Hoe organiseer je presales?
In een ideale wereld stapt een droombedrijf zelf op je agency af en vertrouwt het je de mooiste opdrachten toe, liefst mét een blanco cheque. In werkelijkheid moet je meestal een forse duit – en flink wat tijd – investeren in presales. Hoe pak je dat aan? En wil je achteraf die investering terugverdienen? We vroegen het aan ons Agency Life-panel.
In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen inspirerende stemmen uit de Nederlandse agencywereld samen en vragen hen honderduit naar onderwerpen als billability, pricing, projectmanagement en meer.
Starten doen we met het topic business development: wie zijn je ideale klanten en hoe win je hun vertrouwen? Onze panelleden van dienst zijn Erwin Hendriks (Springbok), Bas van Bokhorst (Greenberry) en David van As (RIFF).
Eerst even over de definitie en organisatie van presales. Full service agency RIFF maakt niet zo’n scherp onderscheid tussen pitches en andere presales, vertelt Managing Director David van As: “Elk voorstel voor een prospect of klant is een soort pitch: een moment of truth waar je wordt uitgedaagd op creatief of technisch vlak.”
“Het gaat er altijd om om de vraag helder te krijgen en dan de juiste mensen aan te spreken”, gaat David verder. “Bij RIFF baseren we ons daarvoor op expertise. Daarom geloof ik ook niet in een vast pitchteam. Als er een vraag komt uit de automotive sector, bijvoorbeeld, waar mijn achtergrond ligt, zou het gek zijn als ik niet betrokken ben.”
Elk voorstel is een soort pitch: een moment of truth waarin je moet laten zien wat je waard bent.
En wat als de planning van de ‘geknipte man of vrouw’ vol zit? RIFF probeert met de planning te schuiven, legt David uit: “Vaak nemen we contact op met de klant waar de specialist op dat moment voor werkt en vragen we om het geplande werk een stukje op te schuiven. Als je een goede band hebt, is dat in 99% van de gevallen geen probleem.”
Een gelegenheidscoalitie van experts: zo werkt het ook bij Greenberry. “Is er onvoldoende interne capaciteit, dan roepen we de hulp in van een freelancer”, vertelt Bas van Bokhorst, Head of Accounts. “Wij werken met een vaste poule van vertrouwde freelancers. Soms hebben zij over een bepaald onderwerp nog meer expertise dan wij in huis hebben. Bovendien kunnen zij er dedicated op werken, terwijl onze mensen 80 andere dingen aan hun hoofd hebben. Het nadeel? Het financiële risico: ook als je niet wint, moet de factuur van de freelancer betaald worden.”
Daar komt de aap uit de mouw: presales kost geld. Die kosten houden bureaus behoorlijk goed bij, zo blijkt.
Bas van Greenberry: “Presales is een project op zich, waar soms veel volk op werkt. Dus die uren noteren we in Teamleader, als ‘onfactureerbaar’. Maar we koppelen ze niet aan klanten, projecten of accountmanagers. Wij geloven dat goed werk zichzelf op de lange termijn terugverdient.”
RIFF is strikter, zegt David: “Sinds we met Teamleader werken, pakken we het echt professioneel aan. Vult iemand een formulier in op de website, dan wordt het contact automatisch geregistreerd en openen we een project op naam van die klant.”
Wij geloven dat goed werk zichzelf op de lange termijn terugverdient.” - Bas van Bokhorst, Head of Accounts Greenberry
“Je kan geen 1.000 euro in presales stoppen voor een opdracht met een budget van 5.000 euro. Dus kennen wij aan elk presales-project een duidelijk budget toe, vertelt Erwin Hendriks, Managing Partner van Springbok.
“In ons systeem zien we duidelijk waar verlies op zit. Investeren we teveel in presales voor een bepaalde klant, dan spreken we de accountmanager daarop aan. Tuurlijk, we weten allemaal dat presales, net als sales, een overheadkost is die niet 100% factureerbaar is. Maar we willen die op termijn wel indirect kunnen terugwinnen. Of we recupereren het creatieve werk.”
Je kan geen 1000 euro in presales stoppen voor een opdracht met een budget van 5000 euro.
Benieuwd naar meer inzichten van David, Bas en Erwin? Wij ook – dus we zetten het gesprek voort. In onze volgende episode praten we over de benadering van je klant: maak je graag een verpletterende eerste indruk met een megaproject of kom je liever via de achterdeur binnen?