Kapazitätsplanung: Der Schlüssel zu mehr Profitabilität

Kapazitätsplanung bedeutet, die erforderlichen Personen und Materialien für ein Projekt mit der verfügbaren Arbeitskapazität klug abzustimmen. Dadurch können Projekte effizient innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens fertiggestellt werden. Eine optimale Kapazitätsplanung hat auch positive Effekte auf die Zufriedenheit und Produktivität im Team und die Profitabilität Ihres Unternehmens.

Aber worin genau unterscheidet sich die Kapazitätsplanung von Ressourcenplanung? Und vor allem, wie kann die Kapazität optimal geplant werden? Diese Fragen beantworten wir im folgenden Blogartikel.

• Was ist Kapazitätsplanung?
• Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?
• 4 Schritte für eine erfolgreiche Kapazitätsplanung
• Womit haben Unternehmer am häufigsten zu kämpfen?

Bei der Kapazitätsplanung im Rahmen eines Projekts wird untersucht, ob ein Unternehmen über ausreichend Mitarbeiter und Ressourcen verfügt, um ein Projekt durchzuführen. Im Gegensatz zur Ressourcenplanung liegt der Schwerpunkt hier auf dem Personaleinsatz. Hierbei sind folgende Aspekte zu klären: Stehen genügend Mitarbeiter zur Verfügung? Wie viel Zeit haben sie für das Projekt? Besitzen sie die erforderlichen Kompetenzen? Wenn Sie diese Fragen schon im Vorfeld klären, können Sie nötigenfalls rechtzeitig Anpassungen vornehmen, indem Sie beispielsweise Arbeitspläne ändern, Urlaube verschieben oder Ihr Personal aufstocken.

Sobald diese Phase der Kapazitätsplanung abgeschlossen ist, können Sie mit der Ressourcenplanung beginnen. Hier legen Sie fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen und weisen diese den Mitarbeitern zu, basierend auf ihren Fähigkeiten und der verfügbaren Zeit.

Mit einer guten Kapazitätsplanung können Sie einschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird, wie hoch Ihr Budget sein muss und welche Mitarbeiter und Ressourcen Sie benötigen. Dadurch vermeiden Sie Engpässe, Zeit-, Ressourcen- und Geldverschwendung sowie Verzögerungen für Ihre Kunden.

Eine ausgeglichene Verteilung der Arbeitslast und die Zuweisung von Aufgaben je nach erforderlichen Kompetenzen stellt sicher, dass Mitarbeiter weder unter- noch überfordert sind. Das Ergebnis sind zufriedene und produktive Mitarbeiter und ein reduziertes Risiko für Krankheitsausfälle oder Burnout.

Mit der Kapazitätsplanung Software Teamleader Orbit können Sie Ihre Kapazitäten optimal planen und den Überblick über Ihre Projekte behalten. Die Software ermöglicht es Ihnen, Arbeitslasten zu verteilen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Kapazitätsplanung und führen Sie Ihre Projekte zielsicher zum Erfolg mit Teamleader Orbit.

Die Kapazitätsplanung kann grob in vier Schritte unterteilt werden.

Schritt 1: Prüfen Sie den Stand Ihrer Projekte

Was stehen als nächstes für Projekte an? Und wie viele Mitarbeiter in Vollzeit werden dafür benötigt?

Schritt 2: Ermitteln Sie die verfügbaren Kapazitäten

Prüfen Sie die aktuelle Kapazität des gesamten Unternehmens, jedes Teams und jedes Mitarbeiters. Reicht sie für alle geplanten Projekte aus? Müssen Sie in den kommenden Monaten Mitarbeiter einstellen oder Freiberufler hinzuziehen?

Schritt 3: Legen Sie Teilaufgaben fest sowie deren Reihenfolge und Priorität

Was ist Ihr Ziel? Was sind Ihre Meilensteine und Teilaufgaben für jedes Projekt? Welche Schritte haben Priorität? Was müssen Sie zuerst erledigen, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen können?

Schritt 4: Weisen Sie den Teams und Mitarbeitern Aufgaben zu

Wie verteilen Sie die Aufgaben auf Ihre Teams? Wer ist für die einzelnen Teilaufgaben zuständig? Bestimmen Sie für jede Aufgabe eine Frist und weisen Sie sie Ihren Mitarbeitern zu.

Gespräche mit unseren Kunden zeigen, dass sie bei der Kapazitätsplanung häufig mit den folgenden Problemen konfrontiert sind:

• Projekte, die nicht innerhalb des Budgets oder des Zeitplans abgeschlossen werden

• Mitarbeiter, die zu wenig in Projektaufgaben integriert werden, was die Profitabilität schmälert

• Überlastete Mitarbeiter

• Erfahrenere (teurere) Mitarbeiter, die einspringen müssen, um ein Projekt zu retten, wodurch dem Unternehmen Einnahmen entgehen

Die Kapazitätsplanung kann ohne Hilfsmittel ziemlich komplex sein. Deshalb setzen Unternehmen, die an umfangreichen langfristigen Projekten arbeiten, oft auf spezialisierte Kapazitätsmanagement-Software, wie zum Beispiel Teamleader Orbit. Mit dieser Software können Sie Ihre Planung, Teilaufgaben und Meilensteine festlegen. Dadurch lassen sich Engpässe leichter identifizieren und rechtzeitig angegangen werden.

Mit Teamleader Orbit haben Sie u.a. folgende Möglichkeiten:

• Ermitteln der Nettokapazität Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum;

• Bestimmen der verfügbaren Kapazität für ein Projekt. Haben Sie genügend Mitarbeiter? Verfügen diese über die nötigen Fähigkeiten? Können sie Ihren Plan ausführen oder müssen Sie Anpassungen vornehmen? Gibt es Probleme mit bestimmten Aufgaben oder Schritten?

• Nahtlose Änderung des Zeitplans. Sie können Projekten verschiedene Mitarbeiter zuweisen und eingreifen, wenn die Arbeitslast für manche zu groß wird. So gewährleisten Sie, dass die Aufgaben planmäßig fertiggestellt werden.

• Feststellen, wo es Engpässe gibt, und eventuell neue Mitarbeiter einstellen. Wie hoch ist die Auslastung Ihres Entwicklerteams in den nächsten drei Monaten? Müssen Ihre Mitarbeiter Überstunden machen? Wäre es besser, Freiberufler zu beauftragen?

Mit Teamleader Orbit können Sie Ihre Kapazitäten optimal planen und den Überblick über Ihre Projekte behalten. Die Software ermöglicht es Ihnen, Arbeitslasten zu verteilen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Kapazitätsplanung und führen Sie Ihre Projekte erfolgreich mit Teamleader Focus.

Möchten Sie erfahren, ob Ihr Unternehmen durch eine bessere Kapazitätsplanung die Profitabilität steigern kann?