Wie Kapazitätsplanung Ihre Rentabilität steigert
Bei der Kapazitätsplanung, oder auch Kapa Planung genannt, geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu finden. Dazu müssen Sie herausfinden, welche Personen Sie benötigen, um Projekte erfolgreich abzuschließen - pünktlich und innerhalb des Budgets. Das erfordert ein Verständnis für die verfügbare (Arbeits-)kapazität. Gleichzeitig geht es auch darum, ein Gleichgewicht für Ihr Team und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu finden. Das stellt oft eine echte Herausforderung dar.
Zusätzlich gibt es das Konzept der Ressourcenplanung. Was genau ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung? Und wie stellen Sie sicher, dass alle Aspekte der Kapazitätsplanung harmonisch ineinander greifen? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Kapazitätsplanung?
Bei der Kapazitätsplanung im Projektmanagement wird überprüft, ob Sie die notwendigen Mitarbeiter und Ressourcen haben, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Der Unterschied zur Ressourcenplanung besteht darin, dass sich die Kapazitätsplanung auf den Personaleinsatz konzentriert. Stehen genügend Mitarbeiter zur Verfügung, wie viel Zeit haben sie für das Projekt und besitzen sie die richtigen Fähigkeiten? Indem Sie dies im Voraus planen, können Sie vorausschauend handeln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen: Dienstpläne umstellen, Urlaubsregelungen anpassen oder zusätzliches Personal einsetzen.
Nach Abschluss der Kapazitätsplanung können Sie zur Ressourcenplanung übergehen: Definition von zu erbringenden Leistungen, und Zuweisung von Aufgaben an Personen, basierend auf ihren Fähigkeiten und verfügbaren Zeiten.
Eine effektive Kapazitätsplanung ist für den Erhalt und das Wachstum Ihres Unternehmens unverzichtbar. Ein solider Kapazitätsplan bietet:
Ein guter Kapazitätsplan stellt sicher, dass Sie die Projektdauer genau einschätzen, Ihr Budget vorhersagen und genau wissen, wie viele Personen und Ressourcen Sie benötigen. Dies hilft Ihnen, Engpässe und die Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Geld zu vermeiden. Wenn Sie ein Kapazitätsplanungstool verwenden, können Sie sofort sehen, wer verfügbar ist, um Lücken in Ihrem Zeitplan zu füllen. Gleichzeitig vermeiden Sie das, worüber Kunden selten erfreut sind: Verzögerungen oder Engpässe.
"Mit Teamleader sehe ich auf einen Blick, woran jeder arbeitet, wer noch Zeit hat und wer voll ausgelastet ist."
Eine ausgewogene Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter und der Einsatz von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten für die richtige Aufgabe hält Ihre Mitarbeiterzufrieden und produktiv. Es reduziert die Wahrscheinlichkeit von Krankheit oder Burnout. Es verhindert auch, dass Mitarbeiter im Leerlauf sind, was die Rentabilität Ihres Unternehmens verbessert.
"In unserer Branche hängt die Rentabilität eines Unternehmens von der Kapazitätsplanung ab. Leerlaufzeiten bedeuten einen Verlust an Rentabilität. Mitarbeiter überbuchen bedeutet, sie auszubrennen und zu verlieren. Planung bleibt eine Herausforderung, weil man immer unerwarteten Dingen gegenübersteht. Dank Teamleader haben wir diese Planung jetzt besser unter Kontrolle."
Ein guter Kapazitätsplan stellt sicher, dass Ihr Team und Ihre Ressourcen genau auf die Anforderungen des Projekts abgestimmt sind. Das bedeutet, dass jeder die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit übernimmt. Das Ergebnis? Erhöhte Effizienz. Projekte werden schneller abgeschlossen, Kosten werden eingespart und Kunden sind zufrieden.
"Teamleader verbindet alle Mitarbeiter miteinander. Wir haben einen guten Überblick über die Arbeitsauslastung und wissen, wer an welcher Aufgabe/Kunde arbeitet. Teamleader ist einfach einer von uns."
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Den Planungsprozess können Sie grob in vier Schritte unterteilen:
Welche Projekte stehen an? Und wie viele Vollzeitäquivalente/Stunden benötigen Sie, um sie erfolgreich abzuschließen?
Untersuchen Sie Ihre aktuelle Kapazität: auf Unternehmensebene, pro Team und pro Mitarbeiter. Reicht es für alle geplanten Projekte aus? Oder müssen Sie in den kommenden Monaten Mitarbeiter einstellen oder Freelancer engagieren?
Was ist Ihr Ziel, welche Teilaufgaben und Meilensteine gibt es für jedes Projekt? Welche Aufgaben haben Priorität, was müssen Sie zuerst angehen, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen?
Wie verteilen Sie Aufgaben auf Ihre Teams und Mitarbeiter? Wer ist für jede Teilaufgabe verantwortlich? Legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest und weisen Sie sie Ihren Mitarbeitern zu.
Für kreative und digitale Agenturen fühlt sich eine effektive Kapazitätsplanung oft wie ein Drahtseilakt an. Wenn sich solche Unternehmen an uns wenden, zeigt sich oft, dass sie Herausforderungen bei der Planung ihrer Kapazität haben, wie zum Beispiel:
- Projekte überschreiten das Budget oder werden nicht rechtzeitig abgeschlossen.
- Mitarbeiter haben Leerlauf, was zu einer geringeren Rentabilität führt.
- Teammitglieder sind zu stark terminiert, was zu Burnout führt.
Teure Seniors müssen dann einspringen, um ein Projekt zu retten - was dazu führt, dass das Unternehmen Einnahmen verliert.
Ohne die Hilfe von Tools ist die Kapazitätsplanung eine sehr komplexe Angelegenheit. Unternehmen, die sich mit größeren Langzeitprojekten befassen, verwenden oft Software wie Teamleader für Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement. Unsere Software macht Ihre Planung, Teilaufgaben und Meilensteine klar und erleichtert es, Engpässe zu identifizieren und dagegen vorzugehen.
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- Ihren Dienstplan problemlos anpassen, jemanden für ein anderes Projekt hinzuziehen oder eingreifen, wenn die Arbeitsauslastung für einen bestimmten Mitarbeiter über verschiedene Projekte hinweg zu schwer wird.
- Sofort sehen, wo Engpässe bestehen, und Rekrutierungsentscheidungen treffen. Wie viel Arbeit hat Ihr Entwicklungsteam für die nächsten drei Monate? Benötigt Ihr Vertriebspersonal zusätzliche Anstrengungen, oder ist es am besten, Freiberufler einzustellen, um alles abzudecken?
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