komplette Arbeitsnachweis lässt sich mit einem Klick exportieren, fertig für die Prüfung.

Das Ergebnis: Projektmanagement und gesetzliche Arbeitszeiterfassung laufen in derselben Plattform – als zwei getrennte Funktionen, die jeweils ihren Zweck erfüllen, ohne dass du ein separates Tool brauchst. Auch OMR hebt hervor, wie wichtig eine zentrale Lösung für die Zeiterfassung in Agenturen ist, statt fragmentierter Tools, die Daten in Silos halten.

Kennst du das? Die langfristige Kapazitätsplanung lebt in einer Tabelle, die tägliche Aufgabenplanung in einem anderen Tool und dazwischen klafft eine Lücke, die niemand wirklich schließt. Genau dieses Problem hat Teamleader Orbit mit einem komplett neu entwickelten Planer gelöst.

Der neue Planer vereint Makroplanung und Mikroplanung an einem Ort. Makroplanung gibt dir den strategischen Überblick: Wie ist die Kapazität deines Teams über Wochen und Monate verteilt? Wo entstehen Engpässe? Mikroplanung bringt dich in die tägliche Umsetzung: Wer arbeitet wann an welcher Aufgabe?

Was das konkret bedeutet: Mit hybriden Reservierungen blockst du Stunden für ein Projekt, ohne sie schon auf bestimmte Tage festlegen zu müssen. Per Drag-and-Drop verschiebst du Aufgaben so intuitiv wie einen Termin im Kalender. Die projektzentrierte Ansicht zeigt dir sofort, wer an einem Projekt arbeitet und wo es hakt.

Dazu kommt echte Transparenz: Externe Termine deines Teams aus Google Calendar erscheinen direkt im Planer, sodass du die tatsächliche Verfügbarkeit siehst. Live-Kapazitätseinblicke zeigen in Echtzeit, wer noch Luft hat und wer am Limit ist. Und mit erweiterten Zeitansichten (8h und 24h) planst du auch über Zeitzonen hinweg ohne blinde Flecken.

Warum das so wichtig ist? Teamleaders eigene Daten zeigen: Agenturen, die ihre Kapazität im Voraus planen, erreichen eine Billability von 70 Prozent. Agenturen ohne vorausschauende Planung kommen nur auf 60 Prozent. Auch OMR unterstreicht: Vorausschauende Ressourcenplanung ist einer der wichtigsten Hebel für profitable Agenturarbeit.

Der neue Planer gibt dir den strategischen Überblick und die tägliche Präzision, alles in einem Tool.

Teamleader Orbit erfasst Projektzeiten direkt im Kontext jeder Aufgabe. Das Ergebnis: Echtzeitdaten zu Projektprofitabilität und Teamauslastung, die du nicht erst manuell zusammensuchen musst. Laut OMR bleiben in projektbasierten Dienstleistungsunternehmen rund 15 Prozent der geleisteten Stunden unberechnet eine Lücke, die sich mit konsequenter Erfassung schließen lässt.

PROAD bietet ebenfalls integrierte Zeiterfassung und Auswertungen, die den Agenturalltag unterstützen.

Beide Anbieter kommunizieren ihre Preise nicht öffentlich auf der Website. Sowohl bei PROAD als auch bei Teamleader Orbit erhältst du ein individuelles Angebot basierend auf der Größe deiner Agentur und den gewünschten Funktionen.

Für Teamleader Orbit kannst du direkt ein Beratungsgespräch vereinbaren, um ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten.

Teamleader Orbit verbindet Projektmanagement, CRM, Kapazitätsplanung und Controlling in einem System und bringt dazu eine BAG-konforme Arbeitszeiterfassung und einen komplett neu entwickelten Planer mit, der Makro- und Mikroplanung erstmals an einem Ort vereint.

Wenn du eine Agentur mit 20 oder mehr Mitarbeitenden leitest und ein System suchst, das Compliance, Planung und Profitabilität in einer Plattform zusammenbringt, ist Orbit die Lösung, die dich operativ nach vorne bringt. Nicht umsonst bewertet trusted.de Orbit mit der Bestnote 1,0 (Sehr gut).