Projektmanagement in Agenturen: 5 Tipps für effizientere Workflows

Volle To-do-Listen, spontane Kundenanfragen, wechselnde Prioritäten – im Agenturalltag läuft selten alles nach Plan. Gerade bei mehreren parallelen Projekten und wachsenden Teams kann es schnell unübersichtlich werden: Wer macht was? Wo stehen wir im Projekt? Und warum arbeiten wir gefühlt rund um die Uhr – ohne spürbaren Fortschritt?

Gerade in wachsenden Agenturen mit 20 oder mehr Mitarbeitenden wird das schnell zur Wachstumsbremse. Je mehr Kunden, Projekte und Beteiligte, desto größer wird die Gefahr, dass Deadlines rutschen, Aufgaben doppelt gemacht werden oder wichtige Infos in Tool-Silos verloren gehen.

Was oft fehlt, ist nicht Einsatz, sondern Struktur. Effizientes Projektmanagement ist keine Kür, sondern Voraussetzung für reibungslose Abläufe, planbare Budgets und zufriedene Teams.

In diesem Artikel zeigen wir euch, welche typischen Stolpersteine Agenturen im Projektmanagement ausbremsen – und mit welchen konkreten Tipps und Tools ihr eure Prozesse schlanker, transparenter und erfolgreicher gestaltet.

Kreativität, Tempo und Multitasking gehören zum Agenturgeschäft – keine Frage. Doch wenn Projektmanagement nicht mitwächst, wird genau das zum Problem. Hier sind die häufigsten Stolpersteine, die wir in Gesprächen mit Agentur-Geschäftsführungen, immer wieder hören – unabhängig davon, ob es um eine Branding-Agentur, eine Digitalagentur oder eine B2B-Marketing-Unit geht:

Wenn niemand so genau weiß, wer woran arbeitet oder wie weit ein Projekt ist, kostet das täglich wertvolle Zeit. Rückfragen, Abstimmungen, unnötige Meetings – alles Symptome fehlender Transparenz. Vor allem bei mehreren parallel laufenden Projekten wird’s schnell unübersichtlich. Die Folge: Zeit geht verloren, Entscheidungen werden verzögert, Teams arbeiten aneinander vorbei.

In vielen Agenturen wird „nebenbei“ gesteuert – Aufgaben werden ad hoc verteilt, Deadlines laufen stillschweigend aus oder sind in fünf verschiedenen Tools dokumentiert. Das führt zu Frust im Team, Überlastung einzelner Personen und letztlich zu schlechterer Arbeit. Ziele verschwimmen, Verantwortlichkeiten sind nicht klar – und das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Qualität.

Tool-Hopping ist eines der größten Zeitfresser im Agenturalltag. Zeiterfassung hier, Aufgaben dort, Budget irgendwo anders – am Ende weiß niemand so richtig, wo der Projektstatus steht. Informationen sind verstreut, Abstimmungen dauern länger, Doppelarbeit ist vorprogrammiert. Statt Klarheit herrscht permanentes Nachjustieren.

„Wer hat noch Kapazitäten frei?“ – eine Frage, die in vielen Agenturen eher nach Gefühl als mit Daten beantwortet wird. Das führt zu unausgelasteten Teams oder Überarbeitung – beides teuer und ineffizient. Projekte verzögern sich, Mitarbeitende sind frustriert, Kundenerwartungen werden nicht erfüllt.

Hier kommen fünf praxisnahe Empfehlungen, die sich in Agenturen schnell umsetzen lassen – unabhängig davon, wie groß euer Team ist oder welche Tools ihr aktuell nutzt. Jeder Tipp ist eine Stellschraube für mehr Übersicht, Effizienz und Zusammenarbeit.

Eine durchdachte Struktur sorgt dafür, dass Projekte planbar und nachvollziehbar bleiben. Beginnt mit einer klaren Zieldefinition: Was soll das Projekt erreichen – inhaltlich, zeitlich, wirtschaftlich? Gliedert den Ablauf in übersichtliche Phasen und nutzt visuelle Projektpläne oder Kanban-Boards, um Aufgaben zuzuordnen und den Fortschritt zu dokumentieren. Mit einer guten Struktur erkennt ihr frühzeitig, wo es klemmt – und könnt gegensteuern, bevor es kritisch wird.

Unklare Zuständigkeiten führen zu unnötigen Abstimmungen, Frust und ineffizienten Prozessen. Definiert von Beginn an, wer was verantwortet – und sorgt dafür, dass alle im Team das auch wissen. Rollen können flexibel sein, sollten aber klar kommuniziert werden: Wer ist Projektleitung? Wer gibt Kund:innen-Feedbacks weiter? Wer hält Deadlines im Blick? Klare Verantwortlichkeiten schaffen Vertrauen – und vermeiden teure Missverständnisse.

