Wie können Sie mit Kapazitätsplanung Ihre Profitabilität steigern?

Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen, also zwischen den Personen und Dingen, die Sie benötigen, um ein Projekt (termin- und budgetgerecht) fertigzustellen, und der verfügbaren Arbeitskapazität. Dieses Gleichgewicht hat auch Auswirkungen auf Ihr Team und die Profitabilität Ihres Unternehmens. Was genau ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung? Und wie lässt sich die Kapazität planen?

Bei der Kapazitätsplanung im Rahmen eines Projekts wird untersucht, ob ein Unternehmen über ausreichend Mitarbeiter und Ressourcen verfügt, um ein Projekt durchzuführen. Im Gegensatz zur Ressourcenplanung liegt der Schwerpunkt hier auf dem Personaleinsatz. Dazu müssen die folgenden Fragen beantwortet werden: Stehen genügend Mitarbeiter zur Verfügung? Wie viel Zeit haben sie für das Projekt? Besitzen sie die erforderlichen Kompetenzen? Wenn Sie diese Fragen schon im Vorfeld beantworten, können Sie nötigenfalls rechtzeitig Anpassungen vornehmen, etwa indem Sie Arbeitspläne ändern, Urlaube verschieben oder Ihr Personal aufstocken.

Sobald Sie diese Phase der Kapazitätsplanung abgeschlossen haben, können Sie mit der Ressourcenplanung beginnen: Legen Sie für jede Aufgabe die zu erbringenden Leistungen fest und weisen Sie sie den Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Kompetenzen und der verfügbaren Zeit zu.

Mit einer guten Kapazitätsplanung können Sie einschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird, wie hoch Ihr Budget sein muss und welche Mitarbeiter und Ressourcen Sie benötigen. Dadurch vermeiden Sie Engpässe, Zeit-, Ressourcen- und Geldverschwendung sowie Verzögerungen für Ihre Kunden.

„Früher haben wir ein Projekt übernommen, unsere ganze Energie hineingesteckt und am vorletzten Tag den Kunden gefragt, ob er den Termin ein wenig verschieben könnte. Heute handhaben wir größere Kunden, größere Budgets und längere Projekte. Mit Teamleader Orbit kann ich jetzt auf einen Blick erkennen, was jeder macht, wer Zeit hat und wer voll ausgelastet ist.“ - Glenn Fellows, geschäftsführender Gesellschafter von Lunar

Darüber hinaus erhöht eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast auf die Belegschaft und die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen deren Zufriedenheit und Produktivität. Dies verringert auch die Gefahr, dass sie wegen Krankheit oder Burnout eines Tages aus dem Arbeitsprozess ausscheiden müssen. Zusätzlich werden ihre Kapazitäten optimal genutzt.

„Ein enormes Problem, mit dem Digitag vor der Implementierung von Teamleader Orbit zu kämpfen hatte, war die Vielzahl an Tools“, erklärt Quentin. „Wir hatten ein Tool für das Projektmanagement, eines für die Zeiterfassung, eines für die Fakturierung und eines für CRM und Vertrieb. So konnte es nicht weitergehen. Als ich bemerkte, dass wir für den Abschluss eines Projekts so viele Tools benötigen, sagte ich mir, dass wir unbedingt eine andere Lösung finden müssen.“ - Quentin, Digitag

Die Kapazitätsplanung kann grob in vier Schritte unterteilt werden.

Gespräche mit unseren Kunden zeigen, dass sie bei der Kapazitätsplanung häufig mit den folgenden Problemen konfrontiert sind:

• Projekte, die nicht innerhalb des Budgets oder des Zeitplans abgeschlossen werden
• Mitarbeiter, zu wenig in Projektaufgaben integriert werden, was die Profitabilität schmälert
• Überlastete Mitarbeiter
• Erfahrenere (teurere) Mitarbeiter, die einspringen müssen, um ein Projekt zu retten, wodurch dem Unternehmen Einnahmen entgehen

Ohne Hilfsmittel ist die Kapazitätsplanung eine sehr komplizierte Angelegenheit. Aus diesem Grund verwenden Unternehmen, die an größeren, langfristigen Projekten arbeiten, häufig Kapazitätsmanagement-Software, wie z. B. Teamleader Orbit. Damit können Sie die Planung, die Teilaufgaben und die Meilensteine festlegen, wodurch Engpässe einfacher erkannt und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.

Mit Teamleader Orbit haben Sie u.a. folgende Möglichkeiten:

1. Ermitteln der Nettokapazität Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum;
   

2. Bestimmen der für ein Projekt verfügbaren Kapazität. Haben Sie genügend Mitarbeiter? Verfügen diese über die nötigen Fähigkeiten? Können sie Ihren Plan ausführen oder müssen Sie Anpassungen vornehmen? Gibt es Probleme mit bestimmten Aufgaben oder Schritten?
3. Nahtlose Änderung des Zeitplans. Sie können Projekten verschiedene Mitarbeiter zuweisen und eingreifen, wenn die Arbeitslast für manche zu groß wird. So gewährleisten Sie, dass die Aufgaben planmäßig fertiggestellt werden.
4. Feststellen, wo es Engpässe gibt, und eventuell neue Mitarbeiter einstellen. Wie hoch ist die Auslastung Ihres Entwicklerteams in den nächsten drei Monaten? Müssen Ihre Mitarbeiter Überstunden machen? Wäre es besser, Freiberufler zu beauftragen?

Möchten Sie wissen, ob Ihr Unternehmen seine Profitabilität durch eine bessere Kapazitätsplanung steigern kann? Arrangieren Sie ein Treffen und fordern Sie eine kostenlose Demo an.