Als Projektmanager jonglieren Sie jeden Tag mit Ressourcen, Phasen, Verantwortlichkeiten und Teammitgliedern. Zum Glück gibt es Hilfe. Heutzutage buhlen unzählige Projektmanagement Software Anbieter um Ihre Aufmerksamkeit. Aber nach welchen Funktionen sollten Sie suchen?
Wodurch unterscheidet sich ein gutes Projektmanagementtool von einem großartigen? Neben der Benutzerfreundlichkeit sollte es Ihnen dabei helfen, Informationen zu zentralisieren und gleichzeitig zu jedem Zeitpunkt jedem Mitarbeiter ermöglichen, seine Aufgaben nachzuschlagen. Flexibilität – Anpassungen ermöglichen, ohne den Fokus zu verlieren – ist in diesem Zusammenhang ein weiteres Schlüsselelement. Aber, und das gilt für jedes Tool, es sind vor allem die Funktionen, die Ihnen den besten Überblick über den wirklichen Wert eines Tools geben.
1. Planung
Das Planungstool ist die Quintessenz Ihrer Projektmanagement Software. Es hilft es Ihnen dabei, den Überblick über alle geplanten Aufgaben und Fristen zu behalten. Ein gemeinsamer Teamkalender kann ebenfalls eine große Bereicherung sein, genau wie automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Deadlines.
Anspruchsvollere Projektplaner ermöglichen Ihnen die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an spezifische Teammitglieder, so dass Sie ein noch klareres Bild der Arbeitsauslastung und Zeitplanung erhalten.
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2. Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ist eine weitere grundlegende Funktion der meisten Projektmanagementtools. Ein gutes Aufgabenverwaltungstool ermöglicht es Ihnen, Projekte in größere Zwischenschritte und kleinere Aufgaben zu unterteilen, denen Sie Fristen und Budgets zuweisen können. Fortgeschrittenere Tools integrieren sogar den 'kritischen Pfad': die genaue Reihenfolge, in der Aufgaben fertiggestellt werden müssen, damit das Projekt vorangeht.
3. Zusammenarbeit und Kommunikation
Schnelle Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts – deshalb sollte sie auch Teil Ihres Projektmanagementwerkzeuges sein. Gut konzipierte Projekttools fungieren als zentrale Drehscheiben für grundlegende Daten und detaillierte Informationen. Das beeinflusst die innerbetriebliche Zusammenarbeit positiv.
Einige Tools erleichtern außerdem das Teilen von Projektinformationen mit Kunden. Das kann eine einfache Möglichkeit sein, Ihren Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten, ohne alle paar Tage ein Treffen festzulegen.
4. Berichterstattung
Berichte und Statistiken sind großartige Möglichkeiten, Einblicke in Ihr Unternehmen zu erhalten und aus vorhergehenden Projekten zu lernen. Warum hat ein Projekt das Budget überschritten? Warum haben wir eine Frist verpasst? All das finden Sie dort.
5. Budget- und Ressourcenmanagement 
Einige Tools verfügen über eine spezielle Ressourcenmanagement-Funktion. Diese gibt Ihnen einen Überblick über gebuchte Konferenzräume, geplante und verwendete Ressourcen und welche Kosten dabei anfallen würden. Sie ist auch nützlich, um Doppelbuchungen und Ressourcenmängel zu vermeiden.
6. Zeiterfassung
Zeiterfassungsfunktionen zeigen Ihnen, welche Aufgaben eines früheren Projekts am meisten Zeit beansprucht haben, damit Sie Kosten und Zeit in Zukunft besser einschätzen können. Viele Tools verfügen über grundlegende Zeiterfassungsoptionen, aber die Möglichkeit, verschiedene Stundensätze einzustellen und Ihrer Rechnung automatisch frakturierbare Stunden hinzuzufügen, kann Ihnen viel Arbeitszeit sparen.
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