Come creare facilmente una fattura digitale
Ti guideremo attraverso tutto ciò che c’è da sapere.
- Cos’è una fattura digitale?
- Perché scegliere una fattura digitale?
- Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?
- Punti importanti per la fattura digitale
- I 4 passi verso la fattura digitale
La scatola delle scarpe piena di fatture cartacee è un immagine del passato. Il digitale e l’elettronico sono il futuro. Ma qual è la differenza tra le due?
Una fattura digitale è semplicemente una fattura che viene inviata in formato digitale. Un file PDF, Word o Excel via e-mail, ad esempio. Oppure – in modo un po’ meno efficiente – una scansione di una fattura cartacea. Oggi esistono numerosi strumenti che consentono di creare e inviare una fattura in pochi clic. Una volta che il cliente riceve la tua email, può scaricare la fattura e consultarla immediatamente.
La fattura elettronica – nota anche come e-fattura – fa un passo avanti. Con uno strumento di fatturazione si crea prima di tutto una fattura in UBL. Questo sta per Universal Business Language, uno standard internazionale per le fatture elettroniche. Il software invia poi la fattura al tuo cliente e la stessa viene automaticamente letta e registrata.
Cosa si adatta meglio alla tua attività: la fatturazione online (digitale), la fatturazione elettronica o entrambe? Questo blog lo chiarisce.
La fatturazione digitale ha 5 assi nella manica per il tuo business:
- Risparmi un sacco di tempoUtilizzando lo strumento di fatturazione potrai redigere le fatture in pochissimo tempo. Ti basta compilare il modulo personalizzato e il software farà il calcolo per te. Potrai anche impostare un’email standard per inviare la fattura in pochi secondi, oppure creare promemoria automatici di pagamento per garantire un flusso di cassa in salute.
- Meno possibilità di errori
- Panoramica dei numeri = decisioni ponderate
- Il digitale è più sicuro
- Tu e i tuoi clienti potrete lavorare in modo più flessibile
No, niente battute stupide come “basta un sorriso” o cliché come “il buon senso”. Oltre al PC o al portatile, ti servono tre cose:
- Un software affidabile. Trova uno strumento di qualità su misura per la tua azienda. Prendi in considerazione anche le possibilità di integrazione e le espansioni. Ad esempio, puoi collegare il software con il tuo pacchetto di contabilità? Puoi anche aggiungere la registrazione del tempo e un CRM? E inoltre – cosa non di poco conto nell’era digitale: esiste un’app ad alte prestazioni per questo strumento?
- Un solido sistema di stoccaggio. Non tutti gli strumenti di fatturazione dispongono di un database affidabile. Si tratta, però, di un requisito fondamentale: le fatture digitali, proprio come le copie cartacee, devono essere conservate per diversi anni.
- Sicurezza informatica. Sicuramente chiudi bene a chiave la porta tutte le notti… Almeno speriamo tu lo faccia. Faresti anche meglio a mettere in sicurezza il PC e lo smartphone con i necessari programmi antivirus o altre soluzioni. Dopotutto, uno strumento di fatturazione contiene informazioni preziose sulla tua azienda.
Decidere quale strumento di fatturazione adottare è come scegliere un pacco di pasta in un supermercato ben fornito: l’offerta è travolgente. Come fare a distinguere il software giusto (il proverbiale spaghetto dal diametro perfetto) da app non adatte alla tua attività (le penne lisce)? Questi consigli ti aiuteranno a prendere la decisione giusta.
Ok, la fatturazione digitale non e’ tecnologia aerospaziale. Tuttavia, ci sono diverse cose a cui fare attenzione:
- Digitalizza le tue fatture...
- ...e chiedi ai tuoi fornitori di fare lo stesso.
- Inizia in un momento chiave
Non aver mai messo piede in una palestra e correre per un’ora sul tapis-roulant; presentarsi a un apericena a stomaco vuoto per poi scoprire che ci sono solo patatine e noccioline... Di errori da principianti ne facciamo tutti. Eccoti un elenco delle insidie della fatturazione digitale; se le conosci, le eviti...
La fatturazione digitale offre una serie di vantaggi decisivi, su questo non ci piove (speriamo tu sia d’accordo con noi). Ma come si fa esattamente a farla, a redigere e inviare una fattura digitale? Eccoti una guida chiara passo-passo.
Una buona fattura inizia con un preventivo chiaro. È preferibile riassumere tutte le diverse fasi del progetto, con i relativi budget. Il preventivo non deve essere solamente chiaro per il vostro cliente, ma deve anche rappresentare una buona base per la fattura. Perché, in un mondo ideale, la tua fattura è un copia-incolla del preventivo.
Uno strumento valido trasforma un preventivo in una fattura in un click. Se non c’è un preventivo, è facile, basta redigere la fattura secondo il tuo modulo di sempre. Basta con le formule Excel, i conteggi e le percentuali: ci pensa il software a fare i conti.
Con il software di fatturazione invii le fatture direttamente ai tuoi clienti. Bye bye leccata di francobollo, au revoir creazione manuale di email, ciao ciao archiviatori pieni zeppi... Grazie all’integrazione con il tuo pacchetto di contabilità, anche le fatture in uscita appaiono automaticamente nel tuo sistema.
Cos'è la fatturazione, quali elementi compongono una fattura e come li configurate? Questa pagina fornisce le risposte a tutte le vostre domande.
Sono tante le aziende che si trovano regolarmente a che fare con debitori insolventi. Grazie a uno strumento di fatturazione digitale, avrai una panoramica continua delle fatture scadute e potrai seguirle rapidamente. Con Teamleader, potrai anche impostare promemoria automatici di pagamento, in modo che i tuoi clienti ricevano un messaggio amichevole che dice loro di saldare le fatture in arretrato.
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- 20/05/2020
- Ultima modifica il 19/03/2024