Eine häufige Fehlerquelle ist eine zu ambitionierte Planung. Wenn alle parallel an fünf Projekten arbeiten und jede Deadline „dringend“ ist, kommt niemand mehr hinterher. Schafft Transparenz über Auslastung, plant Pufferzeiten ein und priorisiert gemeinsam. Moderne Projektmanagement-Software für Agenturen bietet euch nicht nur Übersicht über Aufgaben, sondern auch über die tatsächliche Verfügbarkeit im Team – ein echter Gamechanger für realistische Planung.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Reflektiert im Team regelmäßig, was gut lief – und was beim nächsten Mal besser laufen kann. Das stärkt nicht nur die Zusammenarbeit, sondern verbessert langfristig eure Abläufe. Diese Reviews müssen nicht aufwändig sein: 30 Minuten reichen, wenn sie regelmäßig stattfinden. Haltet die Learnings fest – und integriert sie aktiv in neue Projekte. So entwickelt ihr euch als Agentur kontinuierlich weiter.

Viele Agenturen kämpfen mit einer Vielzahl einzelner Tools – jedes für eine Aufgabe, aber keines ist wirklich miteinander verbunden. Die Folge: Daten gehen verloren, Prozesse sind umständlich und die Mitarbeitenden verlieren die Motivation. Ein zentrales Tool, das alles vereint, kann hier den Unterschied machen und echte Effizienz in den Arbeitsalltag bringen. Projekte, Zeit, Kunden und Rechnungen – alles an einem Ort. So lassen sich nicht nur Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch die Kommunikation im Team und die Transparenz in den Projekten verbessern.

Ein gutes Projektmanagement-Tool kann dabei helfen, eure Arbeitsweise zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Es sorgt für eine nahtlose Integration von Prozessen und ermöglicht euch, Projekte von Anfang bis Ende effektiv zu steuern. Wenn ihr die Übersicht behaltet, könnt ihr schneller reagieren und vermeidet kostspielige Fehler.

Gutes Projektmanagement braucht ein gutes Fundament. Teamleader bietet Agenturen zwei leistungsstarke Lösungen, die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind – ohne Schnickschnack, aber mit allem, was ihr wirklich braucht.

Focus ist ideal für kleine bis mittlere Agenturen, die Projekte effizient planen, Zeiten sauber erfassen und Kundenprozesse zentral steuern wollen – ohne lange Einarbeitung. Die Oberfläche ist intuitiv, die Funktionen sind auf das Wesentliche reduziert: Aufgaben, Zeit, CRM, Rechnungen. Alles ist miteinander verbunden, ohne komplizierte Integrationen.

Besonders stark ist Focus in der täglichen Umsetzung: Zeiterfassung geht direkt aus der Aufgabe, Angebote und Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Dashboards geben Überblick über laufende Projekte, offene Aufgaben und den Projektfortschritt – ohne manuelle Excel-Reports. Für viele Teams ist Focus der erste Schritt aus dem Tool-Chaos hin zu mehr Struktur und Übersicht.

Orbit richtet sich an Agenturen, die mehrere Teams koordinieren, mit großen Kunden arbeiten oder Reporting und Forecasts aktiv nutzen. Hier geht es um Steuerung, Skalierung und klare Kontrolle. Orbit bietet Funktionen für detaillierte Ressourcenplanung, rollenbasierte Zugriffe, Projektbudgets, Controlling und personalisierbare Dashboards.

Besonders hervorzuheben: Orbit macht Kapazitäten planbar – inklusive Forecasts auf Wochen- oder Monatsebene. So sehen Teamleitungen frühzeitig, wo es eng wird. Die Integration von Sales-Prozessen, Angebotsmanagement und Fakturierung spart zusätzlich Zeit und reduziert Abstimmungen. Wer als Agentur wachsen will und strategisch steuern muss, findet in Orbit das passende Werkzeug.

Projektmanagement entscheidet über den Erfolg eurer Kundenprojekte – und damit über euren Agenturerfolg. Ob ihr effizient arbeitet, Budgets einhaltet, Fristen trefft und als Team gut funktioniert – all das hängt an der Art, wie ihr eure Projekte steuert.

Wer typische Zeitfresser erkennt, interne Abläufe strukturiert und auf eine moderne Projektmanagement-Software setzt, schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Dabei geht es nicht darum, mehr zu tun – sondern die richtigen Dinge zur richtigen Zeit mit dem richtigen Tool zu erledigen.

Mit Teamleader Focus und Teamleader Orbit habt ihr zwei starke Optionen zur Hand:

• Focus für kleine, flexible Teams, die direkt starten wollen.
• Orbit für Agenturen mit mehreren Units, hoher Projektlast und steigendem Steuerungsbedarf.

Egal, wo ihr steht: Ein klarer Workflow, verlässliche Planung und smarte Tools sind kein Luxus – sondern euer Schlüssel für mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und zufriedene Kund:innen